No preenchimento dos anexos, designadamente dos quadros 01‑A, é necessário ter atenção à desagregação das regularizações pelas diversas categorias estabelecidas no artigo 78.º do Código do IVA.
Enquadramento
Regularizações Artigo 78º, nº 3 do CIVA
As regularizações previstas no artigo 78.º do CIVA podem resultar da retificação ou substituição de faturas já registadas, quando estas tenham sido emitidas com incorreções em qualquer dos elementos obrigatórios (identificação do adquirente, valores, designação ou quantidade dos bens, taxas de imposto, entre outros).
Estas situações abrangem faturas inexatas relativas a operações efetivamente realizadas, mas cujo conteúdo não corresponde ao acordado ou contém dados incorretos.
Se da retificação resultar imposto a favor do sujeito passivo, a regularização é facultativa, mas só pode ser efetuada no prazo de dois anos. A regularização deve ser incluída:
no Campo 40 do Quadro 06 da Declaração Periódica;
e no Quadro 1‑A, com o código 02 do anexo ao Campo 40.
A regularização é declarada no período em que for efetuada, desde que dentro do prazo de dois anos.
Se da retificação resultar imposto a favor do Estado, a regularização é obrigatória e deve ser realizada, sem penalidade, até ao final do período de imposto seguinte àquele a que respeita a fatura retificada. Caso não seja efetuada dentro do prazo legal, continua a ser obrigatória e deve ser realizada através de declaração periódica de substituição do período em que deveria ter ocorrido.
Esta regularização deve ser incluída:
no Campo 41 do Quadro 06 da Declaração Periódica;
e no Quadro 1‑A, com o código 02 do anexo ao Campo 41.
São resultantes da retificação ou substituição de faturas já registadas, que tenham sido emitidas com incorreções, nomeadamente de algum dos dados obrigatórios (nome, morada e NIF do adquirente, valor, designação ou quantidade dos bens, taxas de imposto).
Podem tratar-se de faturas inexatas de operações realizadas, ou seja, com algum dado introduzido na fatura incorreto ou não acordado previamente com o adquirente. Se da correção a efetuar, resultar imposto a favor do sujeito passivo, a retificação é facultativa, mas apenas poderá ser efetuada no prazo de dois anos. Essa regularização deve ser incluída no campo 40 do Quadro 06 da Declaração Periódica e no Quadro 1-A, com o código 02 do anexo do campo 40.
A regularização é feita na declaração do período em que for efetuada, dentro do prazo de dois anos. Se resultar imposto a favor do Estado, a regularização é obrigatória e deve ser feita, sem qualquer penalidade, até ao final do período de imposto seguinte àquele a que respeita a fatura a retificar. Caso não seja efetuado no prazo previsto, a regularização continua a ser obrigatória e deverá ter lugar em declaração periódica de substituição do período em que deveria ter sido efetuada. Essa regularização deve ser incluída no campo 41 do Quadro 06 da Declaração Periódica e no Quadro 1-A, com o código 02 do anexo do campo 41.
Regularizações do n.º 4 do artigo 78º do CIVA
Quando o adquirente é informado da regularização efetuada pelo fornecedor a seu favor, deve proceder à regularização do imposto a favor do Estado até ao final do período de imposto seguinte ao da receção da nota de crédito (documento retificativo).
Se a regularização não for efetuada dentro do prazo legal, e tratando‑se de situações que originam imposto a favor do Estado, esta deve ser realizada através de declaração periódica de substituição relativa ao período em que deveria ter sido efetuada.
A regularização deve ser incluída:
no Campo 41 do Quadro 06 da Declaração Periódica de IVA;
e no Quadro 1‑A do anexo ao Campo 41, utilizando o código 03.
Quando tenha sido dado conhecimento ao adquirente de regularização efetuada pelo fornecedor a seu favor, esse adquirente deve proceder à regularização do imposto a favor do Estado, até ao final do período de imposto seguinte ao da receção do documento retificativo (nota de crédito) emitido pelo fornecedor.
Caso não seja efetuada no prazo previsto e nas situações que originam imposto a favor do Estado, a regularização deverá ter lugar em declaração periódica de substituição do período em que deveria ter sido feita.
Essa regularização deve ser incluída no campo 41 do Quadro 06 da Declaração Periódica e no Quadro 1-A, com o código 03 do anexo do campo 41.
Regularizações do n.º 6 do artigo 78º do CIVA
Estas situações resultam de correção de erros materiais ou de cálculo efetuados nos registos ou nas declarações periódicas, nomeadamente, aqueles que resultam de erros internos da empresa e não têm qualquer interferência na esfera de terceiros, por erros na transcrição das faturas para os registos ou dos registos para a declaração periódica.
A regularização deste tipo de erros é facultativa se for a favor do sujeito passivo e só pode ser efetuada no prazo de dois anos, mediante apresentação de declaração de substituição que se pretende corrigir.
Essa regularização deve ser incluída no campo 40 do Quadro 06 da Declaração Periódica e no Quadro 1-A, com o código 04 do anexo do campo 40. Tratando-se de regularização a favor do Estado, esta deve ser efetuada no prazo de quatro anos, devendo os valores a regularizar constar de declaração de substituição do período que se pretende corrigir. Essa regularização deve ser incluída no campo 41 do Quadro 06 da Declaração Periódica e no Quadro 1-A, com o código 04 do anexo do campo 41
Na emissão de Notas de Crédito a clientes, existem formalismos obrigatórios previstos no n.º 5 do artigo 78.º do CIVA, necessários para que a regularização do IVA seja aceite pela Autoridade Tributária. Caso não exista, na posse do sujeito passivo, uma confirmação escrita do cliente comprovando que recebeu a comunicação com o montante do IVA retificado ou foi reembolsado do respetivo imposto, então a regularização não é válida.
Nestas situações, o valor da nota de crédito não pode ser abatido no Campo 40 da Declaração Periódica de IVA, por não estarem cumpridos os requisitos legais, tornando a regularização do imposto indevida.
Na emissão das Notas de Crédito a clientes existem formalismos exigidos pelo número 5 do artigo 78.º do CIVA, de forma a ser possível regularizar o IVA. Se não tiver em sua posse uma confirmação escrita efetuada pelo seu cliente, de que receberam a comunicação evidenciando o montante do IVA retificado, ou de que foram reembolsados do respetivo imposto, o valor do crédito não é aceite e não pode ser abatido no campo 40 da declaração periódica, pois não se encontram cumpridas as disposições estabelecidas no código do IVA, tornando assim indevida a respetiva regularização do imposto.