Amplitude da integração
Este tipo de integração só está disponível para os seguintes documentos e nas seguintes situações:
Documentos de Faturação
Introdução diretamente no ecrã de Faturação;
Emissão automática de faturação;
Importação de dados da loja para a sede;
Interligações com software PHC;
Importações de terminais portáteis;
Receção de documentos via XML;
Ligações Externas;
Importação de documentos (Conetor em Advanced).
Recibos de conta corrente de Clientes
Introdução diretamente no ecrã de Recibos;
Encontro de contas;
Importação de dados da loja para a sede;
Interligações com software PHC;
Importações de terminais portáteis;
Receção de documentos via XML;
Ligações Externas;
Importação de documentos (Conetor em Advanced);
Recibos de Adiantamento de Clientes.
Documentos de Compra
Introdução diretamente no ecrã de Compras;
Receção de documentos via XML;
Ligações Externas;
Importação de documentos (Conetor em Advanced);
Interligações com software Cegid PHC;
Emissão Automática de Compras a partir de gastos de Frota.
Pagamento a Fornecedores
Introdução diretamente no ecrã de Pagamentos;
Assistente de Pagamentos a Fornecedores;
Receção de documentos via XML;
Ligações Externas;
Importação de documentos (Conetor em Advanced);
Encontro de contas;
Interligações com software PHC;
Adiantamentos a Fornecedores.
Outros documentos
Talões de Depósitos: introdução diretamente no ecrã de Talões de Depósitos;
Documentos de Tesouraria: introdução diretamente no ecrã de Documentos de Tesouraria;
Transferências Conta-Caixa: introdução diretamente no ecrã de Transferências Conta-caixa;
Transferências Conta-Conta: introdução diretamente no ecrã de Transferências Conta-conta;
Títulos de Dívida a Receber: introdução diretamente no ecrã;
Títulos de Dívida a Pagar: introdução diretamente no ecrã;
Regularização de Títulos de Dívida a Receber: introdução diretamente no ecrã;
Regularização de Títulos de Dívida a Pagar: introdução diretamente no ecrã.
Configurações
Para a correta utilização da integração online deverão ser efetuadas as devidas configurações.
Configuração das opções e contas nos ecrãs de Integração
A integração tem em linha de conta as opções que se encontram ativas no ecrã de Integração:
Integrar a Faturação a Clientes: além de ativar as opções pretendidas, deverão ser preenchidas as contas para regularização de adiantamentos;
Integrar os Recibos para Clientes: além de ativar as opções pretendidas, deverão ser configuradas as contas;
Integrar as Compras a Fornecedores: além de ativar as opções pretendidas, deverão ser configuradas as contas;
Integrar os Pagamentos a Fornecedores: além de ativar as opções pretendidas, deverão ser configuradas as contas.
Configuração dos documentos
Documentos de Faturação: no ecrã Configuração de Documentos de Faturação deverá ativar a opção Documento a ser integrado na contabilidade assim que é gravado, preencher o nome do Diário e o nome do documento predefinido a ser utilizado;
Recibos de conta corrente de Clientes: no ecrã Configuração de Recibos de C/c para clientes deverá ativar a opção Documento a ser integrado na contabilidade assim que é gravado, preencher o nome do Diário e o nome do documento predefinido a ser utilizado;
Documentos de Compra: no ecrã Códigos de Movimentos de Conta Corrente deverá ativar a opção Documentos de compras devem ser integrados na contabilidade assim que são gravados, preencher o nome do Diário e o nome do documento predefinido a ser utilizado;
Pagamento a Fornecedores: no ecrã de Códigos de Movimentos de Conta corrente deverá ativar a opção Os pagamentos a fornecedores devem ser integrados na contabilidade assim que são gravados, preencher o nome do Diário e o nome do documento predefinido a ser utilizado;
Talões de depósitos: a configuração da integração online deverá ser efetuada nos Parâmetros de Tesouraria;
Documentos de Tesouraria: a configuração deverá ser efetuada no ecrã Constituição da Tabela de Documentos Predefinidos;
Transferências conta-conta e Transferências conta-caixa: a configuração deverá ser efetuada nos Parâmetros de Tesouraria.
Comportamento após configuração
Depois de efetuadas as devidas configurações, o sistema já poderá integrar online corretamente. Ao gravar um documento, será criado automaticamente um documento contabilístico referente ao documento em questão.
Ao gravar o documento:
O campo Contabilizado ficará ativo. Com clique direito sobre o campo é possível visualizar os dados da integração.
O botão Origem permitirá aceder ao documento contabilístico do documento em questão. Só se encontra disponível se possuir o módulo de PHC Contabilidade.
O botão Contabilizado automaticamente estará ativo para os documentos que tenham sido integrados automaticamente. Caso o documento tenha sido integrado na respetiva opção do módulo de PHC Contabilidade (ex.: Integrar a Faturação a Clientes), esta opção encontra-se inativa, estando a restante informação preenchida.
Se um documento (faturação, compra) que foi integrado automaticamente for alterado ou apagado, o respetivo documento contabilístico é alterado ou apagado.
Quando se altera um documento de faturação ou compra, ou se reprocessa um recibo ou pagamento configurado para integração automática que já estava contabilizado, o sistema tentará utilizar o mesmo número de lançamento no diário que inicialmente foi utilizado. Se esse número de lançamento para esse diário já existir para outro documento, será criado um número.
Tendo um documento de faturação configurado para ao gravar perguntar se quer emitir recibo, ao emitir o recibo, processando o mesmo e estando o recibo configurado para integrar automaticamente, o recibo é logo integrado na contabilidade.
Falhas de integração
Aquando a gravação do documento, se não for possível efetuar a integração online, é informado que não foi possível efetuar a integração e as causas. O documento de faturação ou compra ficam gravados, mas a opção Contabilizado ficará inativa.
Depois de corrigidos os eventuais erros que não permitiram a integração aquando a gravação, poderá integrar o documento utilizando a opção Contabilizar este documento no menu de opções do ecrã (Faturação, Compras, Recibos e Pagamentos), ou utilizar o respetivo ecrã de integração no módulo de PHC Contabilidade.
Recibos e pagamentos
Relativamente aos Recibos de C/c de Clientes e Pagamentos a Fornecedores, a integração online só é efetuada quando se processa o documento.
Ao desprocessar o recibo ou o pagamento, o respetivo documento contabilístico é eliminado.
Sempre que se tente introduzir, alterar, apagar, anular, processar ou desprocessar um documento cuja data seja anterior à data fechada da contabilidade, é emitido um aviso indicativo. Sem acesso de supervisão à tabela de documentos contabilísticos, é impedida a introdução, alteração, eliminação, anulação, processamento ou desprocessamento do documento