O ficheiro de Processos é o aglutinador de toda a informação do PHC Projeto. O seu nome é por defeito Processos, mas poderá ser alterado nos parâmetros da aplicação.
Funcionamento
Aqui é possível inserir os seguintes dados:
Processo: define o código do Processo. Não poderão existir Processos com um código idêntico.
Descrição: serve para associar uma pequena descrição ao Processo.
Cliente: define qual o cliente do Processo. Se na ficha do cliente estiverem preenchidos os campos de Localidade, Telefone e email, então estes passarão para o Processo. Não será permitido eliminar um cliente que esteja associado (através deste campo) a um determinado Processo.
Refª Interna: serve para associar uma referência interna ao Processo.
Centro Analítico: o Centro Analítico do processo poderá ser preenchido de duas formas:
Escolher o valor pretendido da tabela de Centros Analíticos
Escolher automaticamente com o valor do campo processo. Neste caso, deverá ativar o parâmetro Centro analítico é sempre igual ao processo.
Data Abertura: data de abertura do Processo. Este campo é preenchido automaticamente pela aplicação, mas poderá ser alterado. É possível definir qual a duração do processo através dos campos Data Início e Data Final.
Através deste botão poderá fechar um Processo que se encontre aberto. Ao fechar um Processo, o campo Data Fecho é preenchido com a data do sistema. O facto de um Processo se encontrar aberto ou fechado, apenas tem interesse para efeitos de Análises. É possível reabrir um Processo que se encontre fechado. O facto de um Processo se encontrar aberto ou fechado apenas tem interesse para efeitos de Análises.
Data Fecho: indica a data de fecho do processo. Para fechar um processo terá que clicar no botão Fechar, para reabrir o processo terá que clicar no botão Reabrir.
Entidade: indica qual a Entidade do Processo. Ao indicar uma Entidade, se na ficha dessa Entidade estiverem preenchidos os campos de Localidade, Telefone e email, então estes passarão para o Processo. Quando em modo de consulta, ao efetuar clique direito sobre os campos referentes ao Nome e Número da Entidade, existe a possibilidade de Transformar a Entidade em Cliente. Se eventualmente os dados do Cliente (na Página Principal) não estiverem preenchidos, então serão automaticamente preenchidos com dados da Entidade. Quando a Entidade já tem um cliente associado, ao efetuar clique direito sobre os campos referentes ao Nome e Número da Entidade, existe a possibilidade de Retirar a ligação da Entidade com o Cliente. Estas opções também poderão ser acedidas através das Opções de Menu do ecrã de Processos. Se a Entidade, estiver associada a algum Cliente, então junto aos dados da Entidade, surge o seguinte descritivo: É cliente n.ºxx (n.º do cliente). Ao efetuar duplo clique sobre este descritivo, é aberto o ecrã de Clientes já posicionado no registo correto (apenas é possível se o ecrã, estiver em modo de consulta). Se a Entidade, não estiver associada a nenhum cliente, então junto aos dados da Entidade, surge o seguinte descritivo: Não é nosso cliente. Ao efetuar duplo clique sobre este descritivo, é dada a possibilidade de associar um cliente já existente à Entidade (apenas é possível se o ecrã, estiver em modo de consulta). Se a resposta for afirmativa, então será apresentada uma listagem de Clientes, onde poderá indicar qual o Cliente que pretende associar à Entidade. Após a seleção de um cliente, o descritivo que anteriormente apresentava Não é nosso cliente será automaticamente substituído por É nosso Cliente nº xx. Não é possível a eliminação de uma Entidade, quando esta se encontra associada a um Processo.
Contacto: só se encontra disponível se estiver disponível o Módulo CRM Comercial. Neste campo indica qual o Contacto do processo. Se na ficha do Contacto estiverem preenchidos os campos de Localidade, Telefone e email, então estes passarão para o Processo. Quando em modo de consulta, ao efetuar clique direito sobre os campos referentes ao Nome e Número do Contacto, existe a possibilidade de Transformar o Contacto em Cliente. Se eventualmente os dados do Cliente (na Página Principal) não estiverem preenchidos, então serão automaticamente preenchidos com dados do Contacto. Quando o Contacto já tem um cliente associado, ao efetuar clique direito sobre os campos referentes ao Nome e Número do Contacto, existe a possibilidade de Retirar a ligação do Contacto com o Cliente. Estas opções também poderão ser acedidas através das Opções de Menu do ecrã de Processos. Se o Contacto, estiver associado a algum Cliente, então junto aos dados do Contacto, surge o seguinte descritivo: É cliente n.ºxx (n.º do cliente). Ao efetuar duplo clique sobre este descritivo, é aberto o ecrã de Clientes já posicionado no registo correto (apenas é possível se o ecrã estiver em modo de consulta). Se o Contacto não estiver associado a nenhum cliente, então junto aos dados do Contacto, surge o seguinte descritivo: Não é nosso cliente. Ao efetuar duplo clique sobre este descritivo, é dada a possibilidade de associar um cliente já existente ao Contacto (apenas é possível se o ecrã estiver em modo de consulta). Se a resposta for afirmativa, então será apresentada uma listagem de Clientes, onde poderá indicar qual o Cliente que pretende associar ao Contacto. Após a seleção de um cliente, o descritivo que anteriormente apresentava Não é nosso cliente será automaticamente substituído por É nosso Cliente nº xx. Não é possível a eliminação de um Contacto, quando este se encontra associado a um Processo.
Fornecedor: permite definir o fornecedor habitual de um determinado processo. Se na ficha do Fornecedor selecionado, estiverem preenchidos os campos de localidade, telefone e email, estes passam para o processo. É possível abrir o ecrã de Compras em modo de introdução e, caso o fornecedor esteja preenchido na página Outros dados (do ecrã de Processos), este é colocado automaticamente no documento de compra, sendo também preenchido o campo Processo (na página Outros dados do ecrã de Compras).
Pessoal: introduzir o montante utilizado com recursos humanos neste processo. Caso possua os módulos Controlo e Pessoal, será possível calcular os valores pagos a todos os funcionários pertencentes ao Centro Analítico do processo. Este cálculo é feito com base nos totais pagos aos funcionários, valor da segurança social da empresa mais a percentagem de custo afeto ao recibo, para todos os recibos do Centro Analítico em questão.
Observações: campo de utilização livre.
Acessos
Esta página encontra-se disponível caso o respetivo parâmetro esteja ativo. Permite definir acessos por processo, estes acessos influenciam todas as tabelas onde conste o campo processo. É possível efetuar uma configuração de acessos específicos para cada processo, através de uma da seguintes formas:
Sem controlo de acessos: o processo fica disponível para todos os utilizadores;
Acesso privado para um utilizador: nesta modalidade poderá escolher um determinado utilizador, que será o único a ter acesso ao processo;
Acesso por tipo de Perfil: nesta modalidade poderá escolher um perfil existente. Neste caso só os utilizadores que fizerem parte do perfil indicado, terão acesso ao processo.
Nota: o software não permite a eliminação de processos que tenham documentos associados. Através deste ecrã ainda é possível efetuar outras opções de menu e ecrã.
Ao abrir o ecrã de Processos (apenas disponível na gama Enterprise) fica disponível uma Barra de Ícones com várias ações, nomeadamente a Introdução de registos e Apagar ou anular registos, bem como mapas definidos pelo utilizador. No menu de opções do ecrã de Processos estão também disponíveis as seguintes ações:
Assistente de Pedido de Preços: permite criar dossiers de pedidos de preços para os orçamentos existentes neste processo.
Consulta/Atribuição de Pedidos de Preços: permite consultar os dossiers criados para pedidos de preços, após a criação dos dossiers de pedidos de preços, que não são mais que efetuar dossiers a pedir preços de materiais ou subempreitadas aos diversos fornecedores. Esta opção permite também a atribuição de preços após receção dos mesmos por parte dos fornecedores.
Transformar a ENTIDADE em CLIENTE / Retirar ligação da ENTIDADE com o CLIENTE: através desta opção a entidade é criada como cliente, ou seja, passa a existir na tabela de clientes um registo igual ao existente nas entidades. Quando a Entidade já foi transformada em Cliente, em vez desta opção, aparece disponível a seguinte: Retirar ligação da ENTIDADE com o CLIENTE. Quando uma Entidade, já se encontra transformada em Cliente, surge junto aos dados da Entidade o número do Cliente correspondente. Quando uma Entidade, não se encontra transformada em Cliente, surge junto aos dados da Entidade/Contacto o seguinte: Não é nosso Cliente
Nota: Se não existir nenhuma informação no ecrã de Processos, relativamente a Entidades, então estas opções não aparecem disponíveis.
Transformar o Contacto em CLIENTE / Retirar ligação do CONTACTO com o CLIENTE: Esta opção só se encontra disponível se possuir o Módulo CRM Comercial. Através desta opção o contacto é criado como cliente, ou seja, passa a existir na tabela de clientes um registo igual ao existente nos contactos. Quando o Contacto já foi transformado em Cliente, em vez desta opção, aparece disponível a seguinte: Retirar ligação do CONTACTO com o CLIENTE. Quando um Contacto, já se encontra transformado em Cliente, surge junto aos dados da Entidade o número do Cliente correspondente. Quando um Contacto, não se encontra transformado em Cliente, surge junto aos dados do Contacto o seguinte: Não é nosso Cliente. Se não existir nenhuma informação no ecrã de Processos, relativamente a Contactos, então esta opção de menu não aparece disponível.
Nota: Se não existir nenhuma informação no ecrã de Processos, relativamente a Contactos, então estas opções não aparecem disponíveis.
Opções disponíveis
No ecrã de Processos (apenas disponível na gama Enterprise) existem as seguinte opções:
Imprimir a ficha;
Consultar e ou Introduzir dossiers internos ligados a este processo: na lista aparecem todos os dossiers que estejam configurados (como apenas ligado a processos) para isso. Esta opção permite
Consultar os documentos ligados a este processo (por exemplo: Documentos de faturação, Compras, Adiantamentos, Dossiers internos, Documentos de tesouraria), exceto se se tratarem de documentos anulados. A ligação dos documentos a um Processo é efetuada com base nos campos Processo e (Sub) Processo desses documentos. Por exemplo: se o campo Processo de um Documento de Faturação se encontrar preenchido com o valor 01/2003, significa que esse documento pertence ao Processo 01/2003. Se o campo não estiver preenchido, poderá clicar no botão de lista e consoante as condições de pesquisa que coloque, observará uma listagem com as colunas Processo e Descrição do Processo. Poderão analisar os documentos ligados ao Processo entre as datas indicadas. Para isso, deverá ativar a opção Entre as datas e deverá indicar o intervalo de datas pretendido (por defeito, surgirão como datas de início e fim da análise, as datas de início e fim do Processo, respetivamente). No caso de não se ativar a opção Entre as datas, surgirão todos os documentos ligados ao Processo em análise. Também poderão consultar as reservas e/ou as estadias ligadas ao Processo, bastando para isso ativar as opções Reservas e/ou Estadias.
Consultar o resumo de custos ligados a este processo. Na visualização das linhas de custos, estas estão agregadas por tipo de documento. Os custos poderão estar associados a Dossiers Internos ou compras. As linhas de Dossiers Internos são linhas de um orçamento de custos, enquanto as linhas de compras pertencem a um documento de compras configurado como documento de custos de orçamentos.
Planeamento: Esta opção só está disponível se possuir o Módulo de Planeamento e permite planear as tarefas associados ao orçamentos adjudicados ao processo.
Dossiers internos de ocupação: Esta opção está disponível se possuir o Módulo Ocupação e se tiver o parâmetro A ocupação em dias inclui as datas de início e fim ativo. Permite consultar e ou Introduzir dossiers internos de ocupação. Para utilizar a Gestão de ocupação no Módulo Projeto, poderá por exemplo, configurar os parâmetros da seguinte forma:
Ativar a opção da ocupação é calculada em dias (inclui as datas de início e fim);
Definir o Nome no plural e no singular para estadias como Serviço;
Definir o Nome no plural e no singular para reservas de ocupação como Serviço em Stand-by;
Definir o Nome no plural e no singular para unidades de ocupação como Pessoal.
Na Emissão Automática de Ocupação, a origem dos dados é consoante o tipo de base de dados utilizado pelo dossier a criar. Isto é, se por exemplo o dossier de ocupação a criar estiver configurado com a Base de Dados de Entidades (AG), implica que os dados de origem para a emissão do dossier de ocupação, sejam todos os orçamentos do processo que existam para a mesma base de dados.
Reservas: Esta opção está disponível se possuir o Módulo Ocupação e se tiver o parâmetro A ocupação é em horas ativo. Ao clicar neste botão abrirá o ecrã de Reservas em modo de introdução já com os campos que forem comuns ao Processo preenchidos (Processo, Cliente e Entidade). Neste ecrã, assim que preencher o Quarto são preenchidos os campos Referência e Valor.
Medições: Esta opção só está disponível se possuir o Módulo de Autos de Medição. Esta opção permite a criação de Medições e/ou respetivas Faturas dos orçamentos do Processo em questão. Ao criar ou consultar medições, quando existem demasiados parâmetros ativos para os Autos de Medição, é avisado através de uma mensagem, que para ativar a funcionalidade de introduzir medições nos Autos de Medição terá de desativar pelo menos X parâmetro(s) nos Parâmetros Gerais do Software, pasta Projetos, referentes os Autos de Medição. A consulta ou introdução de autos a partir do processo admite mais um parâmetro do que a feita através da respetiva opção de menu, uma vez que nesta última a introdução é efetuada para vários processos simultaneamente e como tal, por esta via tem obrigatoriamente mais uma coluna (a do processo para os distinguir entre eles), logo admite menos um parâmetro.
Cronogramas Financeiros: esta opção só está disponível se se possuir o Módulo Controlo e permite criar e analisar os Cronogramas Financeiros do Processo.
Plano de pagamentos: esta opção só está disponível se possuir o Módulo Revisão de Preços e permite consultar o Plano de pagamentos ativo do processo.
Revisões de Preços: esta opção só está disponível se possuir o Módulo Revisão de Preços e permite navegar para as Revisões de Preços ligadas ao processo. Se existir mais do que um registo é mostrada uma listagem para escolher um. Se só existir um registo é imediatamente aberto o respetivo ecrã.
Balanço do Processo: esta opção permite visualizar o Balanço do Processo.