O factoring é uma solução de gestão e cobrança de créditos, frequentemente utilizada na gestão de tesouraria das empresas. Consiste na cedência a uma entidade financeira dos créditos sobre terceiros, permitindo antecipar a sua cobrança e melhorar a liquidez e a gestão do fluxo de tesouraria da empresa.
Funcionamento
Um Contrato de Factoring é sempre celebrado por escrito (art.º 7.º do Decreto-Lei n.º 171/95), e nele deverão estar especificados os seguintes itens:
A duração do contrato;
A comissão de factoring;
A periodicidade das cessões (remessa ao factor das cópias das facturas emitidas);
Os clientes incluídos no contrato e a taxa de juro dos adiantamentos efetuados pelo factor.
A celebração do contrato deverá ser comunicada aos clientes da empresa aderente, passando as faturas a incluir a indicação de que deverão ser pagas ao factor no vencimento e nas condições até então praticadas.
Fundamentalmente a actividade de factoring consiste em uma empresa (aderente), fornecedora de bens ou serviços, ceder as suas facturas sobre os clientes (devedores) a uma empresa de factoring (factor ou cessionário).
Esta cedência poderá ser efetuada com três objetivos distintos:
As faturas são cedidas apenas para efeito de cobrança. Na altura do vencimento a empresa de factoring cobra as facturas e entrega os respetivos valores ao aderente. A empresa de factoring recebe uma comissão por este serviço;
As faturas são cedidas para serem cobradas, mas o aderente não espera pelo vencimento das mesmas para receber. A factor efetua-lhe um adiantamento sobre os valores a receber. A empresa de factoring recebe comissão e juros. No caso de o devedor não pagar o aderente terá de repor o dinheiro (factoring com recurso);
A empresa de factoring compra os créditos ao aderente. Neste caso o aderente, mesmo que o devedor na data do vencimento não pague, nunca terá que devolver o dinheiro (factoring sem recurso). A empresa de factoring recebe comissões (de cobrança e de risco).
Os serviços de factoring são ainda uma importante ferramenta de gestão nas empresas uma vez que o acompanhamento e análise da performance dos devedores são efectuados em permanência, o que se traduz num acompanhamento efetivo e dinâmico dos clientes.
Este módulo, permite aos aderentes ao Factoring efetuar uma gestão dos contratos de factoring e das respectivas Cessões de Crédito, bem como de toda a informação inerente ao processo.
Por exemplo: controla toda a informação relativa aos clientes incluídos no contrato, o limite de crédito e o montante cedido por cada devedor e para o total do contrato. Poderá ainda efetuar o das cessões de crédito para cada devedor, efetuar previsões de recebimentos e controlar os adiantamentos relativos às cessões de crédito. Relativamente às impressões esta aplicação possibilita a impressão dos vários contratos e das respetivas cessões de crédito.
O módulo Factoring só funciona em conjunto com o módulo de gestão.
Acessos
Este módulo tem acessos específicos, nomeadamente:
Cesassões de Crédito: Permite autorizar ou impedir o acesso a alterar, apagar, consultar, introduzir, aos mapas e a supervisão dentro desta opção;
Contratos de Factoring: Permite autorizar ou impedir o acesso a alterar, apagar, consultar, introduzir, aos mapas e a supervisão dentro desta opção;
Linhas das Cesassões de Crédito: Permite autorizar ou impedir o acesso a alterar, apagar, consultar, introduzir, aos mapas e a supervisão dentro desta opção;
Linhas dos Contratos de Factoring: Permite autorizar ou impedir o acesso a alterar, apagar, consultar, introduzir, aos mapas e a supervisão dentro desta opção.
Configuraçõess
As configurações das Tabelas de Códigos, Parâmetros da Aplicação e os Acessos do Factoring são as mesmas que as do módulo de Gestão.
O registo da empresa de Factoring deverá ser efectuado através do ecrã de Constituição da Tabela de Clientes. Como tal deverá aceder ao menu gestão e escolher a opção Gestão de Clientes. Para que a aplicação possa identificar que o cliente registado é de Factor deverá ser ativa a opção existente na página Dados Financeiros Cliente Factor para Contratos de Factoring.
É necessário ainda aceder ao ecrã de Configuração de Recibos de C/c para Clientes e criar uma nova série de recibos activando a opção Série para recebimentos de factor. Para aceder a este ecrã existem duas formas de o fazer:
Através do menu Tabelas | Gestão | Configurar Recibos de c/c para Clientes
Através de um clique com o botão do lado direito do rato no campo da série do recibo, no ecrã de Recibos (Gestão Recibos de c/c para clientes).
Após o módulo devidamente configurado e parametrizado poderá iniciar os registos no sistema. Em primeiro lugar deve criar um registo de um Contratos Factoring. Para tal, deverá aceder ao menu Gestão | Factoring | Contratos e escolher um novo registo clicando no botão que se encontra no menu superior do ecrã. Ao efetuar o registo de um novo contrato deverá inserir na página Devedores os clientes afetos ao contrato celebrado, assim como o valor autorizado estipulado para cada cliente.
Após o registo do novo contrato, encontra-se apto a emitir o documento da Cessões de Crédito propriamente dito.
Para tal deverá aceder escolher a opção Cessões de Crédito no menu Gestão | Factoring e criar um novo registo. No campo Contrato do ecrã cessões de crédito deverá escolher qual o contrato que pretende efetuar a cessão. Para selecionar as faturas a incluir deverá clicar no botão que se encontra no canto inferior esquerdo do ecrã. A aplicação apresentará uma listagem de todas as faturas existentes - que não se encontrem liquidadas ou cedidas - dos devedores apensos ao contrato pelo que deverá escolher quais as que pretende incluir na cessão, ativando na primeira coluna a linha da fatura pretendida.
Após o registo da cessão deverá ser enviada a notificação ao devedor (cliente) de acordo com o Art.º 583 do Código Civil o qual estabelece: Art.º 583, ponto 1- A cessão produz efeitos em relação ao devedor desde que lhe seja notificada, ainda que extrajudicialmente, ou desde que ele a aceite
Após a conclusão da criação do Documento de Cessão é enviado o mesmo à sociedade de Factoring, podendo ao mesmo tempo solicitar um adiantamento sobre os créditos cedidos. Com a cessão de crédito é movimentada a conta de tesouraria pelo valor correspondente à comissão acordada (Taxa de comissão inserida no ecrã de contratos a multiplicar pelo calor total da cessão) Ao ser autorizado o adiantamento pela Sociedade de Factoring o mesmo deverá ser lançado na página Adiantamentos no ecrã de contratos, assim como o valor dos juros a liquidar se os mesmos se encontrarem discriminados no documento de adiantamento emitido pela Factor
Especificidades
O Factor deverá ser criado como um novo Cliente, ativando a opção Cliente Factor para Contratos de Factoring;
Terá também de configurar uma nova série de Recibos de c/c para clientes, para emitir recibos de Factoring, ativando a opção Série para recebimentos de factoring.
A partir deste momento poderá criar Contratos de Factoring para este Factor. O Contrato de Factoring identifica o Cliente Factor, e no separador Devedores estão presentes os clientes cujas faturas serão enviadas para a Empresa de Factoring ao abrigo desse Contrato. No ecrã de Contratos de Factoring são definidas as taxas de juro e as comissões cobradas, bem como os montantes acordados. No caso do Contrato de Factoring ter definidas comissões em percentagem e de valor fixo, na cessão de crédito é aplicada a comissão de valor fixo.
Caso possua o módulo de Contabilidade e pretenda integrar os documentos de Factoring, deverá ter presente que, na introdução de Cessões de Crédito, o campo N/Referência será utilizado como número de documento na Contabilidade.
Existem campos que são meramente informativos, não desencadeando qualquer ação.
Exemplo de campos informativos
No Contrato de Factoring - Com recurso e Taxa de juro
Na Cessão de Crédito - Créditos tomados em ...