Esta funcionalidade do módulo de Documentos Eletrónicos permite a substituição da típica fatura em papel, agilizando os processos de faturação e reduzindo os custos das empresas.
É uma solução que permite o envio de documentos de faturação, como faturas, digitalmente assinados para uma entidade que as rececionará, arquivará e permitirá a posterior consulta dos documentos eletrónicos com valor legal e fiscal.
Após a respetiva Parametrização do Documento Eletrónico, os documentos de faturação eletrónicos terão um funcionamento do Documento Eletrónico muito simples, desdobrando-se na criação do ficheiro e no envio do mesmo para a entidade recetora.
A criação e o envio dos documentos eletrónicos poderão ser efetuados de forma automática através da Emissão Automática de Documentos Eletrónicos.
Através da aplicação, poderá efetuar a verificação da assinatura digital a qualquer altura em Verificar Assinatura Digital.
O Documento Eletrónico, seja uma Fatura ou uma Nota de crédito, obedecerá a um formato específico: o Formato XML Padrão PHC.
Funcionamento
Após a parametrização do Documento Eletrónico, no ecrã Faturação poderá produzir e enviar o documento eletrónico. Neste caso, os documentos serão guardados na diretoria indicada no parâmetro Diretoria onde deve ser guardado o documento eletrónico.
Na diretoria ficará um ficheiro compactado que contém o documento eletrónico, o ficheiro com a assinatura digital, o ficheiro PDF, caso esteja definido para incluir, e o ficheiro XML, caso esteja definido para incluir.
Se existir o módulo PHC CS Documentos desktop, poderá adicionalmente:
produzir o documento;
produzir e enviar de imediato;
enviar apenas os documentos anteriormente produzidos.
Neste caso, todos os documentos produzidos serão guardados na base de dados.
Ao utilizar a opção Produzir o documento eletrónico em PDF assinado, será gerado um documento PDF com uma assinatura e proceder-se-á ao envio por email para o cliente. Caso o módulo PHC CS Documentos desktop esteja ativo, a aplicação irá também anexar esse documento PDF ao documento de faturação respetivo.
Opções no ecrã de Documentos de Faturação
No menu de opções do ecrã de documentos de faturação eixstem duas opções:
Pedir certificados de entrega de documento eletrónico para este documento de faturação: esta opção estará disponível para documentos já enviados. Caso o documento já tenha sido rececionado pelo cliente, será devolvida ao software a data da receção. Esta informação alimentará os campos disponíveis no ecrã de faturação, na página Doc. Eletrónico.
Pedir certificados de entrega de documentos eletrónicos: esta opção mostrará todas as datas de receção dos documentos enviados eletronicamente e recebidos pelo cliente e cujo certificado de entrega ainda não tenha sido pedido. Esta informação alimentará os campos disponíveis no ecrã de faturação, na página Doc. Eletrónico.
Gestão Documental
No ecrã Gestão Documental, poderá ser consultado o documento produzido ou enviado.
Com o botão direito do rato sobre o registo do anexo, poderá aceder à opção Verificar Assinatura. Esta opção servirá para verificar se a assinatura é válida para o documento.
As opções Verificar Assinatura e Ver conteúdo do Documento Eletrónico apenas aparecerão se, ao produzir o documento, for selecionada uma das seguintes opções:
Produzir o documento eletrónico referente a este documento de faturação e guardá-lo;
Produzir o documento eletrónico, enviá-lo para o destinatário e guardá-lo como anexo;
Enviar o documento eletrónico anteriormente produzido para o destinatário.