Definición de remesas
Una remesa es un archivo que agrupa uno o varios vencimientos y que entregamos al banco para que éste gestione los cobros de dichos recibos directamente a los clientes. Es un proceso que facilita la tarea al ejecutar varios recibos en una única vez.
Las remesas deben de ir en consonancia con la normativa SEPA (single euro payment area).
El proceso: el ciclo del trabajo a la remesa
Vamos a enumerar la secuencia natural de trabajo partiendo del trabajo hasta desembocar en una remesa.
Nuestra empresa hace trabajos a nuestros clientes de servicio, trabajos que se traducen en albaranes y éstos, a su vez, en facturas.
Las facturas generan vencimientos atendiendo, a priori, a la parametrización de cada cliente de facturación (concretamente, al vencimiento de facturas y a los días de cargo). Ver Manual G3w y ciclo básico de trabajo.
Preseleccionamos los vencimientos que queremos incluir en una remesa. Se describe en el apartado 2.3.- (creación de una remesa / preselección de los vencimientos)
Seleccionamos definitivamente los vencimientos que conformarán la remesa, de forma unitaria o de forma global. Se describe en el apartado 2.3.- (creación de una remesa / selección definitiva de los vencimientos)
Creamos la remesa. Se describe en el apartado 2.3.- (creación de una remesa / creación de una remesa)
Localizamos la remesa generada para validarla. Realizamos la búsqueda por número de remesa, por comentario y por estado tal y como se describe en el apartado 2.4.1.- (buscar remesas).
Localizada la remesa, revisamos los vencimientos que incluye tal y como se describe en el apartado 2.4.3.- (consultar los vencimientos de una remesa). Decidimos si es necesario añadirle o quitarle vencimientos tal y como se escribe respectivamente en los apartados 2.5.3.- y 2.5.4.- del presente manual.
Una vez localizada, revisada y modificada (si es necesario), podemos dar una última validación visualizándola en pdf. Se describe en el apartado 2.4.2.- (visualizar la remesa)
Podemos ya proceder a generar el fichero SEPA que el sistema envía a nuestra dirección de correo. Se describe en el apartado 2.7.- (generación del fichero SEPA)
Nos conectamos a la web de nuestro banco para subir el fichero SEPA que acabamos de generar.
Esperamos a que el banco admita el fichero a cobro para poder marcar la remesa como “enviada”. Este proceso se describe en el apartado 2.5.1. (modificar el estado de una remesa, de “generada” a “enviada”). Si el banco no nos admite el fichero tendremos que revisar que los datos sean correctos; generalmente se suelen rechazar por datos incorrectos (el IBAN está mal, falta el BIC de un cliente...).
Esperamos a que el dinero de la remesa está ingresado en la cuenta de nuestra empresa para poder marcar la remesa como “cobrada”. Este proceso se describe en el apartado 2.5.2.- (modificar el estado de una remesa, de “enviada” a “cobrada”). Automáticamente todos los vencimientos que se incluían en dicha remesa se marcan también como “cobrados”.
Esperamos a ver si recibimos devoluciones de los recibos. Si recibimos una devolución de un recibo, tenemos que marcarlo como “devuelto” (“no cobrado”). Se describe en el apartado 2.8.- (gestión de devolución de vencimientos de
una remesa).
Una vez liberados, podemos volver a enviarlo al cobro. Y si queremos imputar al cliente los gastos de la devolución (bancarios y/o de gestión) tenemos que generar una nueva factura con dichos costes. Se describe en el apartado 2.8.- (gestión de devolución de vencimientos de una remesa / imputar costes).
A partir de ese momento, tenemos 2 vencimientos pendientes de cobro del cliente: el del recibo original que fue devuelto y el de la factura recién generada con los gastos de devolución. Podemos solicitar al cliente que nos los pague por transferencia, en metálico, por talón… o por banco, en cuyo caso meteríamos estos 2 vencimientos en una nueva remesa y repetiríamos el proceso que acabamos de describir.
Recapitulando, podemos decir que las remesas tienen 3 estados: “generadas”, “enviadas” y “cobradas”.
Cuando las remesas están “generadas” podemos meter y sacar un vencimiento de dicha remesa tal y como se describe en el capítulo 2.5.3.- añadir vencimientos a una remesa ya generada y el capítulo 2.5.4.- (sacar vencimientos de una remesa ya generada).
Cuando las remesas están “enviadas” el vencimiento no puede sacarse de la remesa sino que hay que esperar a que el banco nos ingrese la remesa para poder devolverlo (quedando automáticamente marcado como “no cobrado”)
Cuando la remesa está “cobrada” el vencimiento no puede sacarse de la remesa, pero sí puede devolverse; automáticamente el vencimiento quedará liberado y marcado como “no cobrado”, tal y como se describe en el capítulo 2.8.- del presente manual.
Creación de una remesa
Para generar una remesa debemos, en primer lugar, seleccionar los vencimientos que van a formar parte de ella y, a continuación, crear la remesa.
Para seleccionar los vencimientos que van a formar parte de la remesa, preseleccionamos todos los vencimientos que nos pueden interesar (que son los que cumplan unos criterios de búsqueda concretos) y terminamos seleccionando, de todos estos vencimientos, aquellos que realmente queremos incluir en la nueva remesa.
Preselección de los vencimientos
La preselección de vencimientos la hacemos desde Menú principal / botón facturación / botón gestión de vencimientos. Introducimos los datos pertinentes en los criterios de búsqueda que nos permitan localizar y preseleccionar los vencimientos que queremos incluir en la nueva remesa:
Campo libre Cliente de facturación. Introducimos como patrón de búsqueda el cliente de facturación cuyos vencimientos queremos consultar.
Campo Cliente de servicio cuyos vencimientos queremos consultar.
Campo desplegable Administrador. Un administrador es una figura que, tras recibir nuestra factura (de una comunidad de vecinos, por ejemplo), nos gestiona su pago y nos hace el ingreso desde la cuenta de dicha comunidad. La factura está a nombre de la comunidad; la cuenta está a nombre de la comunidad; pero es el administrador quien gestiona el pago. En este sentido, el administrador es un cliente de facturación (a quién se entrega la factura para que gestione su pago) y sus fincas son los clientes de servicio. Por tanto, los clientes de servicio pueden estar asociados tanto a un cliente de facturación como a un administrador. Concluyendo, el administrador es un cliente de facturación, pero de tipo administrador.
Nos puede interesar consultar los vencimientos de un administrador cuando queramos saber cuánto nos deben sus fincas, y así poder exigirle que nos gestione el pago. Y también nosotros podemos informarle de lo que le vamos a pasar por recibo bancario para sus distintas comunidades.
CampoI.F.
Campo Responsable de cliente. Es la persona que se hace responsable del cliente. Nos puede interesar, por ejemplo, conocer qué nos deben los clientes cuyo responsable es una persona en concreto.
Campo Nº de factura. En ocasiones, nos puede interesar saber si el o los vencimientos de una factura concreta están pagados o no. Introducimos en este caso el número de factura.
Campo Importe de la factura
Campo Serie
Campo Nº de remesa (SEPA). Una remesa es un conjunto de vencimientos que agrupamos para enviarlos al banco; el banco se encarga de cobrar los recibos a cada uno de los clientes y de ingresarnos el dinero. En ocasiones nos puede interesar consultar los vencimientos de una remesa concreta. Es suficiente con que introduzcamos su número de remesa.
Campo Técnico involucrado en las tareas facturadas
Campo cuya factura tenga un IBAN asignado
Campo desplegable Forma de pago factura (transferencia, contado, confirming, pagaré, talón, recibo…). Cuando consultamos vencimientos, es muy habitual que utilicemos la forma de pago como un criterio de búsqueda. Muchas veces nos interesa consultar los vencimientos de una forma de pago concreta. Por ejemplo, si queremos hacer remesas, nos interesa listar los vencimientos de clientes cuya forma de pago sea la del recibo; cuando revisamos el extracto del banco con las transferencias que hemos recibido, nos interesa listar los vencimientos pendientes de cobro de los clientes que nos pagan por transferencia y así podemos marcarlos como cobrados…
Campo Forma de pago del vencimiento. Sólo está operativo cuando consultamos vencimientos ya cobrados. Nos puede interesar consultar los vencimientos que nos han pagado de una forma determinada y así saber qué hemos cobrado al contado, por talón… para conocer nuestro volumen de facturación para cada forma de pago.
Campo patrón de forma de pago de la factura. Generalmente damos de alta en el sistema formas de pago claras y concisas: transferencia, contado, confirming, pagaré, talón, recibo… Pero hay casos en los que podemos utilizar formas de pago con textos más largos y explicativos: transferencia La Caixa día 1, transferencia Santander día 25… Estas designaciones pueden dificultar el proceso de sacar informes para una forma de pago concreta. G3w nos ofrece la posibilidad de realizar la consulta utilizando patrones. Por ejemplo, en el caso anterior, si queremos buscar todos los vencimientos que se pagan vía transferencia, tendríamos que o hacer la consulta de forma individual forma de pago a forma de pago (transferencia La Caixa día 1, transferencia Santander día 25…) o introducir como patrón la palabra “transferencia”.
Campo libre Formas de pago de la factura excluidas. En ocasiones nos puede interesar, en lugar de consultar todos los vencimientos de una forma de pago concreta, consultar lo contrario, todos los vencimientos que no sean de una forma de pago concreta. En este campo se despliegan todas las posibles formas de pago que tengamos y marcamos las que queremos excluir.
Campo libre Patrón de forma de pago de vencimiento. Este criterio de búsqueda es similar al explicado anteriormente (campo patrón de forma de pago de la factura) pero aplicado a la forma de pago de vencimientos.
Campo libre Importe. Aquí podemos teclear el importe concreto de un vencimiento que, al ser el total de la factura dividido entre 1 o más compromisos de pago, incluirá el IVA (si procede).
Campo Comentario. Podemos necesitar consultar los vencimientos por algún comentario concreto que hayamos añadido a un vencimiento. Imaginemos que cuando un cliente nos pide atrasar un vencimiento, nosotros decidimos mantener la fecha y escribir el comentario de “atrasar a tal día” (en lugar de modificar la fecha de vencimiento). Podríamos consultar los vencimientos que tuvieran como comentario la palabra “atrasar”.
Selector cliente con impago
Campo desde/hasta Fecha de cobro. Sólo vale para consultar vencimientos ya cobrados. Nos puede interesar consultar los vencimientos que nuestra oficina ha cobrado en un intervalo de fechas.
Campo desde/hasta fecha de vencimiento. Es el selector más utilizado, el de localizar los vencimientos que vencen en un intervalo de fechas. Lo más habitual es filtrar los vencimientos que vencen antes de una fecha concreta (hasta). Por ejemplo, qué nos deben a día de hoy; en este caso, filtraríamos del origen de los tiempos hasta el día de hoy; otro ejemplo sería el de qué vamos a cobrar a fin de mes, o a fin de año…
Campo desde/hasta Fecha cobro SEPA. Sólo vale para consultar vencimientos remesados por el formato SEPA y cobrados.
Campo desde/hasta Fecha de emisión de la factura. En ocasiones nos puede interesar conocer los vencimientos correspondientes a facturas emitidas entre una fecha y otra. Pero no es un filtro muy interesante puesto que lo que cobramos son los vencimientos y éstos se cobran, no en el día de emisión de la factura, sino en los días que el cliente tenga asignados sus vencimientos (excepto si el vencimiento es a la emisión de la factura).
Selector vencimiento cobrados. Lo marcamos si sólo queremos consultar los vencimientos cobrados.
Selector vencimientos pendientes de cobro. Viene marcado por defecto. Tal y como indica su nombre, nos saldrán todos los vencimientos pendientes de cobro.
Si queremos consultar tanto los vencimientos “cobrados” como los “no cobrados” (pendientes de cobro) o marcamos los 2 selectores o desmarcamos los 2 selectores a la vez.
Selector vencimientos pendientes de cobro
Selector Vencimientos remesados (SEPA). Como su nombre indica, nos saldrán todos los vencimientos incluidos en una remesa. Si además está marcado el filtro de “cobrados” o “no cobrados” nos saldrán los vencimientos remesados que estén ya cobrados o aún no.
Selector Vencimientos no remesados (SEPA). Como su nombre indica, nos saldrán todos los vencimientos que aún no están incluidos en ninguna remesa.
Si queremos consultar tanto los vencimientos “remesados” como los “no remesados” o marcamos los 2 selectores o desmarcamos los 2 selectores a la vez.
Campo desplegable Tipo de trabajo. Puedo consultar los vencimientos de todos los trabajos de un tipo concreto (correctivos, averías, incidencias, anuales, trimestrales…).
Por defecto están marcados todos los trabajos, pero no tenemos más que desmarcarlo y seleccionar el tipo de trabajo que nos interese.
Este filtro es muy interesante si queremos hacer contabilidad analítica para saber qué facturamos por tipo de trabajo (mantenimiento, por averías, por correctivos) o en cada sector (PCI, clima…). Evitaríamos así trabajar con “series de facturación” que muchas veces creamos para poder realizar dicha contabilidad analítica. Eso sí, requiere que hayamos gestionado adecuadamente los trabajos marcando en cada uno de ellos el tipo de trabajo (mantenimiento, avería … o anual clima, trimestral electricidad… o simplemente clima, electricidad, PCI…). De ahí la importancia de indicar el tipo de trabajo al crear una periodicidad o un aviso.
Acabamos de ver los criterios de preselección de los vencimientos que pueden formar parte de la remesa que queremos crear. Los filtros son concurrentes, no son excluyentes.
Un caso muy habitual que se nos va a dar, por ejemplo, es cuando queremos remesar lo que nos vence hoy o todo lo que nos vence a fin de mes y que podamos pasar por banco. En este caso, no tenemos más que, como hemos dicho, dejar marcado el selector vencimientos pendientes de cobro y el de no remesados, introducir la fecha de hoy en el campo hasta de la fecha de vencimiento. y seleccionar el recibo como forma de pago.
Tras definir los filtros de búsqueda y pulsar el botón mostrar accedemos a una pantalla que tiene varias partes:
Parte superior con un cuadro que recoge:
Un resumen de los criterios de búsqueda empleados y el nº de vencimientos que cumplen dichos criterios de búsqueda.
Un icono sobre abierto cuya utilidad se explica al final de este capítulo 1.2.2.
Un icono Excel cuya utilidad se explica al final de este capítulo 1.2.2.
Parte central con 3 cuadros:
Cuadro azul creación de nueva remesa. Se detalla su utilidad en el capítulo 2.3.- (creación de una remesa)
Cuadro amarillo inclusión de más vencimientos a una remesa generada. Se detalla su utilidad en el capítulo 2.5.3.- (añadir vencimientos a una remesa ya creada).
Cuadro verde Utilizar fecha y forma de pago común. Se detalla su utilidad en el capítulo 1.4.1.- (cobrar un vencimiento no remesado)
Parte inferior con una tabla de vencimientos, de todos los vencimientos que han cumplido las condiciones de búsqueda que hemos elegido, que se describe a continuación.
Podemos ordenar todos los vencimientos de esta tabla en función de los campos que se muestran en pantalla (nº factura, cliente, fechas, importe…). Para ello es suficiente con pulsar en la columna por la que queremos ordenar.
Selección definitiva de vencimientos (unitaria o agrupada)
Para seleccionar los vencimientos que finalmente queremos meter en la remesa, pulsamos el cuadro azul creación de nuevas remesas.
En este momento, por cierto, desaparecen todos aquellos vencimientos que, aunque cumplieran los filtros de búsqueda aplicados, no sean susceptibles de ser remesados. Por ejemplo, si hubiéremos consultado todos los vencimientos “cobrados” y “no cobrados”, al seleccionar el cuadro creación de nuevas remesas nos hubieran desaparecido los vencimientos “cobrados”, ya que no son susceptibles de meterse en una remesa; si hubiéramos consultado todos los vencimientos “remesados” y “no remesados”, nos hubieran desaparecido los “remesados”, ya que no pueden volver a ser remesados.
Al pulsar el cuadro azul creación de nuevas remesas se despliega una pantalla que:
Nos indica el número de remesa que me va a crear.
Incluye un cuadrado rojo que nos ofrece la información del número de vencimientos y del importe total de los vencimientos que vamos seleccionando.
Aunque en principio esta información está a cero, según vamos marcando vencimientos, la información del cuadro rojo se va actualizando. Y además, el selector de la columna Sel situado a la izquierda de cada uno de ellos cambia a color azul, lo que nos facilita la identificación de los vencimientos que estamos metiendo en una remesa.
Si queremos seleccionar los vencimientos a añadir en la remesa de una forma más drástica, como es la de seleccionar todos los vencimientos que aparecen en pantalla, no tenemos más que desplazar hacia la derecha el selector seleccionar todos los vencimientos remesables mostrados en pantalla del cuadro azul creación de nuevas remesas.
La información del cuadro rojo se actualiza ofreciendo el importe total de todos los vencimientos mostrados en pantalla, así como el número de dichos vencimientos. A su vez, el selector de la columna Sel de todos los vencimientos mostrados en pantalla cambia a color azul.
Creación de la remesa
La remesa todavía no está creada; lo único que hemos hecho ha sido seleccionar de forma definitiva los vencimientos a añadir a la remesa. Una vez seleccionados, de forma unitaria o global, no tenemos más que pulsar la opción Continuar del cuadro azul de creación de nueva remesa. Nos aparece la ventana donde tecleamos los datos de la nueva remesa:
Campo desplegable Fecha de creación de la remesa. Por defecto es la del día en curso
Campo desplegable Banco asociado. Este dato es imprescindible cuando generemos el fichero SEPA con las remesas que enviamos a un banco; el fichero lleva asociado unas claves internas del propio banco que éste debe de reconocer. Hacemos un inciso para informar que nosotros podemos hacer la gestión de los bancos. Podemos dar de alta, modificar y eliminar bancos, tal y como se describe en el apartado 2.3.1. del presente manual.
Campo libre Texto de cabecera. Es el texto que, como su nombre indica, aparece en la cabecera cuando imprimimos la remesa en un pdf y que nos ayudará a identificar qué vencimientos hay dentro (por ejemplo, “remesa de recibos de la comunidad …”, “remesa de recibos de la conexión a la CRA de enero…”, …).
Campo libre Comentario de la remesa.
Pulsamos la opción remesar. Ya hemos generado la remesa.
En este momento, han desaparecido los vencimientos incluidos en la ventana de la gestión de vencimientos porque ya no se pueden volver a remesar (al estar incluidos ya en una remesa). Estos vencimientos, por cierto, ya no podrán darse como “cobrados” de forma individual, sino que será la remesa la que se dará por cobrada.
Gestión de bancos para la emisión de remesa.
Desde Menú principal / botón Mantenimiento / botón Gestión de bancos para remesas accedemos a una tabla que nos muestra todos los bancos que tenemos dados de alta para la gestión de remesas.
Para cada banco, la tabla nos muestra el banco (o nombre de la entidad), el IBAN al que se envía la remesa, el BIC del emisor, la empresa (si tenemos activado el multiempresa), el código presentador y la cuenta contable.
Desde esta ventana podemos:
Añadir otro banco pulsando el recuadro + Añadir Banco. Se despliega una ventana con los 6 campos anteriores para que completemos su información. En el caso del código presentador, G3w nos sugiere uno que el sistema calcula en base al CIF de la empresa. Para ello tenemos que pulsar el botón Sugerir. El sistema nos propone un código. Sin embargo, debemos de revisar y validar dicho valor antes de enviar la remesa al banco.
Modificar un banco existente pulsando el recuadro seleccionar. Se despliega una ventana con los 6 campos que hemos rellenado al dar de alta el banco y que ahora podemos modificar.
Eliminar un banco existente pulsando el recuadro seleccionar y a continuación pulsamos el recuadro Eliminar de la parte inferior de la ventana.