Enquadramento
A emissão do Anexo aos campos 40 e 41 da Declaração Periódica do IVA decorre da Portaria n.º 255/2013, de 12/08/2013, que introduziu a obrigação de gerar anexos relativos aos valores inscritos nesses campos.
Estes anexos asseguram o controlo das regularizações de imposto efetuadas pelos sujeitos passivos, identificando a norma legal aplicável, a base de incidência, o montante de imposto e os elementos de identificação do adquirente.
Os valores registados nos campos 40 e 41 da declaração periódica passam a ser discriminados nos respetivos anexos, que constituem parte integrante do modelo da declaração.
Este sistema permite à AT reunir a informação relevante sobre cada crédito em mora e os respetivos devedores, reforçando o controlo das regularizações efetuadas e contribuindo para o combate à fraude e evasão fiscais.
Os modelos de anexos têm, assim, por objetivo apresentar a norma legal associada a cada regularização, a base de incidência, o montante de imposto e a identificação do adquirente.
As regularizações devem ser efetuadas sempre que ocorra uma alteração ao IVA inicialmente liquidado em operações tributáveis tituladas por faturas.
A recuperação do IVA pelos sujeitos passivos, ao abrigo do regime previsto nos artigos 78.º-A a 78.º-D do CIVA, depende do cumprimento das seguintes condições:
as informações relativas ao crédito (fatura, identificação do adquirente, valor e imposto liquidado, diligências de cobrança e respetivo insucesso) devem integrar o dossier fiscal do sujeito passivo e ser certificadas por um Revisor Oficial de Contas;
nos créditos em mora há mais de 24 meses, é obrigatória a submissão de um pedido de autorização prévia à AT, no prazo de 6 meses após o crédito ser considerado de cobrança duvidosa.
Configurações
Parâmetros gerais
Antes de emitir uma nota de crédito, uma nota de débito ou qualquer documento de regularização relativo a compras, deve ser ativada a opção Utiliza anexo aos campos 40 e 41 nos parâmetros do sistema. Após ativar este parâmetro, é obrigatório reiniciar a aplicação.
Com o parâmetro ativo, no ecrã de integração de documentos contabilísticos, o campo Um documento na contabilidade por cada documento fica automaticamente ativo e apenas para leitura, não sendo possível desativá‑lo.
Notas de Crédito e Notas de Débito
As notas de crédito devem ser emitidas quando ocorre uma redução do valor tributável, enquanto as notas de débito devem ser utilizadas sempre que exista um aumento do valor tributável. O valor correspondente à retificação do imposto deve ser registado no campo 40 ou campo 41 da Declaração Periódica do IVA, conforme se trate de uma redução ou de um aumento do imposto.
No anexo da declaração do IVA, Modelo 40 — Regularizações a Favor do Sujeito Passivo, devem ser registados os seguintes elementos, de acordo com o artigo 78.º do CIVA, n.ºs 2, 3 e 6:
Número de Identificação Fiscal do adquirente;
Base de incidência da regularização;
Imposto dedutível.
Emissão a Clientes
No Cegid PHC Gestão CS, na configuração dos Documentos de Faturação do tipo 2 (Notas de Débito) e tipo 3 (Notas de Crédito), encontra-se a opção Normativo Legal (disponível apenas se possuir o módulo PHC Contabilidade CS ou a sua validação para um grupo de utilizadores). Este campo é de preenchimento obrigatório e deverá ser preenchido com o normativo legal mais usado na emissão de Notas de Crédito / Notas de Débito.
Nota: a opção Normativo Legal só está disponível na configuração dos Documentos de Faturação do tipo 2 ou do tipo 3, se existir o módulo PHC Contabilidade CS ou a sua validação para um grupo de utilizadores.
Por exemplo: na empresa XPTO existem 4 funcionários que emitem Notas de Crédito e Notas de Débito mas não têm acesso à Contabilidade. Para que este grupo consiga preencher a opção Normativo Legal nos respetivos documentos, é necessário ter a validação do módulo PHC Contabilidade CS. Se os mesmos tivessem acessos ao módulo PHC Contabilidade CS, bastaria ter o módulo PHC Contabilidade CS nos programas e não nas validações.
No ecrã de faturação, irão encontrar-se dois campos no separador Outros Dados:
Anexo 40
Anexo 41
Estes campos são preenchidos automaticamente com os valores inseridos no normativo legal, na configuração do documento, evitando assim que, ao gravar, não se proceda ao seu preenchimento e, desta forma, se cause inconsistência de dados entre os valores apresentados na Declaração do IVA (campo 40 e/ou 41) e os valores apresentados no Anexo ao Campo 40 e Anexo ao Campo 41.
Caso seja necessário proceder-se à alteração do normativo quando da emissão do documento de regularização, poderá efetuar-se essa alteração.
Deixa de existir a necessidade de criação de uma nota de crédito/nota de débito para cada normativo, podendo ser utilizada a mesma série de faturação para todos os normativos.
Registo de Compras — Fornecedores
Tal como na faturação, também nas compras é necessário configurar os documentos para que incluam o normativo legal que permitirá integrar os respetivos valores nos campos do Modelo 40 ou Modelo 41.
A configuração é efetuada no ecrã de Códigos de Movimentos de Conta Corrente. No separador Contabilidade, encontra‑se o campo Regularização de IVA, onde deve ser selecionado o normativo legal aplicável à regularização.
À semelhança do procedimento utilizado para documentos de regularização de clientes, no registo de documentos de regularização de fornecedores pode ser criada uma única série de documento para cada tipo de regularização — Nota de Crédito e Nota de Débito. O normativo legal pode ser ajustado no momento da emissão do documento, através do separador Outros dados no ecrã de Compras.
Créditos incobráveis
Para integrar no Modelo 40 os valores emitidos através de recibos considerados incobráveis, é necessário, em primeiro lugar, configurar a série do recibo como série de movimentos incobráveis.
Ao emitir um recibo utilizando essa série, ficam disponíveis no separador Outros Dados dois campos:
Normativo Legal
Número do Pedido
O campo Normativo Legal deve ser sempre preenchido; caso contrário, os valores associados ao documento não serão apresentados no Modelo 40.
O campo Número do Pedido só deve ser preenchido quando exista pedido prévio de autorização submetido à AT, aplicável aos créditos em mora há mais de 24 meses.
Os valores correspondentes à base tributável e ao IVA a regularizar devem ser inseridos diretamente no ecrã de documentos contabilísticos.
Não é possível integrar na contabilidade os dados do recibo incobrável; assim, apenas o normativo legal e o número do pedido são transferidos para o anexo 40. Toda a informação restante deve ser completada manualmente no documento contabilístico.
Não é suportada a inclusão de créditos incobráveis anteriores a 2013.