La ficha de la tarea es uno de los elementos más importantes de la aplicación, ya que desde ella podemos consultar toda la información relativa a un trabajo, así como realizar un sinfín de operaciones sobre dicho trabajo.
Podemos acceder a la ficha de la tarea de dos formas:
- desde la caja de la tarea, haciendo doble click en el número de la tarea
- desde Menú principal / botón buscar tarea. Escribimos el número de la tarea en el campo en blanco situado a la derecha del botón buscar tarea y presionamos dicho botón.
La ficha de la tarea puede variar en función del estado en el que se encuentre el trabajo (pendiente, iniciado, interrumpido, finalizado, verificado, facturado, cerrado). Dado el tamaño de la ficha de la tarea en pantalla, vamos a describirla por zonas: la parte izquierda, la parte derecha y la parte inferior.
Elementos presentes en la parte izquierda de la ficha de la tarea
- En la parte superior vemos el logotipo de nuestra empresa.
- A continuación, vemos la identificación del trabajo: 10258 (P - 1/3/2018) No facturable:
- el primer número es el número de trabajo
- la siguiente letra indica el tipo de trabajo: P (periódico), A (aviso) y D (dependiente)
- a continuación, se indica la fecha de creación de la tarea
- en el caso en el que el trabajo sea no facturable, encontramos esta información (“no facturable”)
- A continuación, y siempre que hayamos establecido un límite de riesgo para la deuda del cliente de facturación, aparece una tabla de riesgos con el “riesgo máximo definido”, el “importe de vencimientos pendientes de cobro” y su “diferencia”. La tabla es verde excepto cuando nuestro cliente haya superado el riesgo, en cuyo caso es roja.
- Recuadro Estado: es un rectángulo con el color y la designación del estado en el que se encuentra el trabajo (pendiente, imposible, facturado, iniciado, finalizado, cerrado, verificado, interrumpido).
- Recuadro Cambiar clase de trabajo: nos permite modificar la clase de un trabajo (por ejemplo, de dependiente a consecuente, de dependiente a dependiente correctivo, de principal a dependiente) siempre que el trabajo no esté ya facturado.
- Recuadro datos del cliente de facturación, que recoge la siguiente información:
- nombre y código, CIF, código externo, dirección, teléfono, fax, mail, persona de contacto, forma de pago, tipo de cliente y comentario; recordemos que el comentario del cliente de facturación sólo se visualiza en el panel de control (no lo ve ni los técnicos ni los clientes)
- el icono ficha con cabeza, que nos lleva a la Ficha del cliente de facturación
- el icono doc, que nos lleva al botón Documentos del cliente de facturación (Menú principal / botón clientes / cliente de facturación / botón Documentos), descrito en el Manual G3w y la gestión de clientes
- Recuadro datos del cliente de servicio, que recoge la siguiente información:
- nombre y código, dirección, teléfono, fax, mail, persona de contacto, tipo de cliente, comentario y comentario para la administración; este es el comentario incluido en la Ficha del cliente de servicio que se traslada automáticamente a los avisos y a las periodicidades que podamos crear en este cliente y, por consiguiente, a la Ficha de la tarea de todos sus trabajos. Recordemos que el comentario del cliente de servicio se visualiza en el panel de control y en el dispositivo móvil de los técnicos
- el icono ficha con cabeza, que nos lleva a la Ficha del cliente de servicio
- el icono doble flecha cruzadas que nos permite reasignar este trabajo a otro cliente de servicio. Este proceso puede ser útil, por ejemplo, si nos hemos equivocado seleccionando un cliente de servicio al crear un trabajo; en estos casos, en lugar de poner dicho trabajo como imposible y generar uno nuevo, podemos reasignarlo a otro cliente de servicio.
Pulsamos el icono y se abre una ventana donde aparece la caja del trabajo con su estructura jerárquica y un campo en el que seleccionamos el nuevo cliente de servicio al que queremos asignar el trabajo. Pulsamos la opción aceptar.
Si reasignamos un trabajo a otro cliente de servicio, todos sus dependientes se reasignan. Sin embargo, los equipos del cliente NO se mueven al nuevo cliente de servicio, por lo que debemos ser conscientes de las implicaciones si el trabajo ya se ha finalizado.
- Recuadro datos del cliente administrador, si el cliente de servicio tiene asociado un cliente administrador: nombre y código, CIF, dirección, teléfono, fax, mail, persona de contacto, tipo de cliente y comentario. El comentario del cliente de facturación sólo se visualiza en el panel de control.
- Recuadro último trabajo periódico realizado, que muestra:
- identificación del trabajo, fecha y hora de finalización, técnico que hizo el trabajo
- post-it: es el comentario del trabajo
- comentario para el cliente que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
- Lo ve el cliente (en el parte de trabajo)
- Lo ve los otros técnicos (ya que tienen acceso a los últimos 5 partes de trabajos realizados)
- Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.
- comentario entre técnicos que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
- No lo ve el cliente.
- Lo ve el siguiente técnico que vaya a realizar el trabajo.
- Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.
- Recuadro último aviso realizado. Para un usuario que necesita interactuar con un trabajo es muy interesante conocer la información relativa al último trabajo de tipo aviso realizado:
- identificación del trabajo, fecha y hora de finalización, técnico
- post-it: es el comentario del trabajo
- comentario para el cliente que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.Lo ve el cliente (en el parte de trabajo)
- Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.
- Lo ve los otros técnicos (ya que tienen acceso a los últimos 5 partes de trabajos realizados)
- comentario entre técnicos que lo escribe el técnico al finalizar el trabajo.
- No lo ve el cliente.
- Lo ve el siguiente técnico que vaya a realizar el trabajo.
- Lo ve nuestra oficina desde el panel de control.
- Recuadro código de la empresa. Si tenemos “multiempresa” activado, aquí podemos seleccionar a qué empresa va a pertenecer este trabajo. Si hacemos este cambio, es fundamental que lo hagamos antes de facturar el trabajo. Como sabemos, cuando creamos un cliente de facturación lo asociamos a una empresa dentro del “multiempresa”, de forma que los trabajos que se creen en todos sus clientes de servicio estarán asociados a dicha empresa. A nivel de trabajo, tenemos la posibilidad de modificar esa asignación si fuera necesario. Para ello seleccionamos la otra empresa en el campo desplegable y pulsamos el icono círculo de flechas situado a la izquierda para validar el cambio.
- Cuadro gastos de la tarea. Aquí visualizamos todos los gastos asociados a este trabajo. Si la tarea está no iniciada, no puede haber ningún gasto introducido por el técnico, puesto que no ha comenzado aún el trabajo. Sin embargo, es posible que, desde el panel de control, hayamos precargado algunos gastos para facilitar el trabajo al técnico. Pulsamos el icono verde + y nos aparecen 2 campos en blanco donde introducimos el concepto y el importe. A continuación, pulsamos el icono V azul para validar el cambio o el icono prohibido para cancelarlo. También podemos pulsar el icono rojo – si lo que queremos es eliminar gastos.
- Recuadro añadir incidencia. Pulsamos el icono más para que se nos despliegue un recuadro de texto donde describimos la incidencia. Pulsamos click para validar el texto o el icono prohibido para eliminarlo.
- Recuadro material pedido, que recoge el material que un técnico solicita al terminar un trabajo. Recordemos que hay ocasiones en las que un técnico, durante la ejecución del trabajo, indica en su móvil que no puede finalizar el trabajo porque le falta material. El técnico da por finalizado el trabajo, pero se genera automáticamente un dependiente (porque es obvio que el técnico no ha podido finalizar el trabajo al faltarle material). En estos casos, en la caja del trabajo aparece un icono pincho rojo que indica que se acaba de terminar el trabajo y le falta material. Cuando todo el material que necesita el técnico esté disponible en la caja del trabajo aparece el icono pincho verde.
Elementos presentes en la parte derecha de la ficha de la tarea
- En primer lugar, están los datos de nuestra empresa: nombre, CIF, dirección, teléfono, fax, mail, web…
- Recuadro verde visualizar equipos realizados en el trabajo y recuadro rojo modificar equipos realizados en la tarea que nos permite, respectivamente, visualizar y modificar los equipos realizados en cualquiera de los trabajos pertenecientes a la estructura arbórea del trabajo seleccionado (es decir, tanto equipos del trabajo principal como de los trabajos dependientes), siempre que el estado del trabajo lo permita (por ejemplo, en trabajos no facturados…). El proceso se describe en el apartado 2.7 del presente manual.
- Pastilla TIEMPO TOTAL ACUMULADO EN EL TRABAJO (INCLUYE DEPENDIENTES): 30 min. (0 h. 30 m.). Como su nombre indica, refleja el tiempo empleado en la realización del trabajo incluyendo los trabajos dependientes generados desde el principal. Este tiempo se obtiene de los inicios y de las finalizaciones de los trabajos captados en el dispositivo móvil de nuestros técnicos, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de los dispositivos móviles.
- Pastilla Tiempo Medio de realización: 0 min. (0 h. 0 m.)xc. Indica el tiempo medio que se tardado en realizar ese mismo tipo de trabajo a lo largo del tiempo. Evidentemente esta información sólo es útil en trabajos periódicos de mantenimiento en los que exista un historial.
- Pastilla TIEMPO TOTAL ACUMULADO DE DESPLAZAMIENTO (INCLUYE DEPENDIENTES): 0 min. (0 h. 0 m.). Como su nombre indica, refleja el tiempo empleado en el desplazamiento requerido para poder ejecutar el trabajo, incluyendo el desplazamiento de los trabajos dependientes generados desde el principal. Este tiempo se establece en el software del móvil, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de los dispositivos móviles.
- Texto informativo de Técnico. Nos indica el técnico que tiene actualmente asignado el trabajo para su ejecución.
- Texto informativo de fecha asignada. Nos indica la fecha que tiene actualmente asignada el trabajo para su ejecución.
- Texto informativo de Fecha y hora del último inicio. Nos indica la fecha y hora de la última vez que se inició el trabajo, en el caso en el que se hubiera interrumpido.
- Texto fecha y hora de finalización del trabajo. Nos indica la fecha y la hora en la que se ha finalizado el trabajo.
- Texto informativo de contrato. Nos muestra el contenido del campo contrato que tiene el cliente de servicio.
- Pastilla Dirección GPS de inicio y de finalización que puede aparecer cuando el trabajo se ha iniciado y finalizado desde un móvil y si el sistema es capaz de capturar la posición GPS del inicio y finalización del trabajo.
- Cuadro tricolor Emails enviados con la documentación de la tarea que aparece si se han enviado los correos. Nos permite saber a quién ha enviado el técnico el parte del trabajo al finalizar el trabajo (mail), cuándo lo ha enviado y si el cliente ha respondido a dicho mail.
- Campo Nº Pedido cliente. Como su nombre indica, en este campo se muestra el número de pedido cliente correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar el número, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.
- Campo Número Pedido Interno. Como su nombre indica, en este campo se muestra el número de pedido interno correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar el número, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.
- Campo Nº presupuesto . Como su nombre indica, en este campo se muestra el número de presupuesto correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar el nº de presupuesto, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja.
- Campo Tiempo teórico (min) . Como su nombre indica, en este campo se muestra el tiempo teórico correspondiente al trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar el valor, tecleando el tiempo y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha. Las tareas que tienen configurado un tiempo estimado se localizan fácilmente en el panel de control, porque el número de tarea aparece sobre un fondo azul oscuro; al pasar el cursor por encima, vemos el tiempo estimado para su ejecución. Por cierto, en el panel de control, en la intersección de las coordenadas técnico-día, se muestra la píldora T. Estimado que totaliza el tiempo estimado de todos los trabajos pendientes que tenga asignados este técnico para ese día.
- Campo Tiempo de respuesta deseado. Como su nombre indica, en este campo se muestra el tiempo en el que queremos dar respuesta al aviso creado. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el aviso). Podemos introducir o modificar el valor, tecleando el tiempo y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.
- Campo desplegable responsable administrativo del trabajo. Como su nombre indica, en este campo se muestra el responsable administrativo del trabajo. Puede estar en blanco o incluir un contenido (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar su contenido, tecleando el responsable y pulsando el icono flechas verde/naranja.
- Campo desplegable Tipo de trabajo. Como su nombre indica, en este campo se muestra el tipo de trabajo (la “píldora” que aparece en la parte inferior de la caja de un trabajo). Puede estar en blanco o incluir un texto (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el trabajo periódico o el aviso). Podemos introducir o modificar el tipo de trabajo, escribiendo el tipo y pulsando el icono flechas verde/naranja.
- Campo fecha límite para hacer el trabajo. Como su nombre indica, en este campo se muestra la fecha límite que nos hemos podido fijar para hacer un trabajo. Puede estar en blanco o incluir un valor (en el caso en el que hubiéramos metido esta información al crear el aviso, no la periodicidad). Podemos introducir o modificar la fecha, tecleando el valor y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.
- Campo tras alcanzar la fecha límite avisar a. Este campo está relacionado con el campo anterior. Si G3w detecta que ese trabajo no se ha completado para la fecha indicada en el campo fecha límite para hacer el trabajo, el sistema envía un correo al usuario que hayamos indicado en este campo. Introducimos el usuario destinatario del aviso y pulsamos el icono flechas verde/naranja de la derecha.
- Campo desplegable aplicar un protocolo estándar al trabajo. Como su nombre indica, en este campo se muestra el protocolo estándar que queremos aplicar al trabajo y que hemos podido introducir al crear la periodicidad. Está relacionado con el campo comentario de la tarea, ya que es en este segundo campo en el que se carga la descripción del trabajo a realizar incluida en el protocolo. Sin embargo, este campo puede estar también en blanco. Podemos introducir o modificar el protocolo, escribiéndolo y pulsando el icono flechas verde/naranja de la derecha.
- Campo desplegable número de proyecto. Nos informa del proyecto al que está asignado el trabajo en cuestión. Podemos asignarlo a otro proyecto o desvincularlo del actual eligiendo otro número de proyecto o dejando el campo en blanco, respectivamente.
- Campo desplegable comercial. Como su nombre indica, en este campo se muestra el comercial que cada cliente de servicio puede tener asignado en su ficha de cliente, de forma que todos los trabajos de ese servicio “heredan” el comercial. Sin embargo, este campo puede estar también en blanco. Podemos introducir o modificar el valor, tecleando el comercial y pulsando el icono flechas verde/naranja.
- Cuadro de texto Comentario de la tarea. El comentario de una tarea es el post-it. En el caso de trabajos periódicos, este comentario lo ve nuestra oficina desde el panel de control y nuestros técnicos en sus dispositivos móviles. En el caso de averías, este comentario lo ve nuestra oficina (en el parte de trabajo), nuestros técnicos en sus dispositivos móviles y nuestros clientes (en el parte de trabajos). Este campo está relacionado con el de aplicar un protocolo estándar al trabajo ya que, en el caso de haber seleccionado un protocolo, su descripción se carga en este campo.
- Sin embargo, este campo puede estar también en blanco. Podemos introducir o modificar la descripción, tecleando su información y pulsando el icono flechas verde/naranja.
- Cuadro de texto Comentario privado. Es el comentario de la Ficha del cliente de servicio que se pasa al campo comentario del aviso que creemos. Este comentario se ve desde el panel de control y desde los dispositivos móviles.
- Cuadro de texto Comentario entre técnicos. Este es el comentario que escribe el técnico al terminar el trabajo. Por este motivo, si el trabajo está sin iniciar, este campo está en blanco. Cuando se finaliza el trabajo, este comentario es visible. Lo ve nuestra oficina desde el panel de control y el
- siguiente técnico que vaya a realizar un trabajo en dicho cliente de servicio; el técnico sólo ve el comentario del último trabajo realizado en ese cliente. Por este motivo, si desde el panel de control escribimos algún mensaje para el técnico en este campo, el técnico no lo va a ver; en este sentido, si desde la oficina queremos dar algún mensaje al técnico lo tenemos que hacer desde el comentario de la tarea o en el comentario privado. Este comentario nunca lo ve el cliente. Con el trabajo finalizado podemos editar lo que ha escrito un técnico, por si necesita alguna corrección.
- Recuadro comentario para la administración. Es un comentario que el Dpto de administración desea guardar asociado al trabajo. Sólo se ve desde el panel de control; no lo ven ni el técnico ni el cliente.
- Cuadro de texto datos alternativos del cliente. Este campo lo podemos utilizar cuando estamos creando un aviso a una empresa que no sea un cliente nuestro. En estos casos, en lugar de dar de alta a cada empresa que nos solicita un aviso, podemos usar un cliente de servicio genérico que tengamos dado de alta para estas situaciones (por ejemplo, “cliente ficticio para avisos puntuales”) y crearle a él el aviso. Los datos del cliente necesarios para que nuestro técnico acuda a esta empresa los introducimos en este campo; no nos olvidemos de pulsar el icono flechas verde/naranja de la derecha para validar la información.
- Campo desplegable al finalizar el trabajo se avisará a. En este campo seleccionamos un usuario de nuestra empresa al que el sistema va a enviar un mensaje en cuanto el trabajo se finalice. Puede ser una información muy útil si se trata de un trabajo delicado, si tenemos algún problema con el cliente…
- Selector material retirado y pendiente de reparación en taller en el caso en el que el técnico no lo haya marcado en su móvil y se detecte que es necesario. Como sabemos, cuando un técnico finaliza un trabajo desde el móvil, tiene la opción de decir que “procede a la retirada de material y que el trabajo debe ser continuado en taller”. En ese momento, aparece en la caja del trabajo el icono llave inglesa (que indica que se procede a la retirada de material). Y en paralelo, el sistema genera un trabajo dependiente correctivo para taller (con el fin de que el usuario de taller intervenga sobre el equipo que el técnico de calle le ha traído). Si un técnico de calle ha finalizado un trabajo y se le ha olvidado pulsar la opción de retirada de material en su móvil, ni la caja del trabajo tendrá el icono llave inglesa (que indica que hay material para retirar) ni se habrá generado el trabajo dependiente correctivo para taller. Por consiguiente, el técnico de taller no podrá trabajar sobre los equipos que ha traído el técnico de calle. El usuario de panel de control puede subsanar este error haciendo 2 acciones. La primera, desplazando el selector material retirado y pendiente de reparación en taller para que en el trabajo aparezca el icono llave inglesa. Y la segunda, pulsando la opción generar dependiente para que el sistema genere un trabajo dependiente correctivo para taller. Estas 2 acciones desde el panel de control equivalen a la opción del móvil de “procede a la retirada de material y que el trabajo debe ser continuado en taller”.
- Texto informativo de Fecha y hora del último inicio y de la última finalización.
- Selector trabajo cobrado. Como sabemos, podemos autorizar a nuestros técnicos a cobrar los trabajos tras finalizarlos en las instalaciones del cliente. En estos casos, los técnicos tienen que marcar en su móvil la opción de trabajo cobrado e introducir el importe en un campo habilitado para dicho proceso. Si a nuestro técnico se le olvida marcar el trabajo como cobrado y se le olvida introducir el importe del mismo, nuestros usuarios del panel de control pueden subsanar este fallo marcando desde la Ficha de la tarea del trabajo este selector e introduciendo el importe en el siguiente campo.
- Campo Importe Cobrado. La utilidad de este campo está explicada en el selector anterior. En el caso en el que hayamos liquidado ya con el técnico el dinero que él ha cobrado, aparece otra línea: Trabajo liquidado (dd/mm/aaaa)
- Campo firmado por. Como sabemos, cuando un técnico finaliza el cliente puede capturar la firma del cliente y escribir el nombre del mismo. Si el técnico solicita la firma del cliente