Establecer o programar una periodicidad a un cliente de servicio consiste en indicar al sistema G3w con qué frecuencia y en qué momento concreto queremos que nos genere un trabajo de forma automática atendiendo a los requisitos fijados en dicha periodicidad (cuota, técnico…). …). En el caso de las periodicidades intermensuales le estamos indicando al sistema que queremos que G3w nos genere de forma automática los trabajos un día concreto cada x meses.
El primer paso para programar una periodicidad es localizar al cliente de servicio.
Lo localizamos desde el Menú principal / botón clientes / selector Servicio, tal y como se explica en el capítulo 3.2.1.- búsqueda de clientes de servicio del Manual G3w y la gestión de clientes.
A continuación, ya podemos proceder a programar la periodicidad en sí misma.
Pulsamos el botón periodicidad situado en la botonera de la derecha de la Ficha del cliente de servicio. Accedemos a la ventana Periodicidad en cuya parte superior hay una cabecera con los datos del cliente de servicio (código y nombre) y en la parte inferior 5 rectángulos: recuadro interanual, recuadro anual/semestral/trimestral/mensual, recuadro semanales, recuadro diarias y recuadro intermensuales que pulsaremos en función del tipo de periodicidad que queramos programar. En el caso en el que ya tuviéramos programadas algunas periodicidades en este cliente, nos aparecería, en el recuadro de la periodicidad correspondiente, un número que indicaría la cantidad de periodicidades programadas de ese tipo.
Seleccionamos el recuadro intersemanales. Pulsamos el icono flecha invertida de la parte derecha del recuadro.
A continuación, pulsamos la opción añadir. Se despliega una ventana en la que tenemos que introducir toda la información que nos va a permitir configurar correctamente la periodicidad.
- Campo desplegable código de empresa. Esta opción sólo nos aparece si nuestra empresa tiene activado el “multiempresa”; recordemos que con “multiempresa” nuestros clientes de facturación están asociados a una empresa concreta. Rellenamos el campo para indicar a qué empresa queremos asignar el trabajo que se va a generar con la periodicidad. Por defecto, nos aparece la empresa a la que está asociada el cliente de facturación correspondiente al cliente de servicio para el que estamos programando la periodicidad
- Campo Fecha a partir de la cual se creará el primer trabajo. Indicamos la fecha a partir de la cual se van a generar las periodicidades de forma automática cada x semanas, en función del intervalo de semanas que indiquemos en el siguiente campo número de semanas. Por ejemplo, si introducimos en el campo Fecha a partir de la cual se creará el primer trabajo el 10/octubre/2019 y en el siguiente campo número de semanas un 2, el primer trabajo se generará el 24/octubre/2019; el siguiente el 7 de noviembre de 2019; y así sucesivamente.
- Campo número de semanas. Indicamos cada cuántas semanas se van a generar las periodicidades de forma automática.
- Campo desplegable técnico al que se le asignará la tarea. Aquí indicamos el técnico o la bandeja virtual a la que queremos asignar inicialmente el trabajo. Nuestra recomendación es asignar inicialmente los trabajos a la bandeja virtual Mantenimientos periódicos y desde aquí, que nuestro jefe de producción reasigne los trabajos entre técnicos y fechas, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de trabajos.
- Selector asignar automáticamente a la fecha de creación. Una cosa es el día en el que queremos que los trabajos se generen de forma automática (día de generación de la tarea) y otra es el día en el que queremos que los trabajos se asignen a un técnico para ser ejecutados (fecha de asignación del trabajo). Si marcamos este selector estamos forzando al sistema a que, en el mismo día en el que se generen los trabajos, se asignen a un técnico para ser llevados a cabo. Si no lo marcamos, el día en el que se generen los trabajos procedentes de la periodicidad se ubicarán en la carpeta no asignados de la bandeja técnico/bandeja virtual correspondiente (es decir, sin una fecha concreta de ejecución)
- Campo desplegable tipo de trabajo a generar. Aquí indicamos el tipo de trabajo que la periodicidad va a generar (“anual”, “trimestral”, “mensual”… “correctivo”, “comercial”, “presupuesto”…. “PCI”, “seguridad”…). Es la información que se incluye en la píldora de color de la parte inferior de la caja del trabajo. No confundamos el tipo de trabajo a generar (“anual”, “trimestral”, “mensual”…) con el tipo de periodicidad (anual, trimestral, mensual…). El tipo de trabajo a generar nos da información del trabajo que tenemos que hacer sobre el equipo (en el caso de PCI: mantenimiento Tabla-I si es de tipo trimestral, mantenimiento Tabla-II si es de tipo anual…). Sin embargo, el tipo de periodicidad nos permite definir la frecuencia y la fecha de generación automática de los trabajos. Es muy recomendable que completemos este campo porque les informa a nuestros técnicos, de forma genérica, del tipo de trabajo al que se enfrentan (por ejemplo, si es un anual de clima, un trimestral de seguridad…). Esta es una información muy útil, por ejemplo, en el sector de la PCI al programar los mantenimientos. Lo normal es que nuestra oficina programe 4 mantenimientos al año (3 de ellos del tipo de trabajo “trimestral” sobre la Tabla-I y 1 del tipo de trabajo “anual” sobre la Tabla-II). Cuando implantamos G3w se ofrece un abanico de tipos de trabajo base. Sin embargo, nosotros podemos configurar más tipos desde Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas / selección tipos de mantenimiento.
- Campo desplegable aplicar un protocolo estándar al trabajo. Podemos redactar plantillas que describan distintos protocolos de trabajo (por ejemplo, para el mantenimiento Tabla-I, para el mantenimiento Tabla-II, para la instalación de un grupo de presión…), de forma que cuando seleccionemos un protocolo concreto en este campo (en función del tipo de trabajo…) su texto se copie en el siguiente campo descripción del trabajo que se debe de realizar.
- Campo descripción del trabajo que se debe de realizar. Introducimos una descripción del trabajo que nuestro personal tiene que hacer (por ejemplo, mantenimiento trimestral de sólo grupos de presión…).
- Selector generará una tarea facturable. Aquí indicamos si los trabajos que se van a generar en base a esta periodicidad van a ser o no facturables. Por defecto, se generan trabajos facturables.Hay situaciones en las que nos puede interesar generar tareas no facturables. La situación más típica es cuando, por ejemplo, acordamos con un cliente el mantenimiento de sus instalaciones todos los meses de noviembre con importe anual de 1.200 pagadero mensualmente a razón de 100 /mes; en este caso, debiéramos de generar 13 periodicidades, 12 periodicidades administrativas para facturar 100 y una periodicidad técnica no facturable para noviembre.Otro ejemplo habitual es cuando acordamos con un cliente una tarifa plana anual pagadera en enero; todas las intervenciones que hagamos a lo largo del año serán no facturables.
- Campo numérico cuota preasignada a la tarea. En el caso en el que nuestra empresa cobre los mantenimientos generados desde esta periodicidad por cuota fija, aquí indicamos dicha cuota en la programación.Cuando nuestro técnico finalice el trabajo, y con independencia de lo que haya hecho en la ejecución de dicho trabajo, tanto el albarán como la factura incluirán esta cuota.
- Campo concepto para la cuota (será la descripción que se mostrará en la factura). Aquí indicamos el concepto de la cuota que acabamos de teclear. Esta descripción será la que se muestra en la factura como concepto. Cuando nuestro técnico finalice el trabajo, tanto la cuota como el concepto de la cuota se incluirán automáticamente en el albarán, de forma que cuando se facture se facturará esa cuota con ese concepto. Recordemos que el técnico no tiene por qué ver la cuota; una cosa es que se incluya automáticamente en el albarán y otra que el técnico pueda verla.
- Campo código externo de la cuota. Sólo rellenamos este campo si nuestra empresa tiene una conexión con un ERP; aquí indicamos el código que en nuestro ERP tiene este tipo de cuota que nos puede ser de utilidad para hacer contabilidad analítica…
- Campo conceptos de la cuota. Añadir. Utilizamos esta opción si queremos definir conceptos de cuotas adicionales con sus correspondientes importes.Si pulsamos la opción Añadir, para cada concepto adicional podemos introducir su nombre (campo código de material), su descripción, las unidades, el precio unitario, el descuento unitario y la referencia.Cada una de estas cuotas se incluirán de forma adicional al de la cuota principal (campo cuota preasignada a la tarea) como líneas de material adicionales en los trabajos que se generen y en los albaranes y facturas correspondientes.
- Selector generar el trabajo en estado finalizado. Desplazamos esta opción si queremos que el trabajo asociado a la periodicidad se genere en estado finalizado. Esta opción es incompatible con la Facturación automática de la cuota.
- Selector facturación automática de la cuota. Si marcamos esta opción, cuando el trabajo se genere en el día y en el mes que hemos programado, se creará ya en “estado finalizado” (es decir, no hay ni que iniciar ni ejecutar el trabajo). Y además lo hará en estado facturado con la cuota introducida.Esta opción es imprescindible si nuestra empresa necesita generar facturas recurrentes. Por ejemplo, si tenemos que facturar a nuestros clientes 25 de forma recurrente todos los meses en concepto de cuota de conexión a una central de alarmas. En este caso, programaríamos 12 periodicidades mensuales de 25 y autofacturables el día 1 de cada mes. Por cierto, lo suyo sería asignarla a la bandeja virtual facturación de cuotas de alarma en el campo técnico al que se le asignará la tarea.Recordemos que al facturarse directamente este trabajo no puede reasignarse con posterioridad a otro técnico.
- Campo forma de pago y campo Vencimientos. Al definir una periodicidad autofacturable, podemos definir la forma de pago y los vencimientos que se aplicarán en la factura. Cuando se define una periodicidad auto facturable, por defecto se selecciona la forma de pago y los vencimientos que tenga definidos el cliente de facturación en su ficha.
- Campo desplegable responsable administrativo del trabajo. Aquí indicamos, si es necesario, qué usuario de nuestra oficina se va a hacer responsable de ese trabajo. G3w nos permite obtener consultas de trabajos por responsable, para saber qué tenemos que verificar, qué tenemos que facturar…
- Selector aplicar al trabajo el procedimiento quick (revisión rápida). Si marcamos esta opción estamos indicando que todos los trabajos que genere esta periodicidad se van a “beneficiar” del procedimiento QUICK, que se describe en el Manual G3w y la gestión de dispositivos móviles.
- Selector albarán valorado. Por defecto está sin marcar. Si marcamos este selector, forzamos a que todos los albaranes de los trabajos que se generen con esta periodicidad estén valorados, es decir, que incluyan precios.
- Campo nº de presupuesto. Aquí indicamos el número de presupuesto que el cliente nos ha aprobado para ejecutarle los trabajos que se generen desde esta periodicidad.
- Campo nº de pedido cliente. Aquí indicamos el número de pedido que nos ha dado un cliente para que le hagamos el mantenimiento.
- Campo nº de pedido interno. Aquí indicamos el número de pedido que nuestro ERP tiene para el mantenimiento que estamos programando.
- Campo tiempo estimado para realizar el trabajo (minutos). Aquí indicamos de forma opcional el tiempo que estimamos que el técnico va a requerir para realizar el trabajo.
- Campo días estimados para la realización del trabajo. Aquí indicamos el número de días que va a requerir esta tarea.
- Campo tipologías que NO se utilizarán durante el trabajo. Esta opción nos permite evitar que un técnico pueda tener acceso a determinados equipos del cliente en los trabajos generados desde esta periodicidad.
Finalmente, pulsamos la opción crear para validar la programación de esta periodicidad y la opción cancelar para abortarla.
Podemos visualizar en pantalla las periodicidades que acabamos de generar. Para cada una de ellas se indica la descripción y la fecha en la que las tareas comenzarán a ser generadas, su cuota y descripción, la descripción del trabajo a realizar, el técnico o carpeta virtual asignada y el tipo de trabajo.
Podemos ordenar todas las periodicidades de esta tabla en función de los campos que se muestran en pantalla. Para ello es suficiente con pulsar en la columna por la que queremos ordenar.
Si existieran periodicidades caducadas, se mostraría tachadas en esta pantalla.