Introdução de Dossiers Internos e Validação de Stock

1. Aceder a Gestão | Dossiers Internos | Dossiers Internos;

2. Clicar em Introduzir;

3. Clicar em Outras opções e, de seguida, em Copiar de outro dossier;

4. Definir o tipo de Dossier que pretende copiar. Poderá definir um dossier por defeito no campo Dossier interno a utilizar por defeito nas opções de cópia no Monitor de Configurações;

5. Ativar a opção Só dossiers de caso pretenda apenas consultar dossiers (de origem) desse utilizador ou se pretende ver qualquer dossier independentemente de quem o criou;

6. Ativar a opção Ver apenas os dossiers abertos (opcional);

7. Ativar a opção Ver apenas as linhas em que a quantidade é maior que zero (opcional);

8. Definir o Nº de unidades a copiar do dossier original. Esta opção é particularmente útil para multiplicar as unidades a copiar. Por exemplo, se preencher este campo com o valor 2 e depois copiar uma linha com 3 unidades (quantidade) de um artigo, a aplicação multiplica o valor 2 por 3 e no campo das quantidades do dossier de destino coloca o valor 6;

9. Clicar no botão Opções avançadas se pretender personalizar o processo de cópia do dossier de origem, selecionando as seguintes opções:

   • Incluir o nome e número do documento de origem: permite obter a informação da origem dos dados. Assim, numa linha do dossier de destino, será inserida a respetiva identificação quanto ao dossier de origem.

   • Apenas as linhas com quantidade maior que zero: caso pretenda evitar o transporte de determinadas linhas com quantidades iguais a zero;

   • Excluir referência dos artigos copiados: permite evitar que o campo Refª seja preenchido no documento destino. Assim, numa situação em que pretende efetuar uma cópia entre dossiers internos ou de um dossier interno para um documento de faturação que movimente stocks, ao passar a linha para o novo documento, a ausência da referência evita que duplique uma saída de stocks;

   • Verificar se existe stock em armazém antes de passar a linha: permite controlar o stock dos artigos, ou seja, adverte sobre a falta de stock;

   • Fechar o dossier após ser copiado: fecha automaticamente todos os dossier copiados.

   • Fechar apenas os dossiers totalmente satisfeitos: apenas disponível caso seja selecionada a opção Fechar o dossier após ser copiado. Quando ativa, seleciona automaticamente a opção Atualizar a segunda quantidade do dossier de origem;

   • Confirmar quais dossiers fechar ao gravar: apenas disponível caso seja selecionada a opção Fechar o dossier após ser copiado. Quando ativa, permite escolher quais os dossiers de origem que pretende fechar. Ou seja, após a gravação do documento é apresentado um ecrã com todos os dossiers de origem que foram copiados, sendo possível selecionar os que se pretende ou não fechar. Nota: se apenas tiver ativa as opções Fechar o dossier após ser copiado e Confirmar quais dossiers fechar ao gravar, são apresentados todos os dossiers copiados e por defeito todos selecionados. Se estiverem ativas as três opções de fecho de dossiers, são apresentados todos os dossiers copiados, mas por defeito apenas aparecem selecionados os dossiers que ficaram totalmente satisfeitos;

   • Atualizar preços e descontos: permite atualizar os preços de venda e descontos no dossier de destino, considerando os preços de venda da ficha dos artigos ou dos dossiers de preços e os descontos associados aos clientes/artigos. Relativamente aos descontos, primeiramente a aplicação verifica e assume os descontos existentes no dossier de preços do cliente. Caso não existam, a aplicação verifica se existe desconto de cliente/artigo, só depois verifica se existe desconto habitual na ficha do cliente. Aqui a aplicação valida se o 1.º desconto da linha do dossier está vazio (se estiver incorpora o desconto da ficha do cliente para o 1.º desconto da linha do documento e se não tiver mantém o 1 desconto da linha do dossier). Se na ficha do cliente não existir nenhum desconto habitual, então apresenta o desconto do dossier de origem. Com esta opção ativa, se o dossier for em moeda estrangeira e estiver definido um preço de venda em moeda estrangeira na ficha do artigo para aquela moeda (apenas disponível com o PHC On ativo), será esse o preço que vai ser atualizado sem qualquer câmbio. Caso não esteja definido um preço na moeda em questão, a aplicação aplica o cálculo do câmbio como até então. Nota: caso o dossier que esteja a introduzir seja configurado para utilizar a tabela Fornecedores, Entidades ou Contactos, esta opção não será apresentada na cópia entre dossiers.

   • Atualizar preços e mantém os descontos do documento de origem: permite atualizar os preços de venda no dossier de destino, considerando os preços de venda da ficha dos artigos ou dos dossiers de preços, mas mantém os descontos definidos no documento de origem.Nota: caso o dossier que esteja a introduzir seja configurado para utilizar a tabela Fornecedores, esta opção não será apresentada na cópia entre dossiers;

   • Atualizar o preço de custo com o valor atual: uma vez selecionada, é copiado (entre dossiers ou de um dossier interno para um documento de faturação) o preço de custo da ficha do artigo em vez de copiar o valor que se encontra no dossier de origem;

   • Atualizar a segunda quantidade do dossier de origem: disponível na cópia entre dossiers internos. Permite passar a quantidade que está no novo dossier para o campo da 2.º quantidade do dossier de origem. Para que esta opção funcione, é necessário que o dossier de origem (de onde se vai copiar) esteja configurado para possuir a Quantidade 2;

   • Para a quantidade utilizar o saldo de quantidades do dossier de origem: disponível na cópia entre dossiers internos. Permite copiar a diferença de quantidades do dossier de origem (quantidade 1 e quantidade 2) para o dossier de destino. Desta forma, é possível ter um dossier com uma quantidade fixa e uma quantidade prevista e copiar a diferença entre ambas para o novo dossier. Para que esta opção funcione, é necessário que o dossier de origem (de onde se vai copiar) esteja configurado para possuir a Quantidade 2.

   • Utilizar a quantidade para a quantidade 2: permite transportar a quantidade registada no campo Quantidade do dossier original (de onde se vai copiar) para o campo da Quantidade 2 do novo dossier. Esta opção só se encontra disponível na cópia entre dossiers internos. Nota: se ao copiar não estiverem ativas as últimas duas opções de cópia, a quantidade 2 do dossier de origem passa diretamente para o dossier de destino. O mesmo acontece quando se copiam linhas a partir de um dossier para outro (através do botão para o efeito).

   • Utilizar o campo de descritivo para as linhas com o prefixo: não preenche o campo de texto e será adicionada uma nova linha no dossier de destino com o conteúdo do campo Descritivo (do dossier de origem). Se ao selecionar esta opção preencher também o campo de texto, será adicionada uma linha no dossier de destino com o conteúdo desse campo mais o que conteúdo do campo Descritivo (do dossier de origem). Nota: O campo de texto não fica guardado entre cópias. O campo Descritivo é um campo de dossier. Apenas fica visível qual é dada uma descrição ao campo Descritivo principal do dossier.

   • Excluir artigos bloqueados: permite que não sejam incluídos no documento as linhas dos artigos que estejam bloqueados à saída/entrada. Esta opção só é aplicável quando o dossier está configurado para movimentar stock.

   • Copiar os dados do cabeçalho para o documento de destino: se ativar esta opção, os dados do cliente do dossier de destino são sobrepostos aos dados do dossier de origem. No entanto, é estritamente necessário que selecione pelo menos um cabeçalho. Nota: se copiar uma ou mais linhas, os dados do cabeçalho do cliente não vão ser atualizados, mesmo encontrando-se selecionada a opção de cópia dos dados do cabeçalho. Esta opção de cópia permite que os campos do dossier Observações e Descritivoprincipal do dossier sejam copiados para o dossier de destino. No circuito de cópia origem > destino são sempre copiados estes campos.

   • Utilizar os componentes do documento original: quando ativa, passa os componentes do documento de origem. Caso contrário, vai buscar os componentes definidos na estrutura do artigo. Nota: se a opção estiver ativa e o documento de destino não utiliza compostos, passa os componentes do documento de origem e desmarca a opção da coluna C. Esta opção de cópia apenas está disponível para dossiers de origem configurados para utilizar produtos compostos. Este comportamento é diferente na plataforma PHC CS Desktop.

   • Utilizar os equipamentos do documento original: permite que os equipamentos do documento de origem sejam copiados para o dossier de destino. Esta opção apenas está disponível para dossiers de origem configurados para permitir agregar equipamentos ao dossier.

   • Utilizar o câmbio do documento origem (como câmbio fixo);

10. Clicar em Ver Dossiers.

Na cópia de um documento, nas opções avançadas, existe a opção Usa o câmbio do documento origem (como câmbio fixo), que por predefinição está ativa. Quando ativa, é copiado o câmbio fixo do documento escolhido. Se escolher várias linhas na mesma moeda, o PHC CS vai copiar o câmbio fixo do documento mais recente. Se nenhuma das linhas selecionadas for de câmbio fixo, o PHC CS não copia nenhum valor.

Se o documento origem não tiver câmbio fixo mas estiver em moeda estrangeira, a aplicação calcula o câmbio que foi utilizado na data do documento original e traz esse câmbio, marcando-o como câmbio fixo no documento destino. Existem duas situações onde a opção não ficará ativa:

1. Quando o documento de origem tem o valor 0.

2. Quando, após a cópia dos documentos de origem, os clientes sejam alterados no documento de destino e não possuam a mesma moeda dos documentos copiados.

Adicionalmente, estão disponíveis duas colunas na grelha Valor em moeda e Taxa de câmbio (fixa) que apresenta o valor do câmbio. Se alterou a data do documento origem, o PHC CS não a altera e vai recalcular os valores de câmbio (caso não seja em moeda principal ou com câmbio fixo) com esta data.

Após clicar em Ver dossiers, é apresentada uma lista com os dossiers encontrados. Poderá selecionar a opção Marcar:

1. No cabeçalho da grelha e todos os documentos ficam selecionados e serão copiados para o dossier de destino

2. No cabeçalho de um ou mais dossier (todas as linhas do dossier ficam automaticamente selecionadas) e estes serão copiados para o dossier de destino;

3. Numa ou mais linhas e essas linhas serão copiadas para o dossier de destino

Depois de selecionar o que se pretende copiar, deverá clicar em Copiar os registos selecionados e o dossier de destino será preenchido de acordo com as opções de cópia e os dados selecionados. Caso clique em Voltar, é encaminhado para o ecrã de dossiers sem copiar qualquer informação.