Como hemos mencionado al inicio de este manual, cuando hacemos un trabajo sobre los equipos de un cliente, podemos facturarle por dos conceptos: por el trabajo en sí mismo (revisión, mantenimiento, reparación, instalación…) y por los materiales (batería, pulsador, detector, cartel…) y/o recursos (hora de trabajo, desplazamiento fuera de un área…) utilizados durante la realización de dicho trabajo.
Y a su vez, el trabajo en sí mismo podemos facturarlo de dos formas: por cuota (cantidad fija que el cliente nos paga por recibir un servicio) o por operación unitaria realizada al equipo (precio que se estipula por equipo para cada operación: revisión, mantenimiento, reparación, instalación…).
El precio depende del tipo de equipo sobre el que se realiza la operación (BIE, extintor, detector…).
Nuestra empresa fija el precio de cada operación unitaria en el sistema. Cuando el técnico lleva a cabo el trabajo, indica en su aplicación móvil la operación que le hace a cada equipo. Cuando finaliza el trabajo, G3w lee la operación realizada por el técnico, busca su precio y lo traslada a la factura.
Esta forma de cobro está cada vez más en desuso.
El cobro por operación queda relegado a trabajos de menudeo y se mantiene en algunas empresas pequeñas que generalmente sólo mantienen extintores y BIEs y que empezaron trabajando a la unidad.
Cuando estas empresas van creciendo o bien mantienen gestiones intermedias (cobrar una cuota para sistemas de ingeniería y por operación para el mantenimiento de extintores y BIEs) o bien se pasan a la cuota.
Insistimos que es lo más recomendable: generar una cuota y cobrar un mantenimiento por cuota (no olvidemos que las cuotas están basadas en un presupuesto que se ha hecho por unidad de revisión).
Si en ese mantenimiento se necesita un material, lo normal es lanzar un correctivo tras el mantenimiento; de esta forma, no perdemos visibilidad y sabemos lo que nuestra empresa gana por mantenimiento y gana por correctivo.
Y si en ese mantenimiento hay que facturar el desplazamiento, podemos meterlo en el albarán como un recurso.
En el Anexo 1 presentamos las operaciones más frecuentes (mantenimiento, revisión, reparación, correctivo, suministro, instalación, recarga, retimbrado…) y la forma más habitual y recomendable de facturar los trabajos.
De cualquier forma, si una empresa cobra por operación, debe de poner precios a estas operaciones. ¿Por qué hay que poner un precio específico para las operaciones, en lugar de que sean tratadas como un material/recurso con su
precio?
Cuando un técnico comienza un trabajo lo primero que hace es localizar en su dispositivo móvil el equipo (con su placa de identificación, su ubicación…) y acceder a toda la información del mismo. En ese momento, el técnico selecciona sobre la propia ficha del equipo la operación que va a hacerle (revisión, reparación, señalización, instalación, retirada…), de forma que el precio de la operación se añada directamente en el albarán.
Durante la realización del trabajo, el técnico puede ir añadiendo materiales y/o recursos desde el menú extras que también se añadirán al albarán (los puede añadir en el mismo trabajo de mantenimiento o en un correctivo, que sería lo más ortodoxo).
Es decir, el técnico indica qué operaciones va a hacer sobre la propia ficha del equipo, mientras que los materiales/recursos los selecciona en el menú extras.
El técnico podría haber ido al menú extras y seleccionar la operación que va a hacer al equipo, pero hay 2 inconvenientes:
El técnico estaría duplicando su trabajo ya que tendría que acceder a la ficha del equipopara localizar el equipo y tendría que meterse en extras para seleccionar la operación e indicar las unidades. Y ya que siempre tiene que meterse en la ficha del equipo, simplifiquémosle la labor al técnico, de forma que seleccione la operación desde la propia ficha del equipo.
El técnico podría equivocarse ya que tendría que acordarse de cuantas revisiones ha hecho (en tipo y número) para meterlas en extras. Y ya que tiene que meterse en cada ficha del equipoes más sencillo que indique en ella la operación y su tipo.
Conclusión:
Los precios de las operaciones se gestionan desde el menú de operaciones para que al entrar en la ficha del equipo se seleccione la operación y salga el precio salga directamente en el albarán.
Los precios de los materiales y/o recursos se gestionan desde el menú extras.
Hay una excepción, una situación en la que la operación se gestiona desde el menú extras: la operación suministro de equipo nuevo. En esta operación, generalmente lo que cobramos es el extintor, no el cambio en sí mismo. Podríamos poner como precio de la operación el precio del extintor, pero perderíamos el control de stock que va asociado al menú extras. Si el técnico gestiona el suministro de equipos nuevo desde el menú extras, cada vez que el técnico suministre un extintor, el stock se decrementará cuando termine el trabajo. Los productos tienen stocks; las operaciones no tienen stock.
En este capítulo vamos a abordar los temas relacionados con la GESTIÓN DE LOS PRECIOS DE LAS OPERACIONES; concretamente, se analizan:
Los distintos precios y descuentos que podemos asignar a una operación (precio general de operación, precio por tarifa, descuento en operaciones, precio/descuento ESPECIAL por operación y precio especial por operación y EQUIPO)
La gestión de dichos precios: alta, modificación, consulta, eliminación…
La forma de priorizar estos precios y descuentos de cara a definir el PRECIO FINALde la operación