O ecrã de Planeamento de Processos permite visualizar o Planeamento das Tarefas por cada Processo.
Na grelha do Planeamento, é possível ver a:
descrição geral de cada item.
quantidade orçamentada oriunda de cada tarefa (a quantidade orçamentada é transportada do Dossier Interno de Orçamento a que respeita o Planeamento).
Poderão existir múltiplos Planeamentos para cada processo. Em cada planeamento, os seguintes campos do cabeçalho da tabela são de preenchimento obrigatório:
Planeamento
Base de dados que utiliza
Processo
Ecrã
O ecrã de Planeamento de Processos apresenta os seguintes campos:
Planeamento: código que identifica o planeamento.
Descrição: indica a descrição do Planeamento.
Base de dados que utiliza: indica a base de dados do Planeamento que poderá ser: Clientes (CL), Fornecedores (FL), Entidades (AG) ou Contactos (EM). Existindo orçamentos, poderá planeá-los de forma individual. Por exemplo, se indicar para um determinado planeamento a Base de dados FL, tal significa que neste Planeamento apenas serão visualizados (ao nível das linhas) os dossiers de Orçamentos de Fornecedores (FL).
Processo: indica o Processo do qual se está a visualizar o Planeamento.
Nota: enquanto o Planeamento não possuir tarefas, poderá alterar a Base de Dados que utiliza e o Processo. A partir do momento em que exista uma única tarefa no Planeamento, já não é possível alterar a Base de Dados e do Processo utilizados.
Ativo: apenas poderá estar Ativo um planeamento por cada Processo/Base de Dados. Caso já exista um Planeamento X ativo para um determinado Processo/Base de Dados, ao ativar um outro planeamento desse Processo/Base de Dados (o Planeamento Y), será automaticamente desativado o campo Ativo no Planeamento X. Poderão também existir vários planeamentos para um Processo/Base de Dados, sem que nenhum deles se encontre Ativo. A ativação dos Planeamentos influenciará diretamente os Cronogramas Financeiros e o Mapa de Necessidades. Os Cronogramas de Custo e Vendas, quando visualizados em modo planeamento, passam a apresentar os seus resultados em função das tarefas dos Planeamentos de Clientes que estejam ativos. No que se refere ao Mapa de Necessidades, é indispensável que existam tarefas planeadas num Planeamento Ativo de uma determinada Base de Dados, para que o Mapa de Necessidades dessa Base de Dados possa reproduzir valores.
Data de início do planeamento: esta opção serve para, em qualquer altura, reajustar o planeamento à data introduzida neste campo. Ao criar um planeamento, não é obrigatório preencher este campo. Posteriormente, quando for preenchida, a primeira tarefa será iniciada nesta data. Sempre que este campo for preenchido, a data das tarefas fica relativa a esta data; na prática, sempre que esta data for alterada, todas as tarefas serão reajustadas à nova data, mantendo a mesma disposição que tinham em relação à primeira data introduzida.
Entre (datas): indica o período para o qual pretende visualizar o Planeamento do Processo. Por defeito, surgem a Data Início e a Data Final do Processo. Caso estas datas estejam vazias, as Datas de Início e Fim do Planeamento corresponderão à data de sistema. Se apenas estiver preenchida a Data final do respetivo Processo, a mesma corresponderá às Datas de Início e Fim do Planeamento. A única exceção ao referido anteriormente ocorrerá quando existirem tarefas além das datas (de Início e Fim) do Processo — estas tarefas serão sempre tidas em consideração para as datas limite do planeamento. Estas são as datas que aparecem por defeito; no entanto, as mesmas poderão ser alteradas.
Esquema: permite escolher o esquema de visualização do Planeamento: horas, dias, ou semanas.
Ver só tipo: permite filtrar a informação a visualizar por Tipo de Tarefa. Na listagem, aparecem os tipos de tarefas configurados.
Zoom: permite visualizar o cronograma com zoom de 33%, 50%, 100%, 200% ou Personalizado. Ao escolher esta última opção, é ativado o campo para indicar o valor de zoom personalizado.
Altura de Linhas: permite aumentar ou diminuir a altura das linhas.
Ver só: permite escolher um orçamento do processo, de forma a visualizar apenas as tarefas do orçamento selecionado. Ao escolher o registo vazio da lista, são visualizados todos os orçamentos do processo.
Ver feriados: se ativa, surgem no cronograma do planeamento os dias de feriados com a cor definida no respetivo parâmetro.
Tipo por defeito ao criar tarefas: define o tipo de tarefa por defeito, aquando da criação de uma tarefa (Tarefas de Planeamento). Para criar um Tipo de Tarefa (Tipos de Tarefas), deverá efetuar clique direito sobre o campo para configurá-la. Não é possível alterar nem criar uma configuração de uma tarefa quando o ecrã está em modo de alteração.
O Planeamento poderá apresentar diversas cores de fundo, definidas nos seguintes Parâmetros:
Cor de fundo de fins de semana.
Cor de fundo para as horas de trabalho no planeamento.
Para que a cor de fundo para as horas de trabalho possa ser visível no Cronograma do Planeamento, é necessário que esteja ativo o parâmetro Apresenta o intervalo de horas de trabalho no planeamento. Além disso, é também necessário definir os Parâmetros Hora de início de trabalho e Hora de fim de trabalho.
Ao clicar no botão direito do rato sobre uma Tarefa de Planeamento, surgem disponíveis as seguintes opções:
Colocar tarefa no topo
Colocar tarefa no fundo
Introduzir precedência: ao utilizar esta opção, depois de clicar com o botão direito do rato sobre uma determinada Tarefa de Planeamento, poderá definir uma precedência para essa tarefa.
Introduzir Subtarefa: ao utilizar esta opção, depois de clicar com o botão direito do rato sobre uma determinada Tarefa de Planeamento, poderá definir uma Subtarefa para essa tarefa.
Precedentes da tarefa: ao utilizar esta opção, depois de clicar com o botão direito do rato sobre uma determinada Tarefa de Planeamento, é possível aceder a uma listagem das precedências dessa tarefa.
Mapa de Necessidades da Tarefa: ao utilizar esta opção, depois de clicar com o botão direito do rato sobre uma determinada Tarefa de Planeamento, é possível aceder ao Mapa de Necessidades da tarefa. Esta opção apenas surge disponível para as tarefas cujos itens possuam Estrutura de Custos ou Referência associadas (consoante esteja ativo, ou não, o parâmetro Utiliza Estrutura de Custos Industrial do Item) e que não sejam subempreitadas. Ao visualizar o Mapa de Necessidades de uma tarefa de um determinado Planeamento, o Mapa só retornará valores se o Planeamento estiver definido como Ativo, retornando apenas a informação da tarefa em questão.
Existem diversas opções que se podem executar no ecrã de Planeamento de Processos.
Na parte superior do ecrã, poderá:
criar um Planeamento.
duplicar um Planeamento. O novo planeamento fica sempre Inativo.
eliminar um Planeamento.
aceder a um conjunto de opções genéricas a toda a aplicação, explicadas em Menu de Opções do Ecrã.
criar ou consultar Listagens (Mapas Definidos).
atualizar todos os dados do ecrã.
À direita do Cronograma de Planeamento, poderá:
imprimir uma Impressão Definida pelo Utilizador. Ao ser efetuado clique direito neste botão, é possível criar uma Impressão Definida pelo Utilizador (IDU).
imprimir o planeamento visualizado. Ao efetuar clique direito neste ícone, é possível aceder ao ecrã Desenho de IDU.
exportar as tarefas do registo de Planeamento que estiver aberto no ecrã Planeamento de Processos para o Microsoft Project 2003, para o Microsoft Project 2007, Microsoft Project 2010 (suportado apenas na versão em inglês) ou para o Microsoft Project 2016 (suportado apenas na versão em inglês). Permite também importar planeamentos do Microsoft Project 2003 ou do Microsoft Project 2007 (versões em inglês e português) para o software PHC.
Exportar Planeamento
A exportação para o MS Project renomeia quatro campos do tipo Texto na opção Customize Fields:
O campo text27 é renomeado para nmdosPHC, que guarda o nome do dossier do item que está a ser exportado.
O campo text28 é renomeado para obranoPHC, que guarda o número do dossier do item que está a ser exportado.
O campo text29 é renomeado para litemPHC, que guarda o item que está a ser exportado.
O campo text30 é renomeado para ntipoPHC, que guarda o tipo de barra do item que está a ser exportado.
Importar Planeamento
Na importação, se existir algum planeamento visível, poderão ser escolhidas duas opções de importação:
Criar um novo registo baseado no planeamento: é questionado se pretende criar um registo com base no planeamento a importar. Se confirmar, é como se tivesse sido clicado o botão Novo, e, ao ser preenchido o campo Processo, o software questiona sobre o ficheiro do MS Project a importar, criando um planeamento, ficando o ecrã em modo de alteração.
Substituir o planeamento.: o software questiona sobre o ficheiro a importar, elimina o planeamento antigo e substitui-o pelo novo planeamento do MS Project.
Durante a importação, o software verificará se existem os campos nmdosPHC, obranoPHC, litemPHC, ntipoPHC. Caso não existam, é apresentado um aviso sobre a inexistência dos mesmos, não importando nada. Uma vez que estes campos são por item, os itens que não os possuírem também não são importados.
Caso não exista o Microsoft Project 2003 instalado, o sistema avisa da impossibilidade de exportação e importação das Tarefas do planeamento.
No Microsoft Project 2003, não existe o conceito de Subtarefa. Desta forma, sempre que exista uma Tarefa X que possua como subtarefa uma Tarefa Y (no ecrã Planeamento de Processos), ao serem exportadas estas duas tarefas para o MS Project, verifica-se que, no novo Projeto (do MS Project), a Tarefa X ficará como Precedência (de 100%) da Tarefa Y.
No Microsoft Project 2003, não são permitidas Precedências entre tarefas que entrem em conflito. Desta forma, sempre que, no Planeamento do PHC Projeto, exista uma Tarefa X que possua como precedência uma Tarefa Y, e a Tarefa X começar antes de terminada a percentagem da Tarefa Y definida na precedência, significa que, ao ser exportado o Planeamento para o Microsoft Project 2003, a Tarefa X é colocada consoante as suas datas inicial e final. Por outro lado, a Tarefa Y é colocada de forma a que a data inicial da Tarefa X coincida com a percentagem da Tarefa Y terminada (definida na precedência).
Opções do Cronograma de Planeamento
Poderá:
criar uma tarefa (Tarefas de Planeamento).
eliminar uma tarefa. Ao selecionar uma tarefa de Capítulo (quando o Item está fechado e mostra uma tarefa que aglutina todas as que fazem parte dos subitens) e clicar em eliminar, são automaticamente removidas todas as tarefas associadas à tarefa selecionada.
consultar uma tarefa. É também possível consultar uma tarefa ao ser efetuado duplo clique sobre a barra da tarefa no cronograma de Planeamento.
abrir todos os nós dos orçamentos do Processo, ficando visíveis todos os itens e subitens dos orçamentos.
fechar todos os nós dos orçamentos do Processo, ficando visíveis apenas os itens principais dos orçamentos.
posicionar numa determinada data e hora no planeamento (dentro do intervalo de datas definido neste ecrã).
Especificidades
Caso exista o módulo Ocupação e o parâmetro A ocupação em dias inclui as datas de início e fim esteja ativo, através do clique direito do rato é possível consultar e introduzir dossiers internos de ocupação da tarefa. Estas opções só se encontram disponíveis quando o Planeamento não estiver em modo de introdução ou alteração.
Consultar ocupação da tarefa: disponibiliza uma lista das referências da tarefa que têm ocupação introduzida, sendo possível, através de duplo clique sobre a Referência ou selecionando a linha pretendida e clicando em OK, aceder diretamente ao documento que deu origem a esse registo.
Introduzir ocupação da tarefa: permite selecionar o Dossier de ocupação que se pretende introduzir. São inseridas automaticamente no dossier, para o período definido na tarefa, todas as referências que ainda não tenham ocupação definida. Ao gravar, são verificadas todas as compatibilidades, de acordo com a definição do dossier utilizado, incluindo sobreposição de ocupações. Caso não seja possível a gravação do dossier, será apresentada a lista de todas as incompatibilidades, para que estas possam ser identificadas e corrigidas. Verificando-se que todas as informações introduzidas estão corretas, o dossier será introduzido. Se forem efetuadas alterações nas datas das ocupações, aumentando ou diminuindo os períodos, o ajuste nas datas da tarefa terá de ser realizado manualmente.
Caso exista o módulo Ocupação e o parâmetro A ocupação é em horas esteja ativo, e a tarefa em questão tenha uma estrutura de custos e não seja subempreitada, surgem também as seguintes opções:
Consulta Reserva: Ao selecionar esta opção, surge uma listagem com as reservas criadas para a tarefa em questão.
Introduzir Reserva: Ao selecionar esta opção, surge o Monitor de Ocupação Horária com a estrutura de custos da tarefa, permitindo reservar cada elemento da tarefa.
Consulta Estadia: Ao selecionar esta opção, surge uma listagem com as estadias criadas para a tarefa em questão.
Ao clicar com o botão direito do rato sobre o Item, são apresentadas as seguintes opções:
Abrir nó e Fechar nó: Ao fechar um nó sobre um item que contenha subitens, são criadas tarefas virtuais que refletem a ocupação global do capítulo; estas são calculadas tendo em conta todas as tarefas associadas aos itens. A tarefa virtual fica com o nome Resumo de Tarefas e a cor definida no parâmetro. Os cálculos efetuados têm em conta os binómios (Data início + Hora início) e (Data fim + Hora fim) das tarefas, ou seja, são criadas tantas tarefas virtuais quantos os intervalos de datas existentes nas tarefas, tendo em conta as horas de início e fim de cada uma. Se as tarefas existentes no capítulo se sobrepuserem em termos de data e hora, será criada apenas uma tarefa virtual. Se existir pelo menos um minuto de intervalo entre elas, serão criadas tantas tarefas virtuais quantas as tarefas existentes. Exemplo de um item com o nó aberto: Exemplo de um item com o nó fechado:
Apresentar estrutura de custos: Ao clicar nesta opção, será apresentada uma listagem com a estrutura de custos do item definida no orçamento em questão.
Apresentar medidas: Ao clicar nesta opção, será apresentada uma listagem com as medidas do item definida no orçamento em questão.
Mapa de Necessidades por Item: Permite consultar todas as Necessidades (Mapa de Necessidades) do item selecionado, contando para os cálculos todas as suas tarefas.
Mapa de Necessidades por Capítulo: Permite consultar todas as Necessidades (Mapa de Necessidades) do capítulo selecionado, contando para os cálculos todas as tarefas do item selecionado e dos seus subitens. (Esta opção só está disponível quando um item tem subitens; por exemplo, o item selecionado é o "1" e os seus subitens são "1.1", "1.2", "1.2.1", "1.2.1.1", "1.3".)
Nota: estas opções só estão disponíveis quando o ecrã de Planeamento está em modo de consulta.