A base de dados instalada na aplicação possui diversas tabelas que não são necessárias para as empresas que trabalham apenas com o módulo Cegid PHC CS Contabilidade Desktop, resultando numa redução de espaço disponível em disco e um prolongamento de tempo de resposta por parte da aplicação.
Quem possuir exclusivamente o módulo Cegid PHC CS Contabilidade Desktop ou o módulo Cegid PHC CS Interop Desktop, poderá configurar a sua base de dados para que esteja pronta a trabalhar apenas com estes módulos.
Este processo é efetuado no Assistente de Instalação e Manutenção quando entra na base de dados.
Assistente
Ao selecionar a Manutenção Personalizada, o assistente passará a disponibilizar duas opções:
Otimizar para a Contabilidade: ao ativar será apresentada automaticamente a opção Nova Empresa que aparece inativa por defeito
Nova Empresa: o Assistente de Instalação terá 3 passos adicionais específicos para preenchimento de informação relativa a dados da empresa que, juntando aos restantes 3 passos de rotina do assistente, totalizam seis passos de configuração para preparar a base de dados.
Passos do assistente:
Dados da Empresa: neste passo existem campos de preenchimento obrigatório, como Nome, Morada, Contribuinte, Seg. Social ou País, que serão gravados no estabelecimento Sede da Ficha Completa da Empresa.
Caso algum destes campos não estiver preenchido, não será realizada nenhuma atualização à Ficha Completa da Empresa.
Se tiver a opção Nova Empresa inativa, não será apresentado este ecrã e os dados serão automaticamente carregados.
Parâmetros a Definir: aqui são apresentados os parâmetros gerais essenciais para o funcionamento do módulo PHC CS Contabilidade desktop. Os parâmetros de opção estão ativos por defeito.
O parâmetro Código do Sistema Contabilístico apresentará as opções de SNC para Portugal, POC para África e PGC para Espanha automaticamente, consoante a base de dados que esteja a utilizar.
Se inativar o parâmetroPossui ano Fiscal igual ao Civil, os campos para selecionar o 1.º, 13.º, 14.º, 15.º e 16.º meses do ano poderão ser alterados manualmente. Com base no valor escolhido para o 1.º mês, são preenchidos os parâmetros relativos aos primeiros 12 meses. Caso a opção Nova Empresa esteja inativa, os parâmetros serão automaticamente carregados.
Mapas a Importar (campos e importação dos mapas): são apresentados os campos para preencher o acesso ao Web Service da PHC. Ao clicar no botão OK, serão apresentados os mapas de gestão baseados na norma contabilística escolhida no Passo 1 e também os mapas que não tenham a norma preenchida.
Confirmar as seleções anteriores: ao clicar em Terminar, serão gravados os dados da Ficha Completa da Empresa, os Parâmetros, os Mapas de Gestão escolhidos. Serão eliminadas todas as tabelas que não são necessárias. Será apresentada uma barra de progresso a indicar qual(is) ou a(s) tabela(s) que estão a ser apagadas. De seguida, será iniciado o processo normal de instalação e manutenção.
Selecionar Ficheiros (com Otimizar para Contabilidade ativa): fica automaticamente selecionada a opção Todos (apenas recomendado na instalação de software ou upgrade de versão), não sendo possível alterar para outra.
Operações de reconstrução: todas as opções ficam ativas, não podendo desativar nenhuma.
A funcionalidade Otimizar para a Contabilidade não deve ser usada numa base de dados criada de raiz no SQL, mas sim numa demo ou numa csdefault. Este processo não foi preparado para criar tabelas, mas para apagar tabelas que não sejam necessárias e para quem irá trabalhar apenas com o módulo PHC CS Contabilidade desktop.