Este apartado se centra en aquellos procesos relacionados directamente con la gestión de los usuarios y su día a día, como es el nivel de capacitación, la fijación de restricciones en el acceso a determinadas acciones en el panel de control, la gestión de las EPIs de seguridad, la visualización en G3wMaps de la ubicación de uno/varios técnicos durante la realización de los trabajos, la gestión de trabajos cobrados en efectivo por los técnicos, los servicios de mensajería y el ránking de .os técnicos según sus resultados.
Capacitación de técnicos
Al hablar de capacitación, tenemos que contemplar los 2 extremos:
La capacitación que requiere un equipo para ser manipulado por un técnico. Cuando damos de alta un equipo del inventario de un cliente (grupo de presión, grupo electrógeno…) podemos marcar un nivel de capacitación necesario que debe de tener un técnico para manipularlo, siendo 1 el nivel más bajo de capacitación requerida y 5 el nivel máximo. Este proceso se detalla en el manual g3w y la gestión de equipos
La capacitación que ofrece cada técnico. Definimos la capacitación de los técnicos en menú principal/ botón técnicos / botón capacitación. Tras elegir el técnico cuya capacitación queremos indicar, se despliega una ventana con todas las tipologías de equipos que nuestra empresa mantiene. Para cada tipología de equipos podemos indicar el nivel de capacitación que tiene dicho técnico, siendo 1 el nivel más bajo y 5 el más alto.
G3w confronta estos 2 niveles de capacitación: la requerida por los equipos del cliente y la ofrecida por los técnicos. De esta forma, por ejemplo, el sistema puede tener en cuenta el requisito de la capacitación a la hora de hacer el reparto en el proceso de reasignación de trabajos (desde Menú principal / botón procesar selección, desde la bandeja de no asignados, desde la bandeja de no atendidos y desde el contador negro).
Restricción de accesos a los usuarios a determinadas acciones
Vamos a ver cómo les podemos restringir a los usuarios del panel de control el acceso a determinadas acciones que pueden realizarse desde dicho panel de control.
Esta operativa afecta a todos los usuarios excepto a los “usuarios maestros”; recordemos que al crear un usuario para el panel de control podemos elegir entre 3 tipos de usuario (maestro, operador y normal).
Pulsamos el icono candado situado en la parte superior del panel de control. Se abre la ventana Mantenimiento de permisos.
Seleccionamos el usuario para el que queremos restringir determinadas acciones. Se abre una ventana donde aparecen todos los permisos disponibles en nuestra empresa. Marcamos el selector de aquellas acciones que queremos limitar; lo más habitual es restringir el acceso a temas relacionados con la facturación de los clientes (consulta de clientes de facturación, eliminar facturas…). En cuanto se restringe una acción, su casilla se colorea de rosa para remarcarla.
Se pulsa la opción actualizar para validar el proceso
Gestión de las EPIs y herramientas inventariadas
Dar de alta una EPI/ herramienta
Desde Menú principal / botón técnicos pulsamos el botón Gestión de EPIs y Herramientas.
Se despliega una ventana que muestra todas las EPIS y herramientas dadas de alta en G3w. Para cada una de ellas tenemos esta información o posibilidades:
Opción Seleccionar que nos permite seleccionar la EPI/herramienta para visualizarla y editarla, de cara a modificarla (descripción, estado, indicar si es EPI o herramienta, imagen) y/o a eliminar dicha EPI.
Opción Detalle nos permite conocer la trazabilidad de esta EPI, en el caso en que tenga un histórico. Concretamente podemos saber:
Qué técnico la tiene o la ha tenido,
Cuál es su estado,
La fecha de aceptación (fecha en la que el técnico firma que recibe la EPI),
La fecha de caducidad,
La fecha de recalibrado,
Su identificador, en el caso en el que sea un equipo que pertenece a una EPI/herramienta cuyos equipos se identifican de forma unitaria con su número de serie
Asignación que puede ser libre (si ese equipo no está asignado a ningún técnico), pendiente de aceptación(si ese equipo se ha asignado a un técnico pero éste aún no ha firmado que lo ha recibido) y asignado (cuando se ha asignado a un técnico y éste ya ha firmado que ha recibido dicha EPI/herramienta).
Su descripción
Columna Inventariado nos informa de cómo es esta EPI/herramienta en el sentido de si los equipos que pertenecen a dicha EPI están o no identificados de forma unitaria con un número de serie.
Si vemos el botón inventario significa que la EPI está inventariada, es decir, que hay equipos de dicho categoría de EPI que están identificados de forma individual en el sistema con su número de serie, con el objeto de garantizar su trazabilidad y seguimiento.
Si vemos el mensaje No aplicasignifica que la EPI no está inventariada, es decir, que ninguno de sus equipos están identificados de forma individual.
Su imagen.
Al final de la ventana, tenemos el icono + que nos permite añadir la referencia de una nueva EPI o herramienta.
Pulsamos el icono +. Se despliega la ventana Gestión de EPIs y Herramientas en la que rellenamos los campos para dar de alta una nueva EPI/herramienta:
Campo descripcióno nombre de la EPI/herramienta.
Selector inventariado para indicar su carácter de inventariada (es decir, que tiene un inventario de equipos que se identifican de forma unitaria con un número de serie) o no inventariada (sin identificación individual).
Hay ocasiones en las que podemos necesitar identificar de forma unitaria, con su número de serie, los equipos que pertenecen a una EPI/herramienta. Esto puede suceder cuando trabajamos, por ejemplo, con EPIs/herramientas caras (un taladro Hilti…) que los técnicos tienen que compartir según las necesidades. En estos casos, además de dar de alta la EPI/herramienta "Taladro Hilti", tenemos que dar de alta cada uno de los equipos de dicha EPI/herramienta, para que cuando se asignen a un técnico, podamos identificar cual de todos los taladros es el que le estamos entregando al técnico. Y así, tendremos localizados quién tiene cada uno de los taladros de la empresa.
Si NO activamos el selector inventariado, significa que no queremos que la EPI esté inventariada. De esta forma, cuando entreguemos un equipo de esta EPI a un técnico, G3w simplemente registra que hemos entregado un taladro a un técnico concreto, pero sin concretar qué taladro; podemos conocer su fecha de caducidad, pero no identificar qué taladro en concreto es el que le hemos entregado.
En el caso en el que SI activemos el selector inventariado, significa que queremos que la EPI esté inventariada, es decir, que queremos que los equipos de dicha categoría de EPI estén identificados de forma individual en el sistema con su número de serie para garantizar su trazabilidad y seguimiento. De esta forma, cuando entreguemos un taladro a un técnico concreto, G3w registra qué taladro en concreto de todos los taladros inventariados es el que hemos entregado y a qué técnico en concreto. Y así sabemos en todo momento quién tiene cada uno de nuestros taladros y en qué estado se encuentran. Al final de este apartado, explicamos cómo dar de alta cada uno de los equipos correspondientes a un tipo de EPI de forma individual a partir de su número de serie.
Selector EPIpara indicar si se trata de una EPI o de una herramienta. De esta manera al emitir el acta de EPIS, solo se incluirán los ítems que estén marcados como EPIS
Campo imagen que queremos asociar a dicha EPI/herramienta. La imagen debe disponer de un tamaño de 140x140 píxeles. Si asociamos una imagen de tamaño mayor, G3w la reducirá para que se ajuste al tamaño estándar; de ahí que recomendamos que, en la medida de lo posible, respetemos el tamaño indicado, para evitar que el ajuste automático pueda deformar la imagen.
Pulsamos la opción Añadir para incorporar a nuestro sistema esa nueva EPI/herrramienta y la opción Cancelar para abortar el proceso de alta.
Dar de alta, de forma individual, los equipos de una EPI/ herramienta a partir de
Su número de serie
Como hemos mencionado, hay ocasiones en las que es necesario identificar y dar de alta cada uno de los equipos pertenecientes a un tipo de EPI/herramienta de forma individual a partir de su número de serie. De esta forma, podemos asignar cada equipo de estas EPIS/herramientas de forma individualizada a un técnico en concreto y tener siempre controlado quién las tiene en cada momento.
El primer paso para dar de alta de forma individual un equipo de una clase de EPIs/herramientas es dar de alta el grupo de EPIs/herramientas con el selector inventariado activo, tal y como acabamos de explicar. A continuación, pulsamos sobre la opción Inventario de la EPI cuyos equipos queremos dar de alta de forma individual.
Al pulsar la opción Inventario se despliega una ventana con los equipos que ya hemos dados de alta individualmente en esta EPI/herramienta.
Para dar de alta más equipos de forma individual pulsamos la opción +. Se despliega una ventana en la que introducimos la información para definir el equipo de forma específica:
Campo Número identificación: suele ser el número de serie del equipo
Campo Descripción
Campo Localización habitual dentro de la empresa
Campo Observaciones
Pulsamos la opción añadir para finalizar el proceso. En la ventana se nos muestra el equipo que acabamos de dar de alta.
En el campo estado se indica que está libre hasta que se asigne a algún técnico.
Visualizar/consultar una EPI/herramienta
Desde Menú principal / botón técnicos pulsamos el botón Gestión de EPIs y Herramientas. Se despliega la ventana con todas las EPIs/herramientas dadas de alta en nuestro sistema. Localizamos la EPI/herramienta de nuestro interés y pulsamos la opción Seleccionar para acceder a la información de dicha EPI/herramienta.
Modificar una EPI/herramienta
Desde Menú principal / botón técnicos pulsamos el botón Gestión de EPIs y Herramientas. Se despliega la ventana con todas las EPIs/herramientas dadas de alta en nuestro sistema. Localizamos la EPI/herramienta de nuestro interés y pulsamos la opción Seleccionar para acceder a la información de dicha EPI/herramienta.
Realizamos los cambios oportunos y pulsamos la opción actualizar.
Si el cambio que hacemos es el de desactivar el selector inventariado, el sistema eliminará el inventario, eliminará todos los equipos pertenecientes a dicha EPI/herramienta que tenían una identificación individual. Consecuentemente, el sistema los desasignará automáticamente de los técnicos. Por eso, es necesario pulsar la opción aceptar para confirmar que somos conscientes de las consecuencias y la opción actualizar para validar el cambio.
Si el cambio que hacemos es activar el selector inventariado, el sistema desasignará la EPI/herramienta a todos los técnicos que la tuvieran asignada. De esta forma, desde ese momento, podemos asignar ya equipos inventariados de forma concreta a los técnicos.
Eliminar una EPI/herramienta
Desde Menú principal / botón técnicos pulsamos el botón Gestión de EPIs y Herramientas. Se despliega la ventana con todas las EPIs/herramientas dadas de alta en nuestro sistema. Localizamos la EPI/herramienta de nuestro interés y pulsamos la opción Seleccionar para acceder a la información de dicha EPI/herramienta. A continuación pulsamos la opción eliminar.
Asignar una epi/ herramienta a un técnico
Para asignar una EPI/herramienta a un técnico tenemos que:
Dar de alta dicha EPI/herramienta en el sistema, tal y como explicamos en un apartado anterior
En algunos casos, dar de alta los equipos de dicha EPI de forma individual para garantizar su identificación individual mediante su número de serie, tal y como explicamos en un apartado anterior
Finalmente, asociar dicha EPI/herramienta o equipo en concreto a un técnico dado desde el Menú principal / bandeja del técnico/ icono técnico con casco
Tras pulsarlo, accedemos a la ventana Gestión de EPIs y Herramientas: nombre del técnico, que tiene 2 partes:
La parte superior con las epis/herramientas asignadas en alguna ocasión al técnico. Para cada una de ellas, se informa de su imagen, estado, comentario, fecha de aceptación, fecha de caducidad, fecha de recalibrado, identificador, estado de asignación. Sobre fondo rojo se muestran las EPIs/herramientas asignadas al técnico que tienen problemas. En la cabecera de este cuadro, la opción imprimir actanos permite generar un pdf que enumera todos las EPIS que tiene asignadas el técnico (con su descripción y fecha de aceptación por parte del técnico) a modo de justificante o acta de recepción. Desde cada EPI/herramienta podemos actualizar sus datos (desde el icono flecha curvada) y desasignar la EPI/herramienta a un técnico (desde el icono flecha de salida)
La parte inferior con el resto de EPIs/herramientas registradas en el sistema que el técnico no tiene asignadas en este momento. Para cada una de ellas se muestra su imagen y una descripción de la misma. Desde cada EPI/herramienta podemos asignarla al técnico pulsando el icono asignar con un bolígrafo.
Para asignar una nueva EPI/herramienta al técnico pulsamos el icono asignar con un bolígrafo.
Se abre la ventana Solicitar firma en la que introducimos los datos necesarios para enviar un mail al técnico solicitándole que firme la aceptación o recepción de dicha EPI/herramienta. La ventana tiene 2 partes:
Parte superior con los datos a rellenar en el mail de solicitud de firma:
Campo identificador que sólo se muestra si la EPI/herramienta que queremos asignar está inventariada, es decir, si los equipos de dicha EPI/herramienta se identifican de forma particular con su número de serie. Seleccionamos con exactitud el equipo concreto del inventario de dicha EPI/herramienta queremos asignarle al técnico. El campo desplegable nos muestra todos los equipos pertenecientes a esta EPI/herramienta que siguen un código de colores: en verde los equipos que están libres para su asignación (es decir, los que no están asignados a ningún otro técnico ni están pendientes de aceptación), en azul los equipos que están pendientes de ser aceptados por algún técnico (es decir, que están en proceso de asignación) y en rojo los equipos que actualmente están asignados a algún otro técnico.
Campo Email al que vamos a enviar el correo. Por defecto es el mail de la ficha de usuariodel técnico.
Campo caduca en x díasdonde indicamos el número de días en los que es válido este correo de aceptación. Si pasados el número de días indicados el técnico no envía la firma de aceptación, esta solicitud se cancela y la EPI/herramienta que queríamos asignar al técnico queda a disposición del resto de técnicos.
Campo comentario que queremos hacerle llegar al técnico. Es un campo obligatorio.
Parte inferior que muestra todas las solicitudes anteriormente realizadas (si las hubiese) y su estado actual. En el caso de las EPIs/herramientas inventariadas, este historial se refiere exclusivamente al equipo seleccionado en el selector Identificador.
Tras rellenar los campos, pulsamos la opción Solicitar firma. En este momento, el técnico recibe un correo con un enlace en el que puede firmar que ha recibido la EPI/herramienta asignada.
El técnico pulsa el botón FIRMAR. Se abre una ventana en donde puede proceder a la firma. Tras hacerlo, y con el objeto de garantizar la seguridad del proceso, se le solicita al técnico que confirme su contraseña del sistema.
Debemos tener en cuenta que hasta que el técnico no firma, es decir, no acepta la recepción de la EPI/herramienta, el sistema no considera que el técnico la tiene asignada. Por este motivo, recomendamos que o bien se haga un seguimiento de las aceptaciones enviadas o bien no se le entregue al técnico la EPI/herramienta hasta que tengamos su aceptación.
El icono asignar con un bolígrafo tiene un código de colores que nos facilita identificar en qué situación está cada solicitud:
Bolígrafo gris: no se ha solicitado firma a ningún técnico y, por tanto, no hay ninguna solicitud pendiente de aceptación
Bolígrafo naranja: se ha solicitado la firma a un técnico y la solicitud aún está pendiente de aceptación por parte de dicho técnico
Bolígrafo azul: el técnico ya ha aceptado la recepción de la EPI/herramienta
Y repetimos, si un técnico no responde a la "solicitud de firma" en los días establecidos, el sistema anula dicha solicitud y la EPI/herramienta no queda asignada al técnico.
Visualizar/consultar las asignaciones técnico - EPI/ herramienta
Visualización/consulta de las EPIs/herramientas asignadas a UN técnico concreto
Podemos ver todas las EPIs/herramientas asignadas a UN técnico en la bandeja del técnico.
En primer lugar, vemos las EPIs/herramientas cuyo estado no sea "correcto". Para resaltar el problema se muestran sobre un fondo rojo. Por defecto, existen en el sistema una serie de estados: correcto, defectuoso, no disponible, caducado… El sistema nos permite, sin embargo, crear nuevos estados para adecuarlos a nuestras necesidades desde Menú principal / botón Mantenimiento / tabla gestión de estados de EPIs y Herramientas.
Seguidamente vemos las EPIs/herramientas que están inventariadas. Debajo de cada una de ellas, se muestra el identificador del elemento concreto asignado al técnico.
Por último, vemos el resto de EPIs/herramientas asignadas al técnico. En el caso de que el número de las EPIs/herramientas asignadas al técnico sea superior a la capacidad de la pantalla, el sistema nos ofrece una barra de desplazamiento vertical para poder visualizar el resto de los elementos.
Podemos pulsar sobre cualquier EPI/herramienta para acceder a una información detallada del equipo.
Consulta de las asignaciones de UNA EPI/herramienta concreta
Desde Menú principal / botón técnicos pulsamos el botón Gestión de EPIs y Herramientas y accedemos a una ventana con todas las EPIs/herramientas dadas de alta en nuestro sistema. Localizamos la EPI/herramienta de nuestro interés y pulsamos la opción Detalle para acceder a la trazabilidad de dicha EPI/herramienta. Se despliega una ventana con el listado de técnicos que la han tenido / tienen.
Si la EPI/herramienta es inventariada, la tabla nos muestra el equipo concreto, con su identificador, que tiene cada uno de los técnicos. En caso contrario, la columna identificador está vacía.
Modificar el estado, fecha de caducidad y fecha de recalibrado de una EPI/
Herramienta asignada a un técnico
Una vez asignada una EPI/herramienta a un técnico podemos cambiar:
El estado de dicha EPI/herramienta (correcta, incorrecta, desaparecida, etc...)
Su fecha de caducidad, si la tuviera
Su fecha de recalibrado, si procede
Para ello, desde el Menú principal / bandeja del técnico / icono técnico con casco accedemos a la ventana Gestión de EPIs y Herramientas: nombre del técnico. Localizamos en la parte superior la EPI/herramienta asignada al técnico cuya información queremos modificar. Realizamos los cambios oportunos y pulsamos el icono flecha curvada situado a su derecha para actualizar los datos y el botón aceptar para validar la operación.
Recordemos que G3w envía un correo todas las noches al responsable de Riegos Laborales informándole de todas las EPIs/herramientas que estuvieran caducadas o que requieran ser recalibradas.