Durante o mês de novembro decorre o prazo de entrega dos mapas dos Quadros de Pessoal, com informação referente ao mês de outubro.
A entrega por meio informático (correio eletrónico ou CD-ROM) é obrigatória para os empregadores com mais de 10 trabalhadores, devendo conter toda a informação referente à entidade empregadora, ou seja, os dados da empresa, de todos os estabelecimentos e dos respetivos trabalhadores, incluindo os estrangeiros e apátridas, referentes ao mês de outubro anterior.
Configurações
Antes de iniciar a impressão, deverá configurar os pressupostos necessários:
Ficha Completa da Empresa
Na Ficha Completa da Empresa, deverá, na pasta Dados para os Mapas, preencher a informação relativa aos contactos e dados da empresa. Os seguintes campos são de preenchimento obrigatório:
N.º Contribuinte
Nome da empresa
Localização e contactos da empresa (Morada, Telefone, Código de Distrito, Concelho e Freguesia)
CAE (Código da Atividade Principal da Empresa)
Cód. Nat. Jurídica (Código da Natureza Jurídica)
Ano de Constituição da Empresa
Dados para contacto dos Quadros de Pessoal
Funcionários
No ecrã de Funcionários, os funcionários deverão ter a sua ficha devidamente preenchida, sendo obrigatório o preenchimento dos seguintes campos:
Nome do Funcionário
Data de Nascimento
Data de Admissão
Inst. Reg. Coletivo
Categoria
Profissão
Curso (Habilitações Mapa Trab.)
Sexo
Nacionalidade
Situação na Profissão
Tipo de Contrato
Regime de Duração de Trabalho
Existem campos que estão associados a tabelas, que têm um código associado. Por exemplo, se efetuar clique direito sobre o campo Inst. Reg. Coletivo, abre um ecrã que tem um registo com código e descrição; esse código, por vezes, é alterado pela instituição responsável pelo mapa (DGEEP). Se não estiver a utilizar os códigos corretos (ver o dossier de especificações técnicas disponibilizado pela entidade DGEEP), ao validar o ficheiro na aplicação da instituição dará mensagens de erros.
Recibos de Vencimento
No ecrã de Recibos de Vencimento, deverão existir recibos para os funcionários para o mês indicado no filtro (para entregar o mapa, conforme descrito acima, os dados têm que ser referentes ao mês de outubro). Consoante a configuração utilizada na tabela de códigos de vencimento, assim os valores aparecerão nas respetivas colunas do mapa de Quadros de Pessoal (Base, Prémios e Subsídios Regulares, Trabalho Suplementar e Prestações Irregulares).
Códigos de Vencimentos
Para aparecerem valores na coluna Base do mapa, o código de vencimento deverá ter ativas as seguintes opções:
Este é um código para o ordenado base
Esta é uma remuneração de caráter constante
Para aparecerem valores na coluna Prémios e Subsídios Regulares do mapa, o código de vencimento deverá ter ativa a seguinte opção:
Esta é uma remuneração de caráter constante
Para aparecerem valores na coluna Trabalho Suplementar do mapa, o código de vencimento deverá ter ativas as seguintes opções:
Este é um código de subsídios
Este é um código para horas extra
Na coluna Prestações Irregulares do mapa, aparecem todos os valores que não estão incluídos nas colunas anteriores. Exemplo: O código de vencimento — Subsídio Alimentação — se tiver as seguintes validações: Esta é uma remuneração de carater constante; Este é um código de subsidio de refeição. Como o subsídio está configurado como remuneração de caráter constante, aparecerá na coluna de subsídios regulares; caso contrário, será uma prestação irregular.
Para preencher as colunas do mapa referentes ao valor, deverá preencher os seguintes campos:
Mês dos salários
Ano dos salários
Poderá escolher qual a ordenação pretendida, por Nome de funcionário ou pelo Número.
Ao ativar a Utiliza o filtro definido para os funcionários, são ignoradas as considerações oficiais definidas pelas instruções de preenchimento do referido mapa, nomeadamente no que refere aos funcionários em atividade na última semana do mês para que se está a tirar o mapa. Tal significa que existe opção de decidir quais os funcionários que aparecem no mapa.
No campo Inst. Reg. Coletivo deverá selecionar o Instrumento de Regulamentação Coletivo de Trabalho (IRCT) que pretende imprimir. Deverá imprimir um mapa para cada IRCT definido. Este campo é utilizado para a impressão em papel, pois ao criar o ficheiro do mapa este será criado tendo em conta todos os IRCTs criados na tabela.
Impressão
Para imprimir o mapa, deverá realizá-lo por fases:
Primeiro imprimir a folha de rosto, utilizando o botão de Imprimir que se encontra ao lado da opção Folha de Rosto. Ao mandar imprimir as folhas de rosto dos Quadros de Pessoal utilizando o botão de imprimir que se encontra no fundo do ecrã, é possível escolher quais os estabelecimentos para imprimir.
Para imprimir a restante informação, deverá ativar a opção Mapa para o Ministério do Trabalho, selecionar qual o mês, ano dos salários e o Reg. Coletivo. Depois de configuradas as opções, deverá imprimir utilizando o botão que se encontra no fundo do ecrã.