É possível produzir, guardar e/ou enviar vários documentos eletrónicos ao mesmo tempo, acelerando esta tarefa.
Web
Esta funcionalidade está disponível em Gestão | Clientes | Emissão automática de Documentos Eletrónicos com os seguintes campos:
Documentos de Faturação: Permite selecionar o tipo de documento a emitir (apenas surgem disponíveis os documentos que estejam configurados para usar XML Padrão ou PDF).
Todos os documentos configurados com documento eletrónico: Ao ativar esta opção, a aplicação ignora o tipo de documento escolhido na opção anterior e vai contar com todos os tipos de documentos de faturação que estão configurados com as opções de documento eletrónico.
Reprocessar já produzidos e/ou enviados: Permite processar documentos eletrónicos que já foram produzidos e/ou enviados.
Filtros aos Documentos de Faturação: Permite definir um filtro aos documentos de faturação:
Produzir os documentos eletrónicos
Produzir os documentos eletrónicos e enviá-los para os destinatários
Produzir os documentos eletrónicos em PDF assinado e enviá-los para os destinatários
Após definir estes dados, e se existirem documentos eletrónicos nas condições indicadas, ao clicar no botão Preparar serão apresentados todos os documentos.
Ao selecionar documentos na grelha é apresentado o botão Emitir Documentos Eletrónicos que, ao clicar, cria e envia os documentos eletrónicos (se a opção de enviar for selecionada e se na ficha do cliente estiver configurado o email).
Se possuir o módulo Documentos Intranet, as opções de produção e envio de documentos eletrónicos surgem da seguinte forma:
Produzir os documentos eletrónicos e guardá-los como anexo
Produzir os documentos eletrónicos enviá-los para os destinatários e guardá-los como anexo
Enviar os documentos eletrónicos anteriormente produzidos aos destinatários
Produzir os documentos eletrónicos em PDF assinado, enviá-los para os destinatários e guardá-los como anexo
Com estas opções é possível produzir, enviar os documentos eletrónicos e guardá-los na tabela Anexos.
O ficheiro eletrónico XML Padrão e/ou PDF é guardado num ficheiro com extensão ZIP dentro de uma pasta.
A opção Produzir o documento eletrónico em PDF assinado apenas está disponível em séries de documentos configurados com o campo Inclui documento PDF ativo.
Esta funcionalidade está disponível com o PHC On ativo e caso tenha acesso aos módulos Documentos Electrónicos, Intranet e Gestão. É necessário também ter o parâmetro Utiliza Documento Eletrónico ativo.
Desktop
A emissão automática de documentos eletrónicos só encontra disponível se o módulo de Documentos Eletrónicos estiver instalado.
Esta opção permitirá processar vários documentos eletrónicos ao mesmo tempo, contribuindo para que a emissão de documentos de faturação eletrónicos seja mais rápida.
Documentos de Faturação: permitirá selecionar o tipo de documento que pretende emitir.
Todos os documentos configurados como Documento Eletrónico: ao ativar esta opção, a aplicação ignorará o tipo de documento escolhido na opção anterior e contará com todos os tipos de documentos de faturação configurados com as opções de documento eletrónico.
Reprocessar já produzidos e/ou enviados: permitirá processar documentos eletrónicos que já foram produzidos e/ou enviados. Esta opção não contemplará os documentos que já tenham pedido o Certificado de Entrega.
Poderá filtrar os documentos de faturação.
Depois de definir as opções, deverá clicar no botão Preparar. Se existirem documentos eletrónicos nas condições indicadas, estes serão apresentados.
Após este passo, poderá clicar no botão Emitir onde os documentos eletrónicos serão produzidos e enviados, se a opção de enviar for selecionada.
Para que esta opção funcione, será necessário que a ficha do cliente esteja devidamente configurada. Caso a ficha do cliente tenha configurado o país de origem como Outros, não será apresentado o NIF na emissão automática do documento eletrónico.