Enquadramento legal
De acordo com o disposto na Portaria 375/2003, de 10/05/2003, os sujeitos passivos do IVA estão obrigados ao envio, por transmissão eletrónica de dados, da declaração periódica a que se refere a alínea c) do n.º 1 do art.º 29.º do Código do IVA, bem como dos respetivos anexos, nos prazos referidos no n.º 1 do art.º 41.º do mesmo Código.
Esta declaração destina-se a apresentar o cálculo do imposto liquidado e do imposto suportado com a aquisição de bens e serviços, sendo que a diferença entre o valor liquidado e o valor deduzido será o valor a entregar ao Estado.
Prazos de entrega
Mensalmente: As empresas cujo volume de negócios anual seja igual ou superior a € 498.797 estão sujeitas ao regime normal mensal do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) e estão obrigadas a entregar, até ao dia 10 de cada mês — ou até ao dia útil seguinte, no caso de o dia 10 calhar ao fim de semana ou num feriado — as declarações relativas ao exercício da atividade do segundo mês anterior ao vigente.
Trimestralmente: As empresas cujo volume de negócio seja inferior a € 498.797 estão sujeitas ao regime normal trimestral e deverão entregar as declarações relativas às operações efetuadas no primeiro trimestre de cada ano durante o mês de maio. As entregas da declaração periódica relativas ao segundo e ao terceiro trimestre devem ser efetuadas, respetivamente, até 20 de agosto e 20 de novembro, conforme previsto no n.º 1 do artigo 41.º do Código do IVA.
Emissão da declaração de IVA no Monitor
No monitor de obrigações declarativas poderá efetuar o cálculo e processamento da Declaração Periódica do IVA, com todos os anexos, assim como efetuar o apuramento do IVA através de um assistente, ou seja, efetuar todo o processo de apuramento e emissão do mapa do IVA de seguida.
Antes de efetuar o processamento do IVA e o consequente apuramento, deverá proceder à configuração de um registo no ecrã Apuramento do IVA, onde indicará as contas a serem movimentadas, assim como o regime em que a empresa se encontra enquadrada para efeitos de IVA: Mensal ou Trimestral.
Acesso ao monitor
Para efetuar o processamento e a emissão da Declaração Periódica do IVA no Monitor de Obrigações Declarativas, deverá aceder ao menu Contabilidade e selecionar a opção Monitor de Obrigações Declarativas.
Neste ecrã visualizará, no nó Contabilidade, a opção Produção Declaração de IVA.
Ao clicar no botão Executar, será apresentado o ecrã Produção Declaração de IVA.
Produção da declaração
Após seleção das opções pretendidas, deverá clicar no botão Produzir e será apresentado o visualizador do mapa da Declaração Periódica do IVA, onde deverá preencher os campos necessários, para facultar a informação se a declaração se encontra dentro ou fora de prazo.
Após preencher os dados e clicar em OK, a aplicação gera o ficheiro XML contendo os dados da Declaração Periódica, gravando o mesmo no diretório escolhido.
Em seguida, o assistente passa para o Anexo ao campo 40 e 41 da Declaração Periódica do IVA.
Anexo ao campo 40 e 41
Neste ecrã, os dados respeitantes ao Ano e ao Período são preenchidos automaticamente com a informação dada anteriormente (primeiro ecrã do assistente).
Deverá ativar a opção Incluir no anexo para que o(s) anexo(s), se existirem valores no campo 40 e 41, sejam processados e incluídos no ficheiro da Declaração Periódica do IVA.
Ao clicar no botão Preparar, a aplicação apresenta um relatório com os dados que vão integrar o ficheiro. Estando os dados verificados, deverá clicar em OK para que a aplicação retorne ao ecrã anterior, o qual possui agora a opção Produzir.
Ao efetuar esta ação, a aplicação regrava o ficheiro da Declaração Periódica do IVA, acrescentando ao mesmo os dados inerentes ao Anexo ao Campo 40 e 41.
De seguida, e após clicar em OK, segue-se o Reembolso do IVA.
Apuramento do IVA
Efetuando a preparação e processamento do ficheiro, passa-se à fase de apuramento do IVA.
Neste ecrã, deverá definir em que diário e em que tipo de documento deverá efetuar o cálculo do IVA na contabilidade.
Ao clicar em Preparar, visualizará a listagem/relatório do apuramento.
Após clicar em OK e regressar ao ecrã de execução do Apuramento de IVA, passa a ser visível o botão Emitir.
Ao clicar neste botão, a aplicação prossegue com o Apuramento do IVA.
Ao clicar em OK, a aplicação questiona se pretende fechar a data da contabilidade.
Conclusão do processo
Ao finalizar todo o processo, é apresentada a seguinte mensagem: O ficheiro foi gerado e encontra-se pronto a ser submetido à AT com todos os anexos correspondentes e, na contabilidade, o registo do Apuramento do IVA encontra-se efetuado.