No menu de opções do ecrã de Movimentos em Documentos Contabilísticos estão disponíveis as seguintes opções:
Movimentos em documentos contabilísticos
Este ecrã surge a partir da tabela Documentos Contabilísticos sempre que se pretenda a introdução através do ícone Folha ou a alteração através da opção Alterar Documento.
Ao eliminar um documento contabilístico, no documento de origem desse movimento contabilístico o campo Contabilizado fica inativo exceto:
Recibos de vencimento;
Movimentos de Reintegrações de Imobilizado;
Movimentos de Reavaliações de Imobilizado;
Movimentos de Letras a Receber;
Movimentos de Letras a Pagar;
Ajustamentos de Consolidação;
Conta corrente de vendedores;
Pagamento de contribuições.
Nestes casos, o campo Contabilizado terá de ser desativado manualmente. Ao efetuar clique direito sobre o campo Contabilizado de um documento cujo documento contabilístico foi eliminado, no ecrã Dados da contabilização mantêm-se o Diário, o Nº de lançamento e a Data de lançamento com que o documento já havia sido contabilizado.
É possível eliminar os registos dos documentos contabilísticos e respetivos movimentos, inserindo como valor zero os valores dos Diários e do Plano de Contas-Saldos. Deverá definir o intervalo de anos em que pretende realizar tal operação. Os dados dessas tabelas que já existirem para os anos do intervalo definido serão perdidos. Esta funcionalidade é útil caso pretenda criar uma base de dados por cópia de outra e pretenda limpar os movimentos que já existem.
Tabela Movimentos em documentos contabilísticos
Aqui terá acesso aos movimentos que compõem um determinado documento. Os movimentos poderão pertencer tanto à Contabilidade Geral, Analítica ou de Ordem no mesmo Documento sem qualquer cuidado especial. O próprio sistema trata-os separadamente ou em conjunto nas restantes funções da Contabilidade.
Constituição
Diário: selecionar um diário existente ou através do ícone criar um diário, onde será lançado o documento contabilístico.
Nº de lançamento no diário: corresponde ao nº sequencial dos lançamentos no diário seleccionado.
Data: indica ao sistema a data dos movimentos. Poderá visualizar a data fiscal e data civil do movimento contabilístico. As teclas ALT+A permitem que o cursor se posicione no campo Data Fiscal ou Data Civil, consoante a selecção do tipo de data que esteja efetuada.
Documento: ripo de documento, ou seja, identificação do documento predefinido. Poderá selecionar um já existente ou criar um documento predefinido.
Número: n.º do documento introduzido.
Nº Contribuinte e País: o NIF aparece no cabeçalho ou nas linhas quando o documento predefinido está configurado como Documento com dados para a relação de clientes/fornecedores/regularizações anexa à declaração periódica de IVA. Adicionalmente, cumprindo estas condições, o campo Código do País que surge junto ao NIF tem também preenchimento automático.
Nº de identificação: aparece quando o documento predefinido está configurado como Documento com dados para a relação de clientes anexa à DPIVA. Refere-se ao N.º de identificação da Declaração de Exportação e é usado para a funcionalidade do Reembolso de IVA.
Nº de liquidação: aparece quando o documento predefinido está configurado como Documento com dados para a relação de fornecedores anexa à DPIVA. Serve para identificar o Nº de liquidação e é usado para a funcionalidade do Reembolso de IVA.
Inversão do sujeito passivo: aparece quando o documento predefinido está configurado como documento com dados para a relação de fornecedores anexa à DPIVA. Ao ativar esta opção, permite indicar que a documento em questão é uma operação com inversão do sujeito passivo.
Conta: número da conta do plano referente ao movimento. Para introduzir o número da conta basta digitar os dados, ou seja, o número de conta que se encontra no Plano de Contas. Poderá também digitar o NIF (Mapa Recapitulativo) que se encontra definido no plano de contas para a conta em questão. Assim que digitar o NIF, o campo assumirá a conta correspondente. Na coluna Conta o sistema coloca a conta com os dados (quando digita o número de conta do plano de contas) mais próximos do que digitou e na coluna de nome da conta, aparece a descrição da conta que está a introduzir. Se esta estiver precedida de INT: significa que o número da conta que está a digitar é de integração. Esta funcionalidade existe apenas nas linhas dos movimentos de documentos contabilísticos. Quando se efetua o clique direito do rato para procurar uma conta pelo NIF, este deverá ser colocado no campo de Nº de contribuinte para mapa recapitulativo e não no campo número da conta.
Nome da Conta: preenchido automaticamente logo que se introduz a conta do plano e corresponde à designação dessa conta.
Descrição do movimento: campo para constituir o descritivo do movimento, como por exemplo, N/Factura 20 ou Ordenados de Janeiro.
Débito/Crédito: campos referentes ao valor do movimento. Para cada movimento só é possível introduzir um valor ou a Débito ou a Crédito. O sistema não permite a introdução dos dois movimentos na mesma linha. Estes valores são automaticamente totalizados na linha inferior do ecrã, nos campos Débito e Crédito. O sistema permite a gravação de um documento com valor zero, no entanto, alerta para essa situação.
Observações: Esta coluna permite colocar determinado texto associado ao movimento em questão, sendo possivel filtrar esta informação nos respectivos mapas de gestão.
Classificação Estatística: Indica qual o código de classificação estatística associado ao movimento contabilístico. Deverá ser preenchido com um dos códigos definidos pelo Banco de Portugal.
Operações com o exterior: Esta opção quando ativa permite indicar que o movimento em questão é uma operação com uma entidade estrangeira.
Teclas de Atalho
Ao clicar no botão Teclas de atalho para introdução de Documento Contabilísticos são listadas as seguintes teclas:
CTRL + L: ativar o separador Regularizações;
CTRL + R: ativar o separador Rúbrica;
CTRL + D: ativar o separador Opções Diversas;
CTRL + M: ativar o separador Movimentos;
CTRL + U: consultar os últimos movimentos introduzidos;
CTRL + O: ativar o separador Opções de trabalho;
F3: selecionar o campo Diário;
CTRL + F12: consultar os totais por contabilidade;
Se possuir o executável Internacional terá ainda as seguintes teclas de atalho:
ALT + T: ativar o separador Conta;
CTRL + N: ativar o separador Natureza;
CTRL + A: ativar o separador Centro Analítico;
No executável de Espanha, as colunas Chave, Contribuinte do representante, Código Província e Valor passam a ter preenchimento automático, no caso exclusivo de inserção de documentos manualmente em que o Documento Predefinido utilizado tenho preenchida a chave de operação. Além disso, este automatismo aplica-se no caso de usar contas do plano de contas que tenham preenchido o NIF (associando as contas a um cliente/fornecedor).
Os atalhos apresentados poderão ser alterados no ecrã Teclas do Utilizador. Esta nova tecla terá que ser do tipo Teclado em que a expressão de retorno seja igual a {tecla de atalho utilizada por defeito na aplicação}.
Por exemplo: a tecla que grava um Documento Contabilístico por defeito na aplicação é {F5}. A tecla que quero utilizar para gravar um Documento Contabilístico é: F1 - Novo atalho definido pelo utilizador.
Ecrã Movimentos em docs. contabilísticos
No ecrã de movimentos em documentos contabilísticos existem diversas opções.
Últimos movimentos: este botão dará acesso à lista dos últimos movimentos introduzidos (independentemente da data do documento, do seu diário ou documento) e não à listagem dos últimos movimentos alterados. Aquando da visualização desta listam, os movimentos presentes encontram-se ordenados por data. Se pretender definir o número de documentos contabilísticos a visualizar, terá de selecionar esse número no campo N.º de documentos de que apresenta os movimentos. Ao posicionar-se numa qualquer linha da grelha de documentos, surge na grelha de movimentos a forma como se encontra contabilizado o respetivo documento selecionado.
Alterar documento: permite aceder ao documento contabilístico selecionado, sendo possível efetuar alterações ao mesmo. De referir que irá perder a informação do documento contabilístico que se encontrava em modo de edição, no momento em que clicar no botão Últimos movimentos. Ao clicar em OK, sairá deste ecrã, retornando ao ecrã de introdução de documentos contabilísticos.
Imprimir: permite imprimir a ficha.
Totais por contabilidade: esta opção permite visualizar os totais da contabilidade, geral, analítica e de ordem, apresentando o valor movimentado a débito e a crédito.
Na página poderá definir as seguintes opções:
O descritivo é igual à abreviatura do documento predefinido mais o número do documento: o campo de abreviatura do campo Documento e o campo do Número serão utilizados para preencher o campo Descrição do movimento nos movimentos introduzidos. Ao lançar um documento na contabilidade, se esta opção estiver inativa, ao selecionar-se um documento predefinido com contas definidas, o texto visível na descrição é igual ao texto que consta na primeira linha do lançamento. Se a opção estiver ativa, ao selecionar-se um documento predefinido com contas definidas, o texto visível na descrição é composto pela abreviatura do documento selecionado em conjunto com o número constante no campo com o mesmo nome do movimento contabilístico. Em ambas as situações, a aplicação respeita o descritivo da primeira linha nas linhas seguintes.
O último movimento automaticamente salda o documento: apresenta na última linha sempre o valor em falta para saldar o documento.
Pedir logo os valores para o IVA e/ou imposto de selo automático: para facilitar a introdução dos documentos poderá, se ativar esta opção, obter automaticamente o cálculo do valor do IVA e imposto de selo automático.
Ver os dados para o imposto de selo: ao ativar esta opção, nas linhas do documento contabilístico passam a aparecer as colunas relativas à zona geográfica e código de imposto de selo.
Ver os dados para o mapa recapitulativo: se a conta que estiver a movimentar tiver preenchido o campo NIF, então o programa assume que os movimentos com esta conta serão para introduzir no mapa recapitulativo. Aqui poderá observar qual o mapa C. clientes ou F. fornecedores qual o número de contribuinte e o valor para o mapa.
Ver os dados para a classificação de tesouraria: com esta opção ativa, visualiza-se a coluna Classificação de tesouraria independentemente do documento estar configurado para lançar em tesouraria. No entanto, esta opção só se encontra disponível se possuir o módulo de gestão.
Ver o campo de centro analítico: permite definir se quer visualizar o centro analítico. Se a opção estiver ativa, será apresentado no ecrã de movimentos o campo referente à gestão de centros analíticos.
Observar o campo de rubrica: descritivo auxiliar afixado automaticamente quando previsto na grelha de classificação do documento predefinido, como, por exemplo, «IVA.», «VENDA» ou «CLIENTE». O nome deste campo é parametrizável, nos parâmetros gerais, e pode ser utilizado para indicar quaisquer outras informações.
Ver o campo de identificação interna: permite definir se quer visualizar a identificação interna.
Menu Movimentos em docs. contabilísticos
Processar as Reflexões Automáticas: Processa as reflexões para as contas da contabilidade analítica definidas na configuração das contas do plano.
Dados para o Mapa Recapitulativo: Caso se trate de um movimento com um cliente ou com um fornecedor, é possível observar os valores relacionados com o mesmo. Na introdução e na alteração de Documentos Contabilísticos, o ecrã Mapas Recapitulativos aparece ao sair das colunas Crédito e Débito e nele visualiza-se a informação da linha onde se encontra posicionado o cursor.
Colocar o mesmo descritivo em vários movimentos: Coloca o mesmo texto em todas as linhas.
Apagar todas as linhas Apaga todas as linhas do documento contabilístico.
IVA e/ou Imposto de Selo Automático: Esta opção apenas está disponível se estiver posicionado numa conta que esteja configurada para utilizar IVA e/ou Imposto de Selo automático. Esta opção permite aceder ao ecrã de IVA e Imposto de selo automático:
Valor do Movimento: Este campo permite indicar qual o valor do movimento.
Inclui IVA?: Ao ativar esta opção permite indicar que o valor que se encontra no campo Valor do movimento já tem IVA incluído.
Inclui Imposto de Selo?: Ao ativar esta opção permite indicar que o valor que se encontra no campo Valor do movimento já tem Imposto de Selo incluído. Esta opção apenas está disponível depois de selecionar o valor do campo código do Imposto de Selo.
N.º Contribuinte: Ao preencher este campo com o NIF do cliente ou fornecedor, se no plano de contas o campo Nº de Contribuinte estiver preenchido, é inserido automaticamente na grelha do documento as contas SNC respeitantes ao cliente ou fornecedor, bem como a conta de IVA.
Conta de IVA: Esta opção permite indicar se a de IVA configurada será debitada ou creditada. Esta conta é configurada no Plano de Contas no campo Conta de IVA se esta for movimentada.
Conta de Imposto de Selo: Esta opção permite indicar se a conta de Imposto de Selo configurada será debitada ou creditada. Esta conta é configurada no Plano de Contas no campo Conta de Imposto de Selo se esta for movimentada.
Se a conta no plano de contas estiver configurada, este campo aparece automaticamente preenchido.
Se a conta no plano de contas estiver configurada com um código composto, este campo aparece vazio, sendo possível escolher qual o código associado ao código composto configurado.Código: Este campo permite indicar qual o código de imposto de selo associado à conta. Este campo apresenta os seguintes valores:
Zona Geográfica: Este campo permite indicar a zona geográfica do movimento. Este valor será utilizado aquando a emissão da Declaração de Retenções de IRS/IRC e Imposto de Selo. Exemplo: No plano de contas, foi criada a conta 622331132 e a sua respetiva configuração.
Dividir por Centro Analítico: Permite dividir a linha que se encontra selecionada. Na introdução e na alteração de Documentos Contabilísticos, o ecrã para Dividir por Centro Analítico aparece ao sair das colunas Crédito e Débito.
Dividir por Contas: Permite repartir por várias contas, um determinado valor. A opção mantêm o movimento original permite decidir se o movimento original é substituído pelos movimentos gerados por esta rotina, ou se mantém os movimentos originais, gerando novas linhas no documento.
Introduzir novo conjunto de Linhas: Permite num documento em que já existem linhas, introduzir um novo conjunto de linhas do documento predefinido selecionado.