Vamos a terminar repasando los trabajos más frecuentes que nuestra empresa puede realizar (mantenimiento, revisión, instalación, recarga, retimbrado) y sus formas de facturación:
Trabajos de mantenimiento, revisión
Podemos facturarlos:
Por cuota,que es lo más recomendable. Se pone el precio en el campo cuota al dar programar la periodicidad. Al terminar el trabajo, el sistema coge dicho precio y lo traslada al albarán y factura.
Por unidad, siempre que, evidentemente, no las facturemos al cliente por cuota. Adicionalmente, se pueden facturar los materiales y/o recursos utilizados en el trabajo (piezas, recursos…), aunque recomendamos la generación de un trabajo correctivo para incluir estos elementos.
Si nuestra empresa determina que la operación de revisión (de extintores…) es una operación normal con un precio definido para la operación de revisión con independencia del tipo de extintor que se revise:
Nuestra oficina fija el precio de la “operación de mantenimiento” para cada tipología de equipo en la “tabla de precios de operación”.
Nuestro técnico durante el trabajo indica la operación que realiza (en este caso, mantenimiento) y chequea los campos.
El sistema, al finalizar el trabajo, detecta la operación realizada, coge su precio y lo traslada al albarán y a la factura. Resumimos, el precio del mantenimiento depende sólo del tipo de equipo. Es una operación normal. Gestionamos los precios de la operación desde otón mantenimiento / botón gestión de operaciones.
Si nuestra empresa determina que la operación de revisión (de extintores…) es una operación especial porque tiene precios distintos en función del tamaño y del tipo de extintor que se revise:
Al implantar el sistema, se le fija a la operación un precio de 0. Luego se crean y se le asocian a la operación tantos “materiales especiales” como tipo y tamaños tenga esa tipología de equipo (“material mantenimiento abc 6 kgs”, “material mantenimiento abc 12 kgs”…). El precio a facturar en este trabajo se coloca en materiales, como vemos a continuación.
Nuestra oficina fija e introduce en el sistema los precios para esos “materiales especiales” asociados a la operación de mantenimiento:
Nuestro técnico durante el trabajo indica la operación que realiza y chequea los campos
El sistema, al finalizar el trabajo detecta la operación realizada, detecta que es una operación especial, detecta el tipo y tamaño de equipo sobre el que se ha hecho el trabajo y coge su precio del material especial correspondiente a la operación y al tamaño del equipo (“material mantenimiento abc 6 kgs”, “material mantenimiento abc 12 kgs”…)
Resumimos, es una operación especial porque su precio depende del tipo y tamaño del equipo. Al ser una operación especial se comporta como un material, en el sentido que los precios se ponen en los materiales asociados a dicha operación (es decir, a nivel de precios se comporta como un material, aunque sea una operación). Gestionamos los precios de la operación desde botón Almacén / botón gestión de materiales.
Trabajos de reparación o correctivos
Podemos facturarlos:
Por materiales y recursos utilizados(tiempo de mano de obra…)
Nuestra oficina da de alta los materiales/recursos y les asigna un precio, tal y como hemos explicado al inicio de este capítulo
Nuestro técnico acude con el repuesto y lo cambia. Durante el trabajo selecciona en su dispositivo móvil la operación que ha realizado al equipo concreto (en este caso, reparación) así como el repuesto que ha utilizado (para que salga como un extra en el trabajo. De esta forma se registra la trazabilidad de las acciones llevadas a cabo sobre el equipo (para conocer, por ejemplo, las veces que se ha cambiado dicha pieza).
El sistema, al finalizar el trabajo, detecta la operación realizada (las reparaciones generalmente van a precio 0) y los materiales y recursos utilizados para trasladar los extras al albarán y a la factura.
Trabajos de suministro, instalación…
Podemos facturarlos con el mismo proceso descrito para los trabajos de reparación o correctivos, ya que se trata de operaciones a precio 0 en las que lo que le cobramos al cliente es el precio del equipo suministrado o instalado (que es un material).
El proceso sería:
Nuestra oficina da de alta la operación suministro a precio 0
El técnico selecciona la operación suministro al empezar el trabajo (el sistema cogerá el precio de 0)
Ir a materiales y añadir como extra ese equipo con su precio, para garantizarnos que se hace un control de stock.
Trabajos de recarga y de retimbrado
Podemos facturar estos trabajos:
Por unidad con tratamiento de “operación especial”.
El precio de la recarga y del retimbrado depende no sólo del tipo de equipo (CO2, ABC…) sino de su tamaño (ABC de 6 kg, ABC de 12 Kgs…), en el sentido que, por ejemplo, no se cobra lo mismo por retimbrar un CO2 que un ABC, ni un ABC de 6 kg que uno de 12 kg. Se trata de “operaciones especiales” ya que su precio depende del tipo y tamaño del equipo. Podríamos dar de alta múltiples operaciones según tamaño y tipo de equipo (recarga ABC 6kg, recarga ABC 12 kg …).
Pero esto implicaría dar de alta unas 30 operaciones para la recarga y otros tantas para el retimbrado. Y esto dificultaría la labor del técnico cuando, en su móvil, tiene que localizar la operación concreta que va a hacer a cada equipo; la posibilidad de cometer errores es elevada. G3w da respuesta a este problema de la siguiente forma.
Se da de alta las operaciones de recarga y de retimbrado de forma genérica, pero el precio de estas operaciones se deja a 0. Y se da de alta 30 materiales especiales (“material recarga ABC 6kg”, “material recarga ABC 12 kg”…) con el precio de hacer ese trabajo en esa tipología de equipo y en ese tamaño.
Vamos a ver cómo sería el proceso de facturación por unidad:
Al implantar el sistema, se dan de alta los trabajos de recarga y retimbrado con un precio de operación de 0. Se precargan un conjunto de “materiales especiales” en el almacén asociados a los trabajos de recarga y retimbrado para cada tipología y tamaño de equipo (“recarga abc 6 kgs”, “recarga abc 12 kgs”…).
Nuestra oficina fija e introduce en el sistema los precios para esos “materiales especiales” de los trabajos de recarga y retimbrado según tipo y tamaño de equipo; es decir, el precio a facturar en este trabajo se coloca en materiales y no en operaciones
Nuestro técnico actúa como siempre, seleccionando exclusivamente la operación genérica que está haciendo en la ficha del equipo. El técnico durante el trabajo indica la operación que realiza (en este caso, recarga o retimbrado) que van a precio 0.
El sistema, al finalizar el trabajo capta la operación realizada (recarga, retimbrado…). Como detecta que es una operación especial, localiza el tipo y tamaño del equipo sobre el que se ha hecho el trabajo y va a materiales a coger el precio del material especial correspondiente a la operación y al tamaño del equipo (“material recarga abc 6 kgs”, “material recarga abc 12 kgs”…). Es decir, la peculiaridad es que es en la “tabla de precios de materiales” donde tenemos que alimentar los precios de estas operaciones (y no en la “tabla de precios de operaciones”), aunque se trate de una operación. Los precios de las operaciones especiales se gestionan en la “tabla de materiales”.
Resumiendo, las operaciones de retimbrado, recarga y recarga+retimbrado son operaciones especiales ya que su precio no depende sólo de la tipología del equipo (extintor) sino que depende del tipo de producto y de su tamaño (extintor de polvo ABC de 6 kgs, extintor ABC de 9 kgs…).
Al ser una operación especial se comporta como un material, en el sentido que los precios se ponen en los materiales asociadas a dicha operación, dejando a 0 el precio de la operación.