A Contabilidade de Gabinete tem como principal vantagem ajudar a interação entre o Gabinete de Contabilidade e o cliente. Esta funcionalidade está diretamente ligada às empresas que efetuam a contabilidade de várias outras empresas.
O gabinete de contabilidade deverá possuir a aplicação PHC de contabilidade. Nessa aplicação PHC de Contabilidade, tratará a contabilidade de um cliente que tem, por exemplo, uma aplicação PHC Gestão. Todos os meses, o cliente envia um backup da base de dados do PHC Gestão para o gabinete de contabilidade. O Gabinete de contabilidade integra os documentos provenientes dessa base de dados para a base de dados que possui, referente à contabilidade desse cliente.
Cliente
O cliente deverá possuir um dos seguintes módulos: Gestão, ou, se possuir a gama Corporate, Clientes ou Terceiros.
Nos parâmetros gerais deverá ativar o parâmetro Contabilidade de Gabinete: Ativar ligação (tem que reiniciar a aplicação!). Desta forma fica disponível na aplicação a funcionalidade Importar Tabelas de Gabinete.
Esta opção permitirá importar os Planos de Contas, Diários, Centros Analíticos, Códigos CSNC e Documentos Predefinidos das tabelas de fornecedores, clientes, stocks e tesouraria.
Caso tenha selecionado apenas uma tabela a importar, é sugerido o local do ficheiro importado, com formato ZIP, que poderá conter uma ou várias tabelas, dependendo das tabelas selecionadas;
Caso tenha selecionado duas ou mais tabelas, na importação é sugerido o local do ficheiro ZIP único, com a informação das várias tabelas.
Os registos já existentes na base de dados de clientes de qualquer uma das opções a importar são automaticamente apagados após a importação.
Gabinete de Contabilidade
O Gabinete de Contabilidade deverá possuir pelo menos o Módulo de Contabilidade.
Ao entrar na aplicação fica disponível a funcionalidade Exportar tabelas de gabinete.
No ecrã de exportação encontram-se disponíveis vistos para marcar/desmarcar as cinco tabelas de gabinete a exportar, permitindo ainda definir se é uma exportação incondicional ou para determinado ano.
Quando está marcada apenas uma tabela, a exportação cria um ficheiro ZIP com a informação necessária;
Quando estão marcadas duas ou mais tabelas, a exportação cria um ficheiro ZIP único com toda a informação necessária.
O Gabinete de Contabilidade deverá criar os Centros Analíticos com descrições no máximo até 20 caracteres, de forma ao Cliente poder importar os mesmos no Gestão.
O Gabinete de Contabilidade, quando recebe o backup da base de dados do cliente, efetuará a integração dos documentos através da opção de Definição da Ligação à Origem dos Documentos Contabilísticos a dados externos. O campo Contabilizado da base de dados do cliente não é atualizado, pois trata-se de um backup; quando voltar a receber um novo backup deverá escolher a data imediatamente posterior à data da anterior integração.
O controlo dos documentos que já foram integrados ou que não foram integrados é da responsabilidade do Gabinete de Contabilidade, devendo ter em atenção para não integrar documentos repetidos.
Configuração
Para este cenário funcionar corretamente, o gabinete de contabilidade configura na sua base de dados o seguinte:
CSNC de Vendas;
CSNC de Compras;
CSNC de Movimentos de Stocks;
Documentos Predefinidos;
Plano de Contas.
Depois deverá enviar estas tabelas para o cliente de modo a que este possa:
Classificar os artigos com os CSNC disponibilizados;
Classificar clientes, fornecedores e artigos com as contas contabilísticas do plano de contas enviado;
Lançar documentos de tesouraria usando os Documentos Predefinidos enviados.
A opção Documentos de Tesouraria apenas aparece para quem possua o Módulo Gestão.
Caso não existam Documentos Predefinidos, na abertura do ecrã de documentos de tesouraria, a aplicação sugere a importação dos Documentos Predefinidos usando o ecrã de importação de tabelas de gabinete. Esta rotina obedece a regras de validação de falta de registos de Documentos Predefinidos.