Vamos a ver el proceso de trabajo en taller con equipos que han sido previamente retirados del cliente y, en particular, los procesos de recarga y retimbrado de extintores en taller (sector PCIs).
En el Manual G3w y la gestión de trabajos se abordan estos procesos de taller, de recarga y retimbrado desde la operativa de la oficina. Como veremos, en el ciclo de recarga y retimbrado es muy habitual encontrar estructuras arbóreas de trabajos dependientes, dependientes correctivos y consecuentes:
1 tarea principal de la que cuelgan 0, 1 o varios trabajos dependientes, en función de si ha sido necesario o no enviar a varios técnicos a realizar el trabajo o de si se ha prolongado su ejecución durante varios días.
1 trabajo dependiente correctivo, para ejecutar el trabajo de taller de recarga y retimbrado.
1 trabajo consecuente, para devolver los equipos desde el taller al cliente.
En el Manual G3w y la gestión de dispositivos móviles se abordan estos procesos desde la operativa del técnico de calle y del técnico de taller.
El proceso de trabajo en taller (reparación, recarga, retimbrado…) depende de cómo nuestra empresa contempla la ejecución de dichos trabajos:
Nuestra empresa puede hacer los trabajos de taller, de recarga y de retimbrado de forma conjunta con el trabajo preventivo y considerar la retirada a taller como una operación más disponible en los trabajos preventivos. En este caso, la retirada de equipos se hace en el propio trabajo preventivo.
Nuestra empresa puede hacer los trabajos de taller, de recarga y de retimbrado de forma independiente al trabajo preventivo previo y considerar la retirada a taller como una anomalía que deberá ser subsanada sobre un trabajo correctivo. En este caso, la retirada de equipos se hace en un segundo trabajo de tipo correctivo.
Ejemplo
Vamos a poner un ejemplo para explicar mejor todo el proceso. Imaginemos que tenemos que hacer la revisión en las instalaciones de un cliente que tiene 100 extintores. Dado el volumen de equipos del cliente, decidimos enviar a 2 técnicos a hacer el mantenimiento. Estamos ya hablando de un trabajo principal y un trabajo dependiente.
Los 2 técnicos llegan a las instalaciones del cliente y acuerdan cómo repartirse el trabajo: uno revisará los equipos de la 1ª planta, donde hay 40 extintores, y el otro los equipos de la 2ª planta, donde hay 60 extintores. Cada técnico hará la revisión de los equipos que han acordado. No hay riesgo de duplicar trabajos si el reparto se ha hecho con lógica, por plantas o por tipología de equipo, y si cada técnico, tras la revisión, marca sobre el propio equipo la fecha de chequeo, procedimiento obligatorio por ley en muchos casos.
Imaginemos que el técnico de la 1ª planta revisa los equipos sin problemas y finaliza el trabajo. Imaginemos ahora que el técnico de la 2ª planta se da cuenta de que 5 de los 60 extintores requieren ser retimbrados. Este técnico puede proceder de dos formas distintas, según cómo sea el proceso de trabajo de taller, de recarga y de retimbrado de nuestra empresa:
Nuestra empresa hace los trabajos de taller, de recarga y de retimbrado de forma conjunta con el trabajo preventivo.
Nuestra empresa hace los trabajos de taller, de recarga y de retimbrado de forma independiente al trabajo preventivo previo.
Vamos a ver los procesos de estos dos casos:
Caso 1
Nuestra empresa hace los trabajos preventivos (mantenimiento / revisión) de forma conjunta con el trabajo de taller (reparación, recarga y retimbrado). El trabajo de taller forma parte del trabajo inicial de revisión.
En el ejemplo, el 2º técnico da por revisados 55 equipos y retira 5 equipos a taller. La retirada a taller es una operación más que se puede hacer a los equipos y se hace en el propio trabajo preventivo.
El TÉCNICO DE CALLE acude al cliente a hacerle el TRABAJO PREVENTIVO de 60 extintores.
El técnico de calle inicia el trabajo preventivo (según capítulo 1 del Manual de los dispositivos móviles).
El técnico de calle llega a la etapa de chequeo. En su dispositivo móvil (pantalla Ejecución de trabajos) selecciona, uno a uno, cada uno de estos 60 equipos y los chequea (pulsando el botón chequear y accediendo a la pantalla Chequeo, en la que introduce la información del trabajo). Al chequear los 60 equipos ve que 5 requieren retimbrado. Por cierto, el sistema le suele informar de esta necesidad con unos mensajes emergentes en pantalla (ver capítulo 10.5 del Manual de los dispositivos móviles).
El técnico de calle da por revisados 55 equipos. Para esos 55 equipos selecciona la operación revisión en el campo operación realizada al equipo de la pantalla Chequeo.
El técnico de calle retira 5 para recarga o retimbrado y los envía al taller (donde serán retimbrados). Para 5 equipos selecciona la operación retirado para retimbrar en el campo operación realizada al equipo de la pantalla Chequeo. De forma opcional, pero no necesaria, puede clicar la casilla requiere retimbrado; el técnico de taller tendrá que desmarcarla cuando termine su trabajo. Nota importante: la retirada de equipos se indica en el propio trabajo preventivo.
El técnico de calle finaliza el trabajo preventivo desde la pantalla ejecución de trabajos / botón menú.
El técnico de calle accede a la pantalla finalización. Captura la firma del cliente y escribe comentarios si es necesario.
El técnico de calle marca la casilla se ha procedido a la retirada de equipos, el trabajo requiere ser continuado en taller.
En este momento, en el PANEL DE CONTROL, aparece el icono llave inglesa en la caja del trabajo para indicar que se ha procedido a la retirada de equipos en el cliente. Es de color naranja para indicar que todavía los equipos no han sido descargados a taller. En paralelo, el sistema crea automáticamente un TRABAJO DEPENDIENTE CORRECTIVO de TIPO taller para que el técnico de taller retimbre los 5 equipos.
Si el técnico de calle se olvida de marcar la casilla se ha procedido a la retirada de equipos, el trabajo requiere ser continuado en taller justo antes de terminar el trabajo, no aparecerá el icono llave inglesa en la caja del trabajo ni se generará automáticamente un trabajo dependiente correctivo para taller. El técnico de calle tendrá que contactar con la oficina. En esta situación, desde el PANEL DE CONTROL tendremos que generar para el técnico un TRABAJO DEPENDIENTE CORRECTIVO de TIPO taller desde la opción generar dependiente de la ficha de la tarea en la que el técnico de calle se olvidó de marcar la opción de retirada, tal y como se explica en el capítulo 6 del presente manual. Además, el PANEL DE CONTROL localizará en la parte derecha de dicha ficha de la tarea el selector material retirado y pendiente de reparación en taller y lo desplazará. Tras estas dos acciones, en la caja del trabajo aparecerá el icono llave inglesa.
El técnico de calle finaliza el trabajo pulsando la opción finalizar.
El técnico de calle acude al taller a depositar los equipos. Localiza en T. realizados los equipos a depositar en taller y pulsa el icono de su izquierda para escribir un texto relativo al depósito (por ejemplo, dónde los deja, el nivel de urgencia o aclaraciones puntuales). El icono se vuelve verde y, al pinchar sobre él, se muestra la información del día y la hora en los que se depositaron los equipos, así como el texto escrito.
En este momento, al técnico de taller, en el correspondiente trabajo correctivo de TIPO taller, le aparece un mensaje informando de que los equipos han sido depositados en taller. El mensaje incluye el día y la hora del depósito, así como el texto escrito por el técnico de calle. En paralelo, en el panel de control, en la caja del trabajo, el icono rombo con herramienta se hace rojo para indicar que los equipos ya han sido descargados en taller.
Cuando estos 5 extintores llegan al taller, el TÉCNICO DE TALLER realiza el TRABAJO DEPENDIENTE CORRECTIVO de TIPO taller, que contendrá la totalidad de los equipos del cliente, los 100 extintores, ya que en los trabajos correctivos se ve la totalidad del inventario del cliente.
El técnico de taller localiza los 5 extintores a retimbrar, pudiendo buscarlos por el número de placa o por la operación indicada por el técnico de calle.
El técnico de taller inicia y realiza el trabajo. En la aplicación móvil (pantalla Chequeo) modifica los datos de los equipos (fecha de retimbrado, estado del equipo) e indica la operación realizada en el campo operación realizada al equipo (en este caso, retimbrado). Desmarca la casilla requiere retimbrado si estuviera marcada.
El técnico de taller finaliza el trabajo.
Tras finalizarlo, el sistema crea automáticamente un TRABAJO CONSECUENTE de TIPO ENTREGA para devolver los 5 extintores al cliente. Este trabajo se asigna por defecto al técnico que los hubiera retirado, salvo configuración especial, y es un trabajo no facturable.
En este momento, en el panel de control, en la caja del trabajo, el icono rombo con herramienta se hace verde para indicar que el técnico de taller ya ha realizado todas las operaciones pertinentes (retimbrado, recarga, revisión), pero que los equipos aún no han sido entregados al cliente.
En este momento, LA OFICINA podría facturar el trabajo principal, de forma que cuando el técnico de calle devolviera los extintores pudiera llevar al cliente la factura física en papel. Con este procedimiento, tenemos 1 factura del trabajo con 95 revisiones y 5 retimbrados.
El TÉCNICO DE CALLE acude a realizar trabajo consecuente de TIPO ENTREGA.
El técnico de calle localiza el trabajo en la pantalla Trabajos seleccionados y lo identifica por el tipo de trabajo indicado entre paréntesis (Aviso).
El técnico de calle procede a realizar el trabajo de entrega (apartado 2 del Manual de los dispositivos móviles). En este momento, en el panel de control, el icono rombo con herramienta se hace gris para indicar que los equipos ya han sido devueltos al cliente.
El técnico de calle, al devolver los extintores, puede entregar al cliente la factura física en papel.
Las ventajas del caso 1º son:
el cliente recibe una única factura del trabajo con 95 revisiones y 5 retimbrados.
el cliente recibe una única documentación para todo el proceso (1 certificado con los 60 extintores correctos, 1 albarán, 1 acta).
Los inconvenientes del caso 1º son:
no tenemos posibilidad de emitir 2 facturas si el cliente así nos lo solicita (una para el trabajo de mantenimiento y otra para el trabajo de taller, de recarga y retimbrado), ya que sólo hay un trabajo.
la facturación de todo el trabajo se dilata hasta que completemos el trabajo en taller; en este ejemplo, podríamos llegar a tener parada la facturación del mantenimiento de 95 equipos por el trabajo de taller sobre 5 equipos.
La utilidad del caso 1º se manifiesta si:
nuestra empresa suele hacer los trabajos de taller, de recarga y retimbrado de forma CONJUNTA con el trabajo preventivo.
nuestra empresa hace las revisiones de TODOS los equipos en taller en lugar de en las instalaciones del cliente. La operativa es similar a la recién descrita. En el propio trabajo preventivo, seleccionaríamos para todos los equipos la operación retirada para revisión en el campo operación realizada al equipo de la pantalla Chequeo. Finalizaríamos el trabajo marcando la casilla se ha procedido a la retirada de equipos, el trabajo requiere ser continuado en taller. Se generaría el trabajo de TALLER para revisar todos los equipos. En el caso de que el técnico de taller detecte que alguno requiere retimbrado, lo retimbra en el propio trabajo de taller, sin generar un trabajo correctivo. Habría 55 revisiones en taller y 5 retimbrados. Además, no tendría que marcar la casilla requiere retimbrado porque ya los ha retimbrado. Al finalizar, se genera un trabajo de ENTREGA.
Caso 2
Nuestra empresa hace los trabajos preventivos (mantenimiento / revisión) de forma INDEPENDIENTE al trabajo de taller (reparación/recarga/retimbrado); el trabajo de taller NO forma parte del trabajo inicial de revisión.
En el ejemplo, el 2º técnico da por revisados 60 equipos (e indica que 5 de ellos tienen una anomalía que requiere recarga/retimbrado). La retirada a taller es una anomalía que debe ser subsanada. La retirada de equipos se hace en un segundo trabajo de tipo correctivo.
El TÉCNICO DE CALLE acude al cliente a hacerle el trabajo preventivo de 60 extintores.
El técnico de calle inicia el trabajo (capítulo 1 del manual de los dispositivos móviles).
El técnico de calle llega a la etapa de chequeo. En su dispositivo móvil (pantalla Ejecución de trabajos) selecciona, uno a uno, cada uno de estos 60 equipos y los chequea (pulsando el botón chequear y accediendo a la pantalla Chequeo en la que introduce la información del trabajo). Al chequear los 60 equipos ve que 5 requieren retimbrado.
El técnico de calle da por revisados 60 equipos e indica que hay 5 extintores con anomalías (que requieren retimbrado/recarga). Para los 60 equipos selecciona la operación revisión en el campo operación realizada al equipo de la pantalla Chequeo. En cuanto a los 5 equipos que requieren retimbrado, el técnico de calle señala en la Ficha del equipo que tienen anomalías; para ello debe, de forma obligatoria, clicar la casilla requiere retimbrado. Nota importante: da por revisados estos 5 equipos, pero indicando que “requieren retimbrado”.
El técnico de calle finaliza el trabajo preventivo desde la pantalla ejecución de trabajos / botón menú. Accede a la pantalla finalización, captura la firma del cliente, escribe comentarios y pulsa la opción finalizar.
En este momento, LA OFICINA podría facturar el trabajo de mantenimiento al cliente.
A continuación, el mismo TÉCNICO DE CALLE genera un 2º TRABAJO AVISO de TIPO correctivo (píldora CORRECTIVO) desde la Bola morada nuevo trabajo para poder retirar a taller los 5 extintores con anomalías.
En el campo tipo de trabajo elige la opción correctivo (o la que la empresa estipule para los trabajos creados con el fin de corregir anomalías, como en este caso el retimbrado).
Marca la casilla trabajo consecuente del último trabajo realizado, ya que es un trabajo consecuencia del preventivo anterior.
Pulsa el botón confirmar para validar la creación del trabajo.
Hacemos un inciso para recalcar la diferencia entre un “trabajo con la píldora de correctivo” y un “trabajo dependiente correctivo”. Un “trabajo con la píldora de correctivo” es un trabajo tipo aviso creado para corregir un problema de un equipo. Un “trabajo dependiente correctivo” es un trabajo dependiente creado para corregir errores o realizar cambios sobre actuaciones de un trabajo previo.
A continuación, el TÉCNICO DE CALLE procede a realizar este 2º TRABAJO AVISO de TIPO correctivo.
El técnico de calle localiza el trabajo en la Bola azul Trabajos, principalmente por fecha o por cliente.
El técnico de calle inicia este segundo trabajo (apartado 2 del manual de los dispositivos móviles).
El técnico de calle llega a la etapa de chequeo, en la que solo debe chequear los 5 extintores con anomalías que va a retirar. Localiza estos 5 extintores en la pantalla Ejecución de trabajos usando el icono embudo verde con el filtro anomalía, concretamente la anomalía “requiere retimbrado”.
Selecciona uno a uno los 5 equipos, pulsa chequear y accede a la pantalla Chequeo, donde introduce la información del trabajo.
El técnico de calleda por chequeados 5 equipos.
El técnico de calleretira 5 equipos para su envío al taller (donde serán retimbrados). Para estos 5 equipos selecciona la operación Retirado para Retimbrado en el campo operación realizada al equipo de la pantalla Chequeo. Ya no es necesario clicar la casilla requiere retimbrado, puesto que ya se marcó en el primer trabajo preventivo. Nota importante: solo se chequean estos 5 equipos para indicar que se van a retirar. Nota importante: la retirada de equipos se indica en este segundo trabajo correctivo, no en el trabajo preventivo inicial.
El técnico de calle finaliza el trabajo correctivo desde la pantalla ejecución de trabajos / botón menú.
Accede a la pantalla finalización, captura la firma del cliente, escribe comentarios si es necesario y marca la casilla se ha procedido a la retirada de equipos, el trabajo requiere ser continuado en taller.
En este momento, en el PANEL DE CONTROL, aparece el icono llave inglesa en la caja del segundo trabajo. En paralelo, el sistema crea automáticamente un TRABAJO DEPENDIENTE CORRECTIVO de TIPO taller para cambiar la operación de retirada a trabajo de retimbrado/recarga, de forma que el técnico de taller retimbrará los 5 equipos.
Si el técnico de calle se olvida de marcar esta casilla, no aparecerá el icono llave inglesa ni se generará automáticamente el trabajo dependiente correctivo. En ese caso, el técnico deberá contactar con la oficina y, desde el PANEL DE CONTROL, se deberá generar manualmente el TRABAJO DEPENDIENTE CORRECTIVO de TIPO taller desde la opción generar dependiente de la Ficha de la tarea. Además, el PANEL DE CONTROL localizará el selector material retirado y pendiente de reparación en taller y lo desplazará. Tras estas acciones, aparecerá el icono llave inglesa.
El técnico de calle finaliza el trabajo pulsando la opción finalizar.
Cuando los 5 extintores llegan al taller, el TÉCNICO DE TALLER realiza el TRABAJO DEPENDIENTE CORRECTIVO de TIPO taller, que contiene la totalidad del inventario del cliente, los 100 extintores.
El técnico de taller localiza los 5 extintores a retimbrar, pudiendo buscarlos por número de placa o por la operación indicada por el técnico de calle.
El técnico de taller inicia y realiza el trabajo. En la aplicación móvil (pantalla Chequeo) modifica los datos de los equipos (fecha de retimbrado, estado del equipo) e indica la operación realizada en el campo operación realizada al equipo, en este caso retimbrado. Desmarca la casilla requiere retimbrado si estuviera marcada.
El técnico de taller finaliza el trabajo.
Tras finalizarlo, el sistema crea automáticamente un TRABAJO CONSECUENTE de TIPO ENTREGA para devolver los 5 extintores al cliente. Este trabajo se asigna por defecto al técnico que los hubiera retirado, salvo configuración especial, y es un trabajo no facturable.
En este momento, LA OFICINA podría facturar el trabajo de retimbrado/recarga, de forma que cuando el técnico de calle devuelva los extintores pueda entregar al cliente la factura física en papel del trabajo de taller. Con este procedimiento, se pueden generar 2 facturas: la 1ª por el trabajo de mantenimiento (100 revisiones, de las que 5 han tenido anomalías) y la 2ª por el trabajo de taller (con 5 retimbrados). Tal y como se explica en el Manual G3w y en la gestión de facturas, es posible unificar ambas facturas si el cliente lo solicita.
El TÉCNICO DE CALLE acude a realizar trabajo consecuente de TIPO ENTREGA.
El técnico de calle localiza el trabajo en la pantalla Trabajos seleccionados, identificándolo por el tipo de trabajo indicado entre paréntesis (Aviso ).
El técnico de calle procede a realizar el trabajo de entrega (apartado 2 del Manual de los dispositivos móviles).
Las ventajas del 2º caso son:
es un proceso más purista, al considerar la necesidad de taller de recarga y retimbrado como una anomalía.
la facturación del trabajo de mantenimiento (95 equipos) no está supeditada a que completemos el trabajo de recarga y retimbrado en taller (sobre 5 equipos); es decir, podemos facturar el preventivo aunque el correctivo de los 5 retimbrados esté sin hacer, ya que son trabajos independientes.
el cliente recibe 2 facturas (una para el trabajo de mantenimiento y otra para el trabajo de taller, de recarga y retimbrado) al haber 2 trabajos.
Los inconvenientes del 2º caso son:
el cliente recibe 2 certificados (uno con la revisión en la que se excluyen los 5 extintores y otro con el retimbrado), 2 albaranes, 2 actas. Aunque, en muchos casos, puede ocurrir que nuestros procedimientos de calidad nos exijan tener certificados diferentes al tratarse de trabajos completamente distintos, hechos por técnicos distintos generalmente y en fechas distintas.
La utilidad del 2º caso se manifiesta si:
nuestra empresa suele hacer los trabajos de taller, de recarga y retimbrado de forma INDEPENDIENTE del trabajo preventivo y considera la retirada a taller como una anomalía.
cuando el cliente solicita un presupuesto que corrijan las anomalías. La operativa es muy similar a la recién descrita, excepto en que sólo se crea el trabajo de TIPO correctivo para retirar los equipos cuando el cliente aprueba dicho presupuesto. En este caso, será la oficina la que cree el trabajo de TIPO correctivo.