Imprimir un recibo de vencimiento
En ocasiones, algunos de nuestros clientes pueden querer pagarnos el servicio que le hemos prestado de forma directa con un talón, un cheque o en metálico y nos solicitan un recibo de que nos lo han pagado. G3w contempla la posibilidad de imprimir recibos en pdf.
Para ello localizamos el vencimiento en Menú principal / botón Facturación / botón gestión de vencimientos. Pulsamos el icono Rec del vencimiento del que queremos imprimir un justificante de pago. Se abre un fichero pdf con el recibo correspondiente que indica que “De la factura nº xxx con fecha dd-mm-aaaa se ha recibido la cantidad de xxx.xx € en concepto de pago xxx y forma de pago xxxx”.
Podemos bien imprimir dicho recibo o bien descargarlo para guardarlo y/o enviarlo por correo.
Asociar / desvincular documentos a un vencimiento
En ocasiones, nos puede interesar asociar documentos a un vencimiento concreto. G3w contempla esta facilidad.
Para ello localizamos, aplicando los pertinentes filtros de búsqueda, el vencimiento en Menú principal / botón Facturación / botón gestión de vencimientos. Pulsamos el icono doc. Se abre una ventana que gestiona los documentos a asociar el vencimiento. Pulsamos la opción añadir. Se despliega una pantalla en la que podemos introducir la información del documento a añadir: tipo de documento (confirming, pagaré, talón, genérico), número de documento (nº físico de documento que nos ha dado el cliente), banco asociado (en el caso en el que proceda de un banco), fecha de recepción, fecha de efecto del documento, fichero (con el enlace para seleccionarlo del disco duro) y observaciones. Volvemos a pulsar la opción añadir para asociar este nuevo documento al vencimiento, de forma que cuando consultemos los documentos de un vencimiento podamos incluso descargárnoslos.
En otras ocasiones, nos puede interesar eliminar documentos previamente asociados a un vencimiento concreto.
Se procede como en el caso anterior hasta que se abre la ventana gestión de documentos asociados al trabajo.
Una vez localizado el documento a eliminar se pulsa el icono papelera situado a su derecha.
Se abre una pantalla en la que se solicita confirmación de la eliminación de dicho documento. Un mensaje nos advierte que “¿Desea borrar el documento? Éste no podrá recuperarse una vez borrado”.
Por cierto, el icono docs puede tener un número que indica el nº de documentos que tiene asociados dicho vencimiento.
Generar una carta a un cliente de facturación con sus vencimientos pendientes
En ocasiones nos puede interesar generar una carta a un cliente de facturación indicándole todos los vencimientos que tiene pendientes.
Para un cliente de facturación concreto en un rango de fechas: seleccionamos todos los vencimientos pendientes de un cliente de facturación en Menú principal /botón gestión de vencimiento introduciendo como filtros dicho cliente de facturación y seleccionando el selector vencimientos pendientes de cobro. Pulsamos la opción mostrar. Y a continuación pulsamos el icono sobre abierto. El sistema nos genera una carta en formato pdf con todos los vencimientos pendientes de cobro de dicho cliente de facturación que cumplan el resto de requisitos introducidos como patrón de búsqueda (intervalo de fechas…).
Para un cliente de facturación concreto a día de hoy:
Seleccionamos el cliente de facturación en Menú principal /cliente facturación y pulsamos el botón vencimientos pendientes. El sistema nos genera una carta en formato pdf con todos los vencimientos pendientes de cobro a día de hoy de dicho cliente de facturación.
En ambos casos, el sistema genera la carta en formato pdf que se puede grabar para su posterior envío por correo.
Generación de un trabajo destinado al cobro de una factura (total o alguno de sus vencimientos)
En relación a los trabajos de menudeo cobrados al contado podemos encontrarnos con una casuística muy especial, como es la de cobrar el trabajo en efectivo pero con posterioridad a la ejecución del mismo (en lugar de hacerlo en el mismo momento de su finalización). G3w ofrece también una solución para este escenario aun cuando no es nada habitual en la operativa diaria por su ineficiencia.
Tras la finalización del primer trabajo (el “trabajo técnico”) se procede a emitir su factura. G3w nos permite generar un segundo trabajo (“trabajo de cobro”) asociado a dicha factura; este segundo trabajo es exclusivamente una “tarea de cobro” por un importe, reflejado en el campo comentario, igual al de la factura del “trabajo técnico”.
Transcurrido un tiempo, el técnico o el cobrador acuden por segunda vez a las instalaciones del cliente para cobrar el importe del “trabajo técnico” que, viene reflejado, como acabamos de decir en el campo comentario del “trabajo de cobro”.
El ciclo se cierra cuando, posteriormente, la empresa liquida con el técnico o el cobrador este segundo “trabajo de cobro” asociado a la factura del “trabajo técnico”.
Lo vital de este proceso es que nuestra empresa pueda relacionar el segundo “trabajo de cobro” con el primer “trabajo técnico” a través de su factura, para que al liquidar el “trabajo de cobro” nuestra empresa pueda comprobar que su importe corresponde con el que se ha facturado en el “trabajo técnico” efectuado.
G3w garantiza esta asociación porque es desde la factura no cobrada del “trabajo técnico” desde donde se genera el “trabajo de cobro” para ir a cobrar la factura. La factura puede cobrarse de forma total o parcial (un vencimiento de la misma), si bien lo normal es que este tipo de trabajos sólo tengan un vencimiento.
De esta forma, el “trabajo de cobro” queda asociado a la factura del “trabajo técnico” y sus importes coinciden asegurando la correcta liquidación.
Los 2 procesos centrales de esta casuística (proceso de generación de un “trabajo de cobro” desde la factura del “trabajo técnico” y proceso de liquidación del “trabajo de cobro” generado) están descritos en el Manual G3w y la gestión de facturas.
Envio automatizado para reclamar el pago de un vencimiento vencido y pendiente de pago
Al pulsar el icono sobre rojo, se abre una ventana donde aparece el histórico de todas las reclamaciones de pago que hemos hecho para este vencimiento y la cuenta de correo electrónico del cliente de facturación; podemos modificar dicha cuenta si es necesario.
En ocasiones, podemos ver el selector enviar copia de email al archivo. Desplazándolo a la derecha procedemos a enviar un correo con la reclamación del pago.
En el correo que se le envía al cliente, se le solicita el pago pendiente y se le incluye:
Una tabla con todos los vencimientos vencidos pendientes de cobro de la factura a la que pertenece el vencimiento que se está reclamando, indicando, para cada uno de dichos vencimientos, el nº de factura, la fecha factura, la fecha del vencimiento y su importe
La factura correspondiente en formato PDF.
Envío masivo de reclamaciones de pago
G3w ofrece la posibilidad de enviar simultáneamente múltiples reclamaciones de pago.
Para ello, no tenemos más que ir seleccionar todos los vencimientos que queremos reclamar. En la Ventana vencimientos pendientes de cobro seleccionamos los vencimientos a reclamar desplazando el selector situado debajo del icono sobre rojo de cada uno de los vencimientos. Si queremos reclamar todos los vencimientos visualizados en pantalla, no tenemos más que desplazar el selector general situado en la cabecera del cuadro; este selector de la cabecera nos permite además desmarcar la selección de vencimientos que hayamos hecho.
Una vez seleccionados los vencimientos a reclamar de forma masiva, pulsamos el icono avión rojo de la cabecera del cuadro; este icono aparece una vez hayamos seleccionado un vencimiento a reclamar. Al pulsar el icono avión rojo, G3w nos informa que “se enviarán por email todas las reclamaciones de pagos seleccionadas”. Pulsamos la opción Enviar para confirmar el envío masivo. G3w enviará, a las cuentas de todos los clientes de facturación que tengan vencimientos pendientes de pago seleccionados para su reclamación, un mail con la misma información que se envía en el proceso de
reclamación individual de pago:
Reclamación de pago
Una tabla con todos los vencimientos vencidos pendientes de cobro de cada una de las facturas que tengan vencimientos pendientes seleccionados para su reclamación, indicando, para cada uno de dichos vencimientos, el nº de factura, la fecha factura, la fecha del vencimiento y su importe
Las facturas correspondientes en formato PDF.
Gestión de formas de pago de los vencimientos
Desde Menú principal / botón Facturación / botón Vencimientos Formas de pago accedemos a una tabla que nos muestra todas las formas de pago con las que trabajamos (al contado, pagaré con Banco x, transferencia con Banco x…)
Para cada tipo, la tabla nos muestra la Descripción de la forma de pago indicando el banco implicado y la Cuenta contable para la forma de pago en cuestión.
Desde esta ventana podemos:
Añadir otro tipo de forma de pago pulsando el recuadro + Añadir entrada. Se despliega una ventana con los 2 campos que tenemos que añadir (la descripción y la cuenta contable de la nueva forma de pago).
Modificar un tipo de forma de pago existente pulsando el recuadro seleccionar. Se despliega una ventana con los 2 campos que podemos modificar (la descripción y la cuenta contable)
Gestión de formas de pago de los vencimientos
Desde Menú principal / botón Facturación / botón Configuración / vencimientos tipos accedemos a una ventana desde la que podemos definir los tipos de vencimientos que vayamos a utilizar con nuestros clientes.
Tras pulsarlo se despliega la ventana vencimientos que nos muestra todos los vencimientos con los que trabajamos (30, 45. 60, 30-60-90,…).
Desde esta ventana podemos añadir otro tipo de vencimiento pulsando el recuadro +. Se despliega una ventana en la que podemos ir definiendo las distintas combinaciones de vencimientos.
Si el vencimiento sólo tiene un valor, rellenamos el campo inserta sólo el primer valor del vencimiento y pulsamos la opción insertar para darlo de alta.
Si el vencimiento consta de más valores, tras introducir el primer valor, pulsamos el botón +.. Se despliega un nuevo campo, el campo inserta otro valor del vencimiento. Y seguimos procediendo del mismo modo hasta que hayamos introducido los valores que conformen dicho vencimiento. En ese momento, pulsamos la opción insertar para darlo de alta.