Para localizar un pedido pulsamos la opción Buscar en Menú principal / botón proveedores / botón gestión de pedidos.
Se abre una ventana en la que introducimos los patrones de búsqueda para localizar el pedido de nuestro interés:
Campo Código de empresa. Podemos localizar pedidos para los diferentes códigos de empresa que tengamos activados. Esta opción sólo está disponible si nuestra empresa tiene activado el “multiempresa”.
Campo nº pedido: en ocasiones tecleamos directamente el nº de pedido a localizar para darle entrada.
Campo proveedor: en muchas ocasiones nos interesa buscar todos los pedidos de un proveedor concreto. La localización de los pedidos de un proveedor concreto puede llevarse también a cabo desde Menú principal / botón proveedores / botón gestión de proveedores/ proveedor / icono camión; en este caso, G3w nos ofrece la relación de los últimos 100 pedidos de este proveedor.
Campo descripción: en muchas ocasiones nos puede interesar localizar un pedido por el texto que hemos tecleado al darlo de alta para facilitar su identificación (por ejemplo, “extintores para la obra Avenida América 17”)
Campo código externodel pedido.
Campo estado: podemos localizar los pedidos en función de su estado. Por defecto, G3w se implementa con 4 estados: “en trámite”, “enviado”, “recepcionado parcial” y “recepcionado total”, aunque es posible dar de alta otros desde Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas/ tabla estado pedidos proveedores. Recordamos que somos nosotros los que cambiamos los estados de los pedidos para conocer el estado real de cada pedido; no cambian de forma automática, tal y como se describe en el capítulo 2.5.1 del presente manual.
Campo fecha de creación: nos permite localizar los pedidos en un intervalo de su fecha de creación. Por defecto aparece el desde sin cargar y el hasta con la fecha de hoy.
Campofecha estimada de recepción. Nos permite localizar los pedidos que hayan sobrepasado su fecha estimada de recepción y no hayan sido recibidos. Cuando un pedido a proveedor haya sobrepasado la fecha estimada de recepción y no esté cerrado, el sistema lo presentará con el fondo en color rojo en la lista de pedidos.
Campofecha de recepción para localizar pedidos por su fecha de recepción (intervalo de fechas). Como sabemos, un pedido puede ser recepcionado de forma parcial, luego tener varias fechas de recepción. Este filtro muestra aquellos pedidos que hayan sido recepcionados total o parcialmente en el rango de fechas indicado.
Selector pedidos cerrados: podemos realizar la búsqueda de todos los pedidos “cerrados”, es decir de aquellos pedidos para los que hemos recibido todo el material. Cuando el sistema detecta que hemos recibido todos los ítems de un pedido y les hemos ido dando entrada, el pedido se cierra de forma automática. No obstante, como veremos más adelante, el sistema nos va a permitir cerrar manualmente un pedido, aunque no hayamos recibido todo el material (por ejemplo, si el proveedor nos llama y nos informa que no nos va a poder enviar todo y nosotros no queremos tener abierto ese pedido).
Selector pedidos abiertos: podemos buscar todos los pedidos “abiertos”, es decir, de aquellos pedidos para los que o no hemos recibido nada o aún nos faltan materiales por recibir. Esta opción viene marcada por defecto. Si marcamos o desmarcamos estos 2 selectores, estaremos realizando la búsqueda de todos los pedidos.
Camponúmero de factura: podemos realizar la búsqueda de todos los pedidos asociados a una factura. Las facturas que nos llegan del proveedor pueden incluir un pedido, varios pedidos o ningún pedido (por ejemplo, la factura de la luz, servicio para el que no hemos pasado ningún pedido a la compañía eléctrica). Por el contrario, un pedido no puede tener varias facturas.
CampoNº presupuesto al que está asociado el pedido.
Selector Pedidos sin factura consignada para localizarlos pedidos todavía no incluidos en una factura proveedor.
Campo Material. Podemos localizar aquellos pedidos que incluyan un material concreto.
Campo consignado: podemos buscar aquellos pedidos con alguna especificidad concreta que hayamos indicamos al darlo de alta (pedido destinado a la realización de un trabajo concreto, de una obra, de un cliente…)
Pulsamos la opción buscar para proseguir con la búsqueda y la opción cancelar para abortar el proceso de búsqueda. Nos sale una ventana donde nos indica el sistema el número de pedidos que cumplen los criterios de búsqueda.
Y a continuación, una ventana con un cuadro de todos los pedidos que cumplen los requisitos de búsqueda. Para cada pedido, el sistema nos ofrece la siguiente información:
Número de pedido: cada pedido tiene un número de pedido interno en el sistema G3w
Proveedor: código y razón social del proveedor al que se hace el pedido
Fecha: fecha en la que se hace el pedido
Comentario del pedido, que nos facilita la identificación del mismos
Estado: a priori, los estados contemplados con “en trámite” (pedido en fase de creación), “enviado” (pedido ya remitido al proveedor), “recepcionado parcial” (pedido para el que ya hemos recibido parte del material) y “recepcionado total” (pedido del que hemos recibido todos sus ítems). Pero es posible dar de alta otros estados desde Menú principal / botón mantenimiento / botón gestión de tablas/ tabla estado pedidos proveedores. Los estados no se cambian de forma automática, sino que somos nosotros los que los modificamos, tal y como se describe en el capítulo 2.5.1 del presente manual. La utilidad de mantener esta información al día es la de conocer la situación de cada pedido.
Nº facturaen la que el pedido está incluido.
Nº presupuesto
Recepción: refleja, como su nombre indica, el grado de recepción del pedido. El estado cerrado indica que el pedido está “cerrado” (es decir, que se trata de un pedido para el que ya hemos recibido todo el material); el sistema lo ha cerrado de “forma automática” tras recepcionarse todo el material. El estado manual indica que el pedido está “cerrado” pero que se ha procedido a cerrarlo de “forma manual”, ya que lo hemos cerrado aunque no nos ha llegado todo el material del pedido. El estado en blancoindica que el pedido sigue “abierto” (es decir, que se trata de un pedido para el que o no hemos recibido nada o aún nos faltan materiales por recibir).
Importe del pedido
Para cada pedido el sistema incluye además 5 iconos desde los que podemos realizar diferentes operaciones con los pedidos
Icono papel con lápizdesde el que podemos editar el pedido para modificar los datos de su cabecera, para duplicarlo o reasignarlo y para gestionar las líneas del pedido (añadir, modificar y eliminar las líneas). Estos procesos se describen en los capítulos 2.5.1 (modificar cabecera pedido), 2.2 (duplicar y reasignar pedidos), 2.1.2 (añadir líneas de pedido), 2.5.2 (modificar líneas de pedido) y 2.6.2 (eliminar líneas de pedido) del presente manual.
Icono impresora desde el que podemos visualizar en pdf el pedido (tanto a nivel de los datos generales del mismo como a nivel de las líneas de pedido), tal y como se describe en el capítulo 2.4 del presente manual.
Icono flecha entrando en papeldesde el que podemos ir recepcionando el material del pedido (de forma parcial o total), tal y como se describe en el capítulo 2.7 del presente manual.
Icono Docsdesde el que podemos asociar y adjuntar el albarán de entrega o cualquier otro documento que el proveedor entregue de forma conjunta con el propio pedido. El proceso se describe en el apartado 2.8. del presente manual
Icono avión desde el que podemos enviar por email los pedidos a proveedor. El proceso se describe en el apartado 2.4. del presente manual