Vamos a repasar los procesos básicos de la gestión de los “usuarios del sistema”:
- Alta de “usuarios del sistema”
- Modificación de “usuarios del sistema”
- Inactivación y baja definitiva de “usuarios del sistema”
Recordemos que los “usuarios del sistema” pueden ser “usuarios del panel de control” (por ejemplo, el personal de oficina, el director de producción, la gerencia…) o “usuarios de los dispositivos móviles” (por ejemplo, los técnicos). Y a su vez, los “usuarios del panel de control” pueden ser un “usuario físico” o un “usuario virtual” (por ejemplo, la bandeja de avisos del día, la bandeja de mantenimientos periódicos…).
Alta de “usuarios del sistema” (panel de control y dispositivos móviles)
¿Quién puede dar de alta un “usuario del sistema”?
Un “usuario del sistema” (panel de control o dispositivo remoto) puede ser dado de alta por:
- Un “usuario del panel de control de tipo normal” que esté autorizado para ello,
- Un “usuario del panel de control de tipo operador” que esté autorizado a ello y
- Un “usuario del panel de control de tipo maestro”.
Estos tipos de usuarios están descritos en este Manual, en el apartado Tipos de usuarios.
Proceso de alta de un “usuario del sistema”
Este proceso tiene 3 etapas:
- Dar de alta en G3w las categorías de usuarios, siendo una categoría de usuarios cada uno de los distintos grupos en los que podemos dividir al personal de nuestra empresa: administrativo, técnico, comercial, instalador, jefe de mantenimiento….
- Introducir los datos del usuario o rellenar la Ficha de usuario
- Activar el usuario recién dado de alta para que pueda acceder a la aplicación y operar en ella
Gestión de categorías de usuarios
Como acabamos de decir, una categoría de usuarios es uno de los distintos grupos en los que podemos dividir al personal de nuestra empresa: administrativo, técnico, comercial, instalador, jefe de mantenimiento…. La categoría de cada usuario aparece en la pantalla principal del Menú principal de la aplicación, justo encima del nombre de cada usuario.
Tenemos que generar las categorías de usuarios antes de dar de alta a los usuarios, puesto que la categoría es una de las características que tenemos que introducir al dar de alta un usuario, al rellenar la Ficha de usuario.
Para dar de alta una categoría, desde Menú principal / botón Mantenimiento, seleccionamos la opción Gestión de categorías.
Se despliega la ventana Gestión de categorías. En la parte superior de la ventana se listan las categorías que hemos dado ya de alta; a la izquierda de cada una de ellas, tenemos el botón seleccionar que nos permite escoger dicha categoría para modificarla o eliminarla. En la parte inferior de la ventana encontramos la opción Añadir nueva categoría.
Pulsamos la opción Añadir nueva categoría de la parte inferior de la ventana. Aparece el campo descripción donde tecleamos el nombre que queremos dar a la nueva categoría. Tras introducirlo, pulsamos la opción insertar para validar el alta de la categoría o la opción cancelar para abortar el proceso de alta.
Para modificar una categoría, pulsamos la opción Seleccionar situada a la izquierda de la categoría que queremos modificar. Se despliega el campo descripción en el que introducimos los cambios deseados. A continuación, pulsamos la opción actualizar para validar el cambio o la opción cancelar para abortar dicho proceso.
Para eliminar una categoría, pulsamos la opción Seleccionar situada a la izquierda de la categoría que queremos eliminar.
Se despliega el campo descripción de la categoría que queremos eliminar. A continuación, pulsamos la opción eliminar para validar la baja o la opción cancelar para abortar dicho proceso.
Proceso de alta de usuarios propiamente dicho
La siguiente etapa consiste en introducir los datos del usuario. Desde Menú principal / botón Mantenimiento seleccionamos la opción Gestión de usuarios. Pulsamos la opción Nuevo técnico.
Se despliega una ventana en la que tenemos que introducir los datos del usuario que queremos dar de alta.
- Campo código de usuario. Introducimos el código con el que el usuario se va a conectar a G3w.
- Campo contraseña. Introducimos la contraseña con la que el usuario se va a conectar a G3w.
- Campo nombre. Introducimos el nombre del usuario.
- Campo apellidos. Introducimos los apellidos del usuario.
- Campo NIF. Introducimos el NIF del usuario.
- Campo email. Introducimos el mail del usuario.
- Campo móvil. Introducimos el móvil del usuario.
- Campo dirección. Introducimos la dirección del usuario.
- Campo categoría. Seleccionamos la categoría a la que pertenece el usuario (administrativo, técnico, comercial, instalador, jefe de mantenimiento…) que estamos dando de alta.
- Campo días de vacaciones. Introducimos los días de vacaciones que corresponden al usuario.
- Campo almacén asignado. Seleccionamos el almacén del que el técnico va a disponer de material.
- Campo coste/hora. Introducimos el coste horario correspondiente a dicho usuario.
- Campo comisión. Introducimos la comisión asignada a este usuario.
- Selector enviar email cuando se asigne trabajo. Desplazamos el selector cuando queremos que el técnico reciba un mail cada vez que le asignemos un trabajo desde el panel de control
- Campo código asignado. En el caso en el que el usuario esté dado de alta en otro sistema con un código especial, lo introducimos en este campo para que se asocie a G3w.
- Campo responsable. Seleccionamos la persona responsable del usuario que estamos dando de alta.
- Selector sólo ver clientes de los que él es responsable. Desplazamos el selector cuando queremos que el usuario sólo pueda acceder a la información de los clientes de los que él es responsable.
- Campo acceso sólo a los clientes de la sucursal. Seleccionamos la sucursal cuyos clientes son los únicos a los que va a poder acceder el usuario que estamos dando de alta.
- Selector Mostrar en la pantalla de bonos. Indicamos si el técnico se va a mostrar o no en la pantalla gráfica de bonos; por defecto todos los usuarios lo tienen activo
- Campo dirección calendar Google. Introducimos la dirección para asociar el usuario a su cuenta de Calendar
- Campo ID Calendar Google. Introducimos la ID como requisito para asociar el Calendar del usuario a G3w
- Campo comentario. Podemos escribir cualquier información relativa al técnico que nos parezca de interés (formación previa, cursos recibidos…).
- Selector compartir trabajos asignados. Desplazamos el selector cuando queremos que los trabajos de este usuario (real o virtual) se puedan compartir. Es la opción habitual cuando damos de alta un usuario virtual (por ejemplo, la bandeja virtual de avisos del día, la bandeja virtual de mantenimientos periódicos…).
- Selector visualizará trabajos compartidos de la bandeja seleccionada. Una cosa es que un usuario “comparta” un trabajo y otra que “visualice” trabajos compartidos. Pulsamos el botón seleccionar para elegir las bandejas cuyos trabajos queremos que el usuario pueda visualizar.
- Selector usuario virtual. Desplazamos el selector cuando queremos indicar que el usuario que estamos dando de alta es una bandeja virtual (por ejemplo, la bandeja virtual de avisos del día, la bandeja virtual de mantenimientos periódicos…).
- Campo desplegable tipo de usuario. Este campo nos permite seleccionar el tipo de permiso que queremos conferir al usuario que tenga acceso al panel de control:
- De tipo normal. Es un usuario que tiene restringidas por defecto y de forma predefinida una serie de operaciones (por ejemplo, listar los clientes en un Excel…). Además, le podemos añadir más restricciones de forma individualizada.
- De tipo operador. Es un usuario al que le podemos restringir determinadas operaciones de forma individualizada, pero que no tiene por defecto ninguna operación restringida.
- De tipo maestro. Es un usuario que no tiene ninguna operación restringida en el sistema ni se le puede restringir.
- Selector usuario con acceso al panel de control. Si el usuario que estamos dando de alta va a ser un usuario del panel de control desplazamos este selector a la derecha. Si se va a tratar de un usuario del dispositivo móvil no desplazamos dicho selector.
- Campo firma. incluye la firma del técnico siempre que esté registrada.
- Campo modificar permisos de usuario. Recoge una relación de permisos que podemos habilitar a nuestros técnicos para que realicen determinados procesos. Pulsamos el botón mostrar para ver la relación de permisos:
- Modificar permisos de usuario
- Reasignar trabajos a otros técnicos. Si se activa, estamos autorizando al técnico a reasignar trabajos a otro técnico desde la opción Pendientesdel dispositivo móvil.
- Reasignar trabajos a otras fechas. Si se activa, autorizamos al técnico a reasignarse trabajos de una fecha a otra en su dispositivo móvil.
- Permisos para cambiar su almacén asociado. Si se activa, estamos autorizando al usuario a cambiar su almacén preasignado de cara a la retirada de material (retirada física e informática del stock)
- Permisos para emitir facturas (sólo en trabajos autorizados). Si se activa, autorizamos al técnico a emitir una factura en un cliente de servicio. Este proceso requiere que nosotros hayamos previamente activado esta posibilidad en la Ficha del cliente de serviciocorrespondiente, tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de clientes.
- El técnico puede ver documentos
- El técnico puede ver facturas
- El técnico puede ver presupuestos
- Permiso cambiar precios de materiales. Podemos autorizar al técnico a modificar los precios de los materiales utilizados durante el trabajo, de manera que podría llegar a establecer un nuevo precio para dicho material/recurso al finalizar el trabajo, tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de precios y en el Manual G3w y los dispositivos móviles. Debemos de saber que esta posibilidad sólo está habilitada a partir de la versión 6.2 del Dispositivo móvil.
- Permiso cambiar precios operaciones. Podemos autorizar al técnico a modificar los precios de las operaciones realizadas durante el trabajo, de manera que podría llegar a establecer un nuevo precio para dicha operación al finalizar el trabajo, tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de precios y en el Manual G3w y los dispositivos móviles.
- Permisos para crear dependientes
- Permiso pare crear dependientes correctivos. Si se activa, estamos autorizando a ese técnico a generar trabajos dependientes desde su móvil. Puede ser útil si el técnico necesita ayuda de otro para hacer un trabajo o si el técnico es un técnico/coordinador que cuando reparta trabajos desde su móvil pueda querer distribuir un trabajo entre varios técnicos.
- Permiso para acceder a los precios del cliente: El técnico tendrá acceso a los precios del cliente (Sólo si el cliente de servicio tiene activada la visualización de precios)
Pulsamos la opción insertar para validar la asignación de permisos.
Tras introducir los datos, pulsamos la opción insertar para validar el alta de usuario o la opción cancelar para abortar el proceso de alta y volver a la pantalla anterior.
Proceso de activación de un usuario previamente dado de alta
Acabamos de ver cómo dar de alta un usuario, cómo capturar toda la información relativa a dicho usuario. Sin embargo,
este usuario permanecerá “inactivado”, es decir, sin posibilidad de acceder al sistema y operar con él.
Por este motivo, tras dar de alta un usuario, debemos enviar un mail a control@gestiona3w.com y solicitar la “activación” del usuario que acabamos de dar de alta. Una vez activado, el usuario podrá acceder al panel de control y/o al dispositivo móvil.