Vamos a ver cómo se pueden gestionar las guardias de los técnicos (o los periodos de tiempo fuera del horario laboral en los que los técnicos están disponibles para realizar trabajos si es necesario).
La gestión de guardias es vital ya que su visualización permite a:
Los usuarios del panel de control tener un conocimiento claro del técnico o técnicos que están de guardia, dado que es una práctica muy habitual que los técnicos se cambien las guardias. Las guardias de visualizan en el panel de control con una banda azulen el cuadrante “técnico - fecha de guardia” con el texto “guardia programada”.
Los clientes saber quién está de guardia (nombre, teléfono, correo), dado que los clientes tienen acceso desde su área de clientes.
Dar de alta una guardia
Las guardias se gestionan desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de guardias. Se despliega una ventana con dos opciones: crear una guardia o buscar una guardia.
Pulsamos la opción crear guardias. Se despliega una ventana que solicita la siguiente información:
Campofecha inicio: se introduce la fecha en la que se inicia la guardia
Campo fecha fin: se introduce la fecha en la que se finaliza la guardia
Campo técnico: se introduce el técnico que va a realizar la guardia. Se puede seleccionar más de un técnico de guardia; basta con pulsar ctrl y señalar un segundo técnico.
Campo observaciones
Pulsamos la opción crear. En ese mismo momento la guardia se visualiza en el panel de control con una banda azul en el cuadrante “técnico - fecha de guardia” con el texto “guardia programada”.
Buscar y consultar una guardia
Desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de guardias pulsamos la opción buscar guardias. Se despliega una ventana que solicita los filtros de búsqueda:
campo fecha inicio: se introduce la fecha de inicio cuyas guardias queremos consultar
campofecha fin: se introduce la fecha fin cuyas guardias queremos consultar
campo técnico: se introduce el técnico cuyas guardias queremos consultar. Podemos hacer la consultar de varios técnicos a la vez; es suficiente con pulsar Ctrl y señalar un segundo técnico.
Si nos hemos equivocado al introducir los criterios de búsqueda podemos pulsar el icono goma situado en la parte superior derecha. Todos los campos de búsqueda se quedan en blanco.
Pulsamos la opción mostrar.
Se nos despliega una ventana con las guardias que cumplen los criterios introducidos.
Para cada guardia conocemos el técnico, la fecha y las observaciones relativas a ella. Además, nos da la posibilidad de eliminarlas o modificarlas.
Modificar una guardia
El primer paso es localizar la guardia que queremos modificar.
Desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de guardias pulsamos la opción buscar guardias. Se despliega una ventana que solicita los filtros de búsqueda (fecha de inicio, fecha de fin y técnico/técnicos).
Pulsamos la opción mostrar. Se nos despliega una ventana con todas las guardias que cumplen los criterios introducidos.
Seleccionamos la guardia que queremos modificar.
Pulsamos el icono mano con lápiz situado en la parte superior derecha del cuadro de la guardia. Se nos abre un cuadro donde lo único que podemos modificar es el campo observaciones. Validamos el cambio pulsando el icono v y lo cancelamos pulsando el icono x
Eliminar una guardia
El primer paso es localizar la guardia/guardias que queremos eliminar.
Desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de guardias pulsamos la opción buscar guardias. Se despliega una ventana que solicita los filtros de búsqueda (fecha de inicio, fecha de fin y técnico/técnicos).
Pulsamos la opción mostrar. Se nos despliega una ventana con todas las guardias que cumplen los criterios introducidos.
Tenemos la posibilidad de borrar todas las guardias o la de eliminar una en concreto:
Para eliminar todas las guardias basta con que pulsemos el icono papelera situado al inicio de todas las guardias en la parte superior derecha.
Para eliminar una guardia en concreto, me posiciono en el cuadro de dicha guardia y pulso el icono papelera situado en la parte superior derecha del cuadro de la guardia. El sistema nos pide una confirmación del proceso.
Gestión de ausencias
Esta opción nos permite gestionar las ausencias de un técnico (vacaciones, días festivos…): alta, baja, modificación, eliminación… Vamos a ver también cómo gestionar el alta de los motivos de ausencias.
Alta de ausencias
Desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de ausencias se despliega una ventana en la que tenemos que rellenar la información de los siguientes campos:
Campo técnico. Seleccionamos el técnico para el que queremos dar de alta una ausencia. Si elegimos la respuesta “todos” vamos a dar de alta la ausencia a todos los técnicos (por ejemplo, para un festivo). Es muy importante reseñar que el sistema sólo nos deja elegir técnicos que estén “activos” en el sistema.
Campo fecha desde: se introduce el rango de fechas de la ausencia a dar de alta
Campo fecha hasta: se introduce el rango de fechas de la ausencia a dar de alta
Campo seleccionable motivo: se introduce la causa de la ausencia
Campo comentario
Pulsamos la opción añadir para dar de alta la ausencia o la opción cancelar para abortar el proceso de alta.
Desde el panel de control tenemos conocimiento de todas las ausencias que se dan de alta. De hecho, los días afectados por la baja están con un fondo naranja. En el encabezado aparece el motivo de la ausencia y un calendario
Motivos de ausencia
La gestión de los motivos de ausencia (cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar ausencias) se lleva a cabo desde Menú principal / botón mantenimiento / botón motivos de ausencia de los técnicos Vamos a ver cómo podemos dar de alta un motivo de ausencia.
Cuando se pulsa botón motivos de ausencia de los técnicos se nos carga la relación de todos los motivos de ausencias en vigor en el sistema. Para cada uno de ellos nos da su descripción y su orden. Además, tienen un selector azul a su izquierda desde el que podemos editar los motivos para modificarlos o eliminarlos.
Para añadir un motivo se pulsa el botón seleccionar
Se despliega una pantalla con 3 campos:
Campo código, que se genera de forma automática en el sistema
Campo descripción: introducimos la descripción de la ausencia
Campo orden: introducimos el orden en el que se va a visualizar en el dispositivo del técnico. Esto facilita la búsqueda del motivo cuando la relación de ellos es grande.
Pulsamos la opción insertar para validar el alta o la opción cancelar para abortar el proceso.
Para modificar un motivo de ausencia se pulsa el botón seleccionar situado a la izquierda de la ausencia que queremos modificar. Accedemos a una ventana con 3 campos: código (que no se puede editar), descripción y orden.
Pulsamos la opción actualizar para validar los cambios o la opción cancelar para abortar el proceso.
Para eliminar un motivo de ausencia se pulsa el botón seleccionar situado a la izquierda de la ausencia que queremos modificar. Accedemos a una ventana con 3 campos (código, descripción y orden).
Pulsamos la opción eliminar para eliminar el motivo o la opción cancelar para abortar el proceso.
Consulta de ausencias
Pulsamos Menú principal / botón técnicos / botón gestión de ausencias. Se despliega una ventana con una serie de campos que actúan como filtros de búsqueda:
Campo seleccionable técnico. Seleccionamos el técnico cuyas ausencias queremos consultar. Podemos consultar las ausencias de técnicos en estado activo e inactivo, nunca las de los técnicos en estado baja definitiva
Campo fecha desde: se introduce el rango de fechas cuyas ausencias queremos consultar
Campofecha hasta: se introduce el rango de fechas cuyas ausencias queremos consultar
Campo seleccionable motivo: se introduce la causa de la ausencia cuyas ausencias queremos consultar
Campo comentario
Pulsamos la opción consultar. Accedemos a la ventana Gestión de ausencias que recoge todas las ausencias, ordenadas por fechas, que cumplen los filtros introducidos.
Para cada ausencia nos da la siguiente información: el técnico al que corresponde la ausencia, las fechas desde y hasta, el motivo, el comentario y el totalizado de días naturales de ausencia. En la parte inferior de la ventana encontramos también el totalizado de días de todas las ausencias mostradas.
A la derecha de cada ausencia encontramos el icono papel con lápiz que nos permite editarla para modificarla o eliminarla.
Modificación de ausencias
Localizamos la ausencia a modificar desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de ausencias. Se despliega una ventana con una serie de campos en los que introducimos los criterios de búsqueda:
Campo técnico. Seleccionamos el técnico cuyas ausencias queremos modificar; recordemos que sólo podemos consultar técnicos “activos” en el sistema.
Campo fecha desde: se introduce el rango de fechas cuyas ausencias queremos modificar
Campo fecha hasta: se introduce el rango de fechas cuyas ausencias queremos modificar
Campo seleccionable motivo: se introduce la causa de la ausencia cuyas ausencias queremos modificar
Campo comentario
Pulsamos la opción consultar. Accedemos a la ventana Gestión de ausencias que recoge todas las ausencias, ordenadas por fechas, que cumplen los filtros introducidos.
Localizamos la ausencia que queremos modificar. Pulsamos el icono papel con lápiz situado a su derecha. Accedemos a la información de la ausencia. Tras efectuar los cambios oportunos (excepto el del campo técnico), pulsamos la opción actualizar para validar los cambios o la opción cancelar para abortar el proceso de modificación.
Eliminación de ausencias
Localizamos la ausencia a eliminar desde Menú principal / botón técnicos / botón gestión de ausencias. Se despliega una ventana con una serie de campos en los que introducimos los criterios de búsqueda:
Campo técnico. Seleccionamos el técnico cuyas ausencias queremos eliminar; recordemos que sólo podemos consultar técnicos “activos” en el sistema.
Campo fecha desde: se introduce el rango de fechas cuyas ausencias queremos eliminar
Campo fecha hasta: se introduce el rango de fechas cuyas ausencias queremos eliminar
Campo seleccionable motivo: se introduce la causa de la ausencia cuyas ausencias queremos eliminar
Campo comentario
Pulsamos la opción consultar. Accedemos a la ventana Gestión de ausencias que recoge todas las ausencias, ordenadas por fechas, que cumplen los filtros introducidos.
Localizamos la ausencia que queremos eliminar. Pulsamos el icono papel con lápiz situado a su derecha. Accedemos a la información de la ausencia. Pulsamos la opción eliminar para validar el proceso o la opción cancelar para abortarlo.