O Sistema Intrastat é apoiado pelas seguintes tabelas:
Condições de entrega
Modos de transporte
Natureza das transações
Nomenclatura combinada
Países
Portos e aeroportos
Regiões
Estas tabelas possuem acessos próprios, nomeadamente, a possibilidade de impedir/autorizar a execução de operações sobre cada tabela - apagar, introduzir, consultar, alterar, mapas definidos, alterar mapas desenhados e impressões definidas, imprimir mapas desenhados e impressões definidas, textos e supervisão.
Condições de entrega
Esta tabela contém as diversas condições de entrega que poderão constar no Módulo Intrastat. É constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código do tipo de condição de entrega;
Descrição: Neste local deverá indicar o nome do tipo de condição de entrega.
Modos de transporte
Esta tabela contém os diversos modos de transporte que poderão constar no Módulo Intrastat. É constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código do modo de transporte;
Descrição: Neste local deverá indicar o modo de transporte.
Natureza das transações
Esta tabela contém os diversos códigos de natureza das transações que poderão constar no Módulo Intrastat. É constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código do tipo de natureza das transações;
Descrição: Este campo destina-se a definir o tipo de natureza das transações.
Nomenclatura combinada
Esta tabela permite indicar o código das mercadorias segundo a tabela em vigor divulgada pelo INE para o Módulo Intrastat. É constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código de nomenclatura combinada;
Se obriga a massa líquida: Neste campo é indicado se o código obriga ao preenchimento da massa líquida. Caso a opção esteja ativada, quando se atribui o código a um artigo, na tabela de artigos e serviços, passa a ser visível o campo Massa líquida e é também obrigatório preencher a Massa líquida nas linhas dos documentos do Sistema Intrastat;
Un. Suplementar: Permite indicar uma unidade alternativa para as transações;
Descrição: Descrição do tipo de mercadorias que se enquadram no código de nomenclatura combinada.
No menu de opções deste ecrã existe uma opção chamada Importar novos códigos, esta opção serve para importar os novos códigos de Nomenclaturas através dos ficheiros fornecidos pelo INE.
Neste ecrã são pedidas duas localizações uma para o ficheiro de códigos outra para o ficheiro de exceções, deverão ser indicados os caminhos para os ficheiros a importar. Os ficheiros poderão ser importados em alturas diferentes mas deverá ter em atenção que aquando da importação dos códigos o campo referente à massa líquida fica clicado e só com a importação do ficheiro de exceções os códigos que não têm obrigação de massa líquida são desclicados.
Para que esta rotina funcione as estruturas dos ficheiros terão que ser iguais todos os anos, só podendo mudar os nomes dos mesmos.
A estrutura do ficheiro de códigos a importar terá que ser a seguinte: Base de dados em Acess, em que possui uma tabela chamada NC8. Esta tabela NC8 é composta por 3 campos que são:
nc8_codigo
descricao
us
Nota: esta rotina apenas importa os códigos que não existam, não alterando nenhum já existente.
A estrutura do ficheiro de exceções a importar terá que ser a seguinte: Ficheiro em Excel, que possua uma worksheet chamada Lista em que a célula A1 terá que ter o texto Lista dos Códigos de mercadorias dispensados da Declaração da Massa Líquida e os códigos terão que estar nas restantes células A.
Países
Esta tabela contém os diversos países que poderão constar no Módulo Intrastat sejam Países-membro ou qualquer outro país do mundo. Isto significa que esta tabela agrega em si os países que vão alimentar os campos País e País de Origem existentes em vários ecrãs ligados ao Intrastat. A diferença destes campos reside no facto de que o primeiro se refere ao País-membro que vendeu a mercadoria e o País de Origem define qual o país onde a mercadoria vendida foi produzida.
Este campo poderá assumir o registo de um país de qualquer parte do mundo. O campo País de Origem apenas existe para registo das mercadorias que entram em Portugal, pelo que apenas é preenchido nos movimentos de chegada de mercadorias.
A tabela de Países do Sistema Intrastat é constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código do país;
País Estado-membro: Este campo, quando selecionado caracteriza o país como País Estado-membro da União Europeia. Desta forma, poderão ser distinguidos os países membros dos não membro da União Europeia;
Descrição: Neste local deverá indicar o nome do país.
Portos e Aeroportos
Esta tabela contém os diversos portos e aeroportos que poderão constar no Módulo Intrastat. É constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código do porto ou aeroporto;
Descrição: Neste local deverá indicar o nome do porto ou aeroporto;
Tipo: Neste local deverá assinalar a opção correta, porto ou aeroporto.
Regiões
Esta tabela contém as regiões dos diversos países que poderão constar no Módulo Intrastat. É constituída pelos seguintes campos:
Código: Permite indicar o código da região;
Descrição: Neste local deverá indicar o nome da região.