Ciclo De Vida De Un Trabajo Tipo Aviso (Desde Su Creación Hasta Su Finalización)

Un trabajo tipo aviso es un trabajo que genera un usuario del sistema de forma explícita ante un hecho concreto (un aviso de avería, una solicitud de una instalación, una reparación…). Aprovechamos para recalcar que un trabajo de tipo aviso no está exclusivamente asociado al concepto de “avería” sino que engloba cualquier trabajo que sea “no periódico”.

Un trabajo tipo aviso viene representado en la pantalla del panel de control por una caja que incluye el icono campana.

El ciclo de vida de un trabajo tipo aviso, desde su generación hasta su cobro, puede pasar por las siguientes etapas:

1. La creación de un aviso (capítulo 3.1)

2. La generación y asignación inicial de un aviso (capítulo 3.2)

3. La reasignación posterior de un aviso a un técnico y a una fecha concreta, si procede (capítulo 3.3)

4. El inicio, la realización y la finalización de un aviso (capítulo 3.4)

5. Avisos imposibles de realizar (capítulo 3.5)

6. La generación automática de documentos en un aviso (capítulo 3.6)

7. La corrección de un aviso finalizado, si procede (capítulo 3.7)

8. La verificación de un aviso, si procede (capítulo 3.8)

9. La facturación de un aviso (capítulo 3.9)

10. La generación de presupuesto correctivo tras la finalización de un aviso, si procede (capítulo 3.10)

11. La generación de un trabajo correctivo tras la finalización de un aviso, si procede (capítulo 3.11)

12. El envío de documentación tras la finalización de un aviso, si procede (capítulo 3.12)

13. El cierre de un aviso, de carácter opcional (capítulo 3.13)

La creación de un aviso

Podemos crear un aviso desde:

• El dispositivo móvil del técnico, tal y como se describe en el Manual G3w y los dispositivos móviles.

• El área de clientes, tal y como se describe en el Manual G3w y el área de clientes.

• El panel de control, de dos formas:

  • Desde el Menú principal / botón clientes / selector cliente de servicio / botón aviso. Es el camino habitual, bien tras recibir la llamada de un cliente (con un aviso de avería, una solicitud de instalación, una solicitud de reparación…), bien para dar respuesta a una necesidad de personal de nuestra empresa (para ir a un cliente a recoger un cheque, para ir a un proveedor a comprar un material…); en este segundo caso, se trata mayoritariamente de trabajos no facturables.

  • Desde un presupuesto que hayamos preparado para un cliente, una vez que dicho cliente lo haya aceptado; por ejemplo, un presupuesto para una instalación, un presupuesto correctivo para subsanar una anomalía… Tal y como describimos en el capítulo 8.1 del Manual G3w y la gestión de presupuestos, podemos generar desde un presupuesto su correspondiente trabajo. La principal ventaja es que podemos volcar todas las líneas del presupuesto al trabajo y facilitar así la labor de nuestro técnico, aun cuando éste puede ir añadiendo o eliminando material durante la realización del trabajo.

Creación de avisos desde el panel de control / botón cliente de servicio

Pulsamos Menú principal / botón clientes / selector cliente de servicio / botón aviso.

Se nos despliega la ventana generación de avisos con 2 recuadros:

• Un recuadro superior que recoge todos los trabajos pendientes que tenemos todavía que realizar en las instalaciones de dicho cliente (periódicos, avisos…); evidentemente esta información no se muestra si no hay trabajos pendientes. El sistema nos ofrece esta información para ayudarnos en nuestra planificación, porque nos puede interesar hacer coincidir el aviso que estamos creando con algún trabajo que tengamos pendiente; en este caso, crearemos el aviso asignándolo al mismo técnico y a la misma fecha de algún trabajo pendiente. Pero el caso contrario es el más común: reasignar un trabajo pendiente a la misma fecha y técnico para el que estamos creando el aviso, tal y como se describe en este capítulo (en el campo selector asignar avisos pendientes al técnico y fecha introducida). La información que se facilita de los trabajos pendientes es el nº de trabajo, su estado, el tipo de trabajo, el técnico, la fecha asignada y el comentario.

• Un recuadro inferior con los campos que tenemos que rellenar para dar de alta el aviso:

  • Campo código de empresa desde la que se va a generar el aviso

  • Campo asignar a. Introducimos a quién queremos asignar el aviso, bien a técnicos, bien a carpetas virtuales:

    • Si se asignan a un técnico concreto, los avisos se mueven a la bandeja del técnico implicado para que se incorporen a su agenda de trabajos.

    • Si no hemos seleccionado un técnico concreto, los avisos se quedan pendientes de asignación y se mueven a bandejas genéricas creadas a tal efecto (por ejemplo, la bandeja virtual de avisos del día…). Desde estas bandejas virtuales, podremos, con posterioridad, reasignar los avisos a cualquier técnico cuando lo consideremos oportuno, tal y como explicamos el capítulo 3.3 del presente manual.

  • Campo datos alternativos del cliente. Aquí introducimos los datos de contacto de aquellas empresas que, no siendo clientes nuestros, nos solicitan un aviso. En el caso en el que la avería sea urgente, en lugar de perder el tiempo introduciendo en el sistema toda la información de esta empresa necesaria para darla de alta como cliente, creamos el aviso sobre un cliente genérico que tengamos creado para estas situaciones (por ejemplo, “cliente genérico para avisos de no clientes”). A continuación, tecleamos los datos de esta empresa en este campo para que nuestros técnicos sepan dónde acudir.

  • Campo tipo de trabajo: anual, trimestral… incidencia, revisión…. Podemos crear tipos de trabajos en Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas.

  • Campo fecha de creación. Es la fecha y la hora de alta el aviso. Viene por defecto.

  • Campo fecha asignada. Es la fecha en la que queremos que el aviso se ejecute el aviso:

    • Si asignamos una fecha concreta de ejecución, los avisos se mueven a la coordenada bandeja fecha correspondiente, en función de a quién (bandeja) y cuándo (fecha) hayamos asignado el aviso.

    • Si no asignamos fecha, los avisos se mueven a las carpetas no asignados, bien de la bandeja de un técnico, bien de una bandeja virtual, en función de a quién hayamos asignado el trabajo.

  • Campo tiempo de respuesta deseado. Indicamos el margen de tiempo en el que queremos que el aviso se lleve a cabo.

  • Campo aplicar el protocolo estándar de trabajo. Cuando tecleamos un aviso, podemos necesitar no sólo informar a nuestros técnicos del aviso en sí mismo, sino también de los pasos que deben de seguir para realizarlo. Generalmente estos procesos se repiten en situaciones similares, de forma que podemos crear una serie de protocolos de actuación ante escenarios distintos. Estos protocolos nos simplifican la generación de avisos porque podemos seleccionar el protocolo en este campo y trasladar su contenido directamente al siguiente campo comentario, sin necesidad de escribirlo desde cero. Los protocolos se crean en Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas.

  • Campo comentario. Como acabamos de decir, si hemos seleccionado un protocolo de actuación en el campo anterior, su contenido nos sale directamente en este campo. Pero también podemos escribir la toma del aviso desde cero; es una información útil porque así el cliente puede ver quién ha solicitado el aviso. Tenemos que prestar atención porque este comentario aparece en el parte del trabajo.

  • Campo comentario privado. Es un comentario sólo accesible para el técnico que no aparece en ningún documento del cliente final.

  • Selector urgente. Si marcamos un aviso como urgente en la caja del trabajo aparece una banda roja en el centro que parpadea. En paralelo, el aviso se ubica como urgente en la agenda del móvil del técnico asignado y se le envía un mail para que esté al tanto.

  • Selector trabajo no facturable. Marcamos este selector cuando somos conscientes que el aviso que estamos creando no lo vamos a facturar nunca (aviso sobre un equipo en garantía, aviso para recogida de un extintor, trabajos comerciales…). Los trabajos no facturables vienen representados con una caja que tiene una banda azul en la parte superior de la misma. En el capítulo 8 del presente manual abordamos cómo determinados trabajos no facturables pueden convertirse en facturables y viceversa.

  • Campo generar dependiente y asignarlo a. Hay situaciones en las que vamos a necesitar crear un aviso que sea ejecutado por más de un técnico; cada técnico, desde su propio móvil, ejecutará la parte del aviso que le corresponda. Este proceso se describe en el apartado 5 del presente manual.

  • Campo nº de pedido cliente. Introducimos aquí el número interno del cliente para este aviso. Este dato es importante porque, en primer lugar, sale en el albarán, y, en segundo lugar, facilita a los clientes la búsqueda del aviso en el área de clientes.

  • Campo número de pedido interno. Introducimos aquí nuestro número de pedido. Lo utilizamos sólo con clientes que tengan ERP y que quieran controlar centros de costes.

  • Campo nº de presupuesto. Introducimos aquí el nº de presupuesto en el caso en el que este aviso se haya generado desde un presupuesto. Si el presupuesto se ha generado además en la aplicación G3w, el nº del presupuesto se mete directamente en el aviso.

  • Campo responsable administrativo del trabajo. Introducimos la persona de nuestra empresa que va a verificar el trabajo. Normalmente viene preseleccionado cuando el cliente de servicio, para el que estamos creando el aviso, ya tiene asignado un responsable administrativo en su ficha de cliente.

  • Selector enviar email informativo al cliente de servicio. Cuando creamos un trabajo, G3w envía directamente un mail al cliente informándole que un técnico de nuestra empresa se va a personar en sus instalaciones en una fecha concreta para hacer el trabajo. Es útil porque tranquiliza al cliente que ha solicitado un aviso. A su derecha aparece el mail del cliente de servicio, si está introducido en el sistema. De esta forma, sabemos si disponemos de dicho mail o no y, por consecuencia, si el cliente va a ser informado o no.

  • Selector trabajo destinado a la realización de un presupuesto. Generalmente es el personal de nuestra oficina quien genera los presupuestos. Sin embargo, hay ocasiones en las que puede ser necesario que un técnico acuda a las instalaciones de un cliente para hacer un presupuesto; por consiguiente, tendremos que crear un “trabajo para ir a hacer el presupuesto” (no se trata de un trabajo cualquiera, sino de un trabajo destinado a hacer un presupuesto). Si marcamos este selector al técnico le aparecerán en su móvil todas las opciones necesarias para generar el presupuesto, tal y como se describe en el Manual G3w y los dispositivos móviles.

  • Selector albarán valorado. Un albarán valorado es un albarán que incluye los precios. Su utilidad no es elevada ya que las facturas vienen con precios. Sin embargo, podemos requerir un albarán valorado cuando con un cliente nos quedemos a nivel de albarán, no de factura. Si marcamos este selector, cada vez hagamos una operación con este albarán nos aparecerá valorado con sus precios (cada vez que lo visualicemos, cada vez que se lo enviemos al cliente…). En estos casos tenemos que estar seguros de que los precios de este cliente están bien introducidos.

  • Selector activar el procedimiento quick, si así lo deseamos.

  • Campo fecha límite para hacer el trabajo. Podemos poner una fecha tope en la que un aviso debe de estar ejecutado. Por ejemplo, si nos comprometemos con un cliente en darle solución antes del viernes, podemos fijar como fecha límite la víspera, el jueves. Esta información está relacionada con el siguiente campo tras alcanzar la fecha límite informar a, en el sentido en el que, si fijamos una fecha límite, alguna persona de nuestra empresa debe ser informada si se alcanza la fecha sin haberse completado el trabajo.

  • Campo tras alcanzar la fecha límite informar a. Como acabamos de decir, si el sistema se da cuenta que hay un trabajo con fecha límite y se ha alcanzado sin realizar el aviso, G3w envía automáticamente un mail a la persona que hayamos seleccionado en este campo para informarle de la situación. En el ejemplo anterior, la persona elegida será informada el jueves, de forma que tendrá el margen de un día para dar solución al problema del cliente.

  • Campo al finalizar el trabajo se avisará a. Podemos indicar el usuario de nuestra empresa (generalmente de la oficina) al que G3w va a informar automáticamente cuando se finaliza el aviso. Es muy útil cuando, por ejemplo, hemos tenido alguna situación complicada con un cliente y queremos saber cuándo se finaliza el trabajo, por si queremos en ese momento contactar con el cliente para demostrar nuestro servicio comercial.

  • Campo material geolocalizable a entregar. Puede haber productos (contenedores, material de obras…) que queremos tener geolocalizados. Los damos de alta en el almacén geolocalizable como material geolocalizable, cada uno con su número de serie. Por ejemplo, si creamos un aviso en el sistema para entregar un contenedor, cuando nuestro repartidor lo haga, G3w lo geolocaliza y nos indica dónde está.

  • Campo material geolocalizable a recoger. En este campo creamos el trabajo inverso, el de la recogida del contenedor. En el ejemplo anterior, seleccionamos en este campo el contenedor que queremos recoger; por cierto, G3w sólo nos muestra los materiales geolocalizables que están fuera del almacén. Cuando nuestro repartidor va a realizar el trabajo de recogida del contenedor, G3w le conduce al punto exacto de recogida; tras finalizar el trabajo de recogida, G3w lo vuelve a entregar al almacén.

  • Campo tiempo estimado para la realización del aviso. Podemos introducir una estimación del tiempo necesario para hacer el aviso. A priori parece difícil de calcular, pero, como bien sabemos, la mayoría de las averías son repetitivas. De cualquier forma, podemos dejar este campo en blanco.

  • Campo nº de días estimados para la realización. Al igual que en el caso anterior, podemos introducir una estimación de los días necesarios para realizar el aviso. Esta información nos puede resultar muy útil cuando sacamos la programación en un cuadro Excel de un

    técnico desde Menú principal / botón técnicos / botón programación, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema. Si hemos introducido aquí información de tiempos, la programación la tiene en cuenta.

  • Campo importe estimado. Podemos introducir una estimación del importe que este aviso va a conllevar. A priori también parece complicado, pero si hacemos el ejercicio de estimarlo, nos puede resultar útil para saber “cuánto dinero tenemos en la calle” desde el Informe consulta de la tarea.

  • Campo descuento en operaciones.

  • Campo descuento en material.

  • Campo IVA. Como sabemos el cliente tiene asociado un IVA en su ficha de cliente, que lo hereda el trabajo y la factura. Sin embargo, podemos cambiar el IVA tanto a nivel de factura, como de trabajo (en este caso, de aviso), como de cliente; eso sí, sin efecto retroactivo.

  • Selector asignar avisos pendientes al técnico y fecha indicada. Es una opción muy interesante y útil. Si marcamos este selector, todos los trabajos pendientes que están recogidos en el recuadro superior de esta pantalla, se asignan al mismo técnico para el que estamos asignando este aviso y en la misma fecha en la que estamos asignado el aviso.

  • Selector generar el aviso en estado finalizado. Como su nombre indica, este selector nos permite dar de alta un aviso en estado finalizado.

Creación de avisos desde el panel de control / botón presupuestos