Vamos a ver cómo gestionamos un recibo que el banco nos devuelve después de habernos abonado la remesa.
El proceso empieza marcando el vencimiento como “devuelto” (para poder volverlo a pasar al cobro), continúa tomando la decisión de si imputarle o no los gastos de devolución al cliente y finaliza pasando de nuevo el vencimiento al cobro, con o sin esos gastos extras.
Marcar como devuelto el vencimiento
Como acabamos de decir, el primer paso es marcar el recibo como “devuelto”, porque no se puede pasar al cobro el recibo mientras siga dentro de una remesa. Y además lo queremos marcar como devuelto para poder volver a cobrarlo.
En Menú principal /botón facturación /botón gestión de remesas buscamos la remesa que contiene el recibo devuelto.
Podemos buscarla pulsando la opción Buscar e introduciendo los criterios de búsqueda pertinentes (nº de remesa, comentario, estado, fecha de creación, fecha de envío, fecha de cobro, nº de vencimiento o IBAN de la remesa) o localizando la remesa en el cuadro Gestión de remesas que aparece en pantalla con las últimas 100 remesas.
Una vez localizada la remesa, pulsamos sobre el icono flecha hacia abajo situado a la derecha de la remesa para que se desplieguen los vencimientos incluidos en dicha remesa. Localizamos el vencimiento devuelto y pulsamos el icono flecha rectangular hacia la izquierda situado a su derecha.
Se abre una ventana desde la que vamos a poder marcar como devuelto el vencimiento y desde la que, si queremos, podemos imputar al cliente los gastos bancarios y/o de gestión de la devolución. Los campos que aparecen en pantalla son:
Campo Cliente de servicio donde validamos o seleccionamos otro cliente de servicio
Campo Tipo de mantenimiento. Especificamos qué tipo de trabajo/operación vamos a hacer. Lo normal es que seleccionemos el tipo “devolución”; pero recordamos que cada empresa puede crear todas las tipologías de trabajo que quiera tal y como se describe en el Manual G3w y ciclo básico de trabajo.
Campo Fecha de la devolución. Se indica la fecha en la que se produce la devolución.
Campo libre Coste de la devolución. En el caso en el que queramos imputar al cliente los gastos bancarios y/o de gestión generados por la devolución, tecleamos aquí el importe. No podemos añadir los gastos de devolución al vencimiento original que nos están devolviendo, porque, una vez se ha enviado al cliente, no se puede modificar la factura original de la que viene el vencimiento
Campo Iva/Igic. En el caso en el que vayamos a imputar costes de devolución indicamos aquí el impuesto. Normalmente, si hacemos una factura con gastos bancarios de devolución no pondremos IVA; pero si la hacemos con gastos de gestión sí que le añadiremos el IVA.
Selector Generar factura. Marcamos este campo en el caso en el que queramos imputar al cliente los gastos bancarios y/o de gestión derivados por la devolución. En este caso, se generará una nueva factura con una línea por los costes de devolución. Y esa factura, generará su propio vencimiento.
Hay situaciones en las que no queremos cobrar nada al cliente (por atención comercial, porque el error en la gestión de la remesa es de nuestra empresa…). En estos casos es suficiente con desmarcar este selector.
Pulsamos la opción Aceptar para marcar el vencimiento como “devuelto” que queda liberado. De esta forma, podemos volver a meterlo en otra remesa o a esperar a que el cliente nos haga una transferencia, nos dé un taló, nos pague…
En paralelo, y siempre que hayamos optado por facturarle al cliente los costes derivados de la devolución (bancarios o de gestión), se genera un trabajo ya facturado con el importe de los gastos de devolución. El sistema nos solicita una confirmación del proceso.
Cuando volvemos a consultar la remesa este vencimiento aparece como “devuelto”, con el icono Dev a la derecha del mismo. Y siempre aparecerá así aun cuando consigamos cobrarlo más adelante, porque el hecho es que en su remesa inicial ese vencimiento fue devuelto.
Y si consultamos este vencimiento en la gestión de vencimientos nos aparece como “devuelto nº”, indicando el número de veces que ese vencimiento ha sido devuelto.
Imputar gastos de devolución
En el caso en el que imputemos al cliente los gastos bancarios y/o de gestión generados por la devolución, hemos comentando que tenemos que rellenar los siguientes campos ya descritos en el epígrafe anterior: campo libre Coste de la devolución, campo desplegable Iva/Igic y Selector Generar factura.
Pulsamos la opción Aceptar. No sólo se marca el vencimiento como “devuelto”, sino que, si hemos decidido imputar gastos, se genera además un trabajo ya finalizado y facturado con los costes derivados de la devolución (bancarios o de gestión).
Recordemos que en G3w toda factura viene de un albarán y todo albarán de un trabajo. En este caso se tratará de un trabajo interno necesario exclusivamente para generar la factura.
A partir de ese momento, ya tenemos 2 vencimientos pendientes de cobro del cliente: el original que fue devuelto y el de la factura generada con los gastos de devolución.