¿Qué podemos modificar en una factura?
Sus importes, líneas de factura… desde Ficha de trabajo / botón Asignar precios al trabajo.
Sus datos relativos al pago, vencimientos… desde Menú principal / botón Facturación / botón Edición facturas.
MODIFICACIÓN DE LOS IMPORTES DE LA FACTURA
G3w permite modificar precios, añadir líneas… en Ficha de trabajo / botón Asignar precios al trabajo excepto en 2 situaciones:
Cuando nuestra configuración de G3w no permite modificar el precio de los trabajos facturados. Por defecto, nuestro sistema está configurado para no permitir modificar el precio de los trabajos facturados. En el caso en el que deseemos suprimir esta prohibición, vamos a Menú principal / botón Mantenimiento / opción Opciones generales y seleccionamos el selector Permitir modificar precio de los trabajos facturados.
Cuando el trabajo tiene algún vencimiento cobrado o remesado o bien la factura está contabilizada, incluso en el caso en el que nuestra configuración permita modificar el precio de los trabajos facturados.
El proceso está descrito en el Manual G3w y la gestión de trabajos.
MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL DE LA FACTURA
G3w nos permite modificar los datos relativos al pago y vencimientos de una factura.
Siguiendo los pasos descritos en el apartado 3.1.-, desde Menú principal / botón Facturación / botón Edición de facturas introducimos los parámetros de búsqueda para localizar la factura que queremos modificar.
Tras pulsar la opción editar accedemos a una tabla que incluye todas las facturas que cumplen los criterios de búsqueda.
Seleccionamos la factura a modificar. Pulsamos el icono lápiz con papel y accedemos a una pantalla en la que podemos modificar la factura.
La información que esta pantalla nos muestra sobre la factura es la siguiente:
Cliente de facturación. Ese campo no puede modificarse. Sólo sirve para informar.
Fecha de creación. Ese campo no puede modificarse. Sólo sirve para informar.
Fecha de emisión de la factura. Es útil en los casos en los que nuestros clientes nos piden modificar la fecha de emisión. No debemos olvidar que somos los responsables de asegurar que las facturas sean correlativas en número y fecha.
Vencimientos de la factura y días de cargo.
IVA. Hay casos en los que un cliente nos pide modificar el IVA de una factura (en casos en los que pueda estar exento de IVA, como las formaciones...).
Fecha de pago.
Forma de pago.
IBAN de cargo y BIC.
Subcuenta contable y Subcuenta de ventas.
Moneda de la factura que se visualiza en la impresión de la factura.
Tasa de cambio de la moneda en la que se visualiza la impresión de la factura con respecto al €, puesto que G3w siempre opera en € con los clientes españoles.
Comentario.
Si la factura NO está contabilizada pero SI está cobrada o tiene algún vencimiento cobrado, sólo podemos modificar la forma de pago y los datos de la cuenta (IBAN, BIC, moneda…).
No podemos modificar la fecha de emisión ni los vencimientos ni eliminar la factura al estar total o parcialmente cobrada.
Para validar los cambios pulsamos la opción recalcular; para obviar los cambios pulsamos la opción cancelar.
Si la factura SI está contabilizada y además está cobrada o tiene algún vencimiento cobrado, sólo podemos modificar la forma de pago y los datos de la cuenta (IBAN, BIC, moneda…).
No podemos modificar la fecha de emisión ni los vencimientos ni eliminar la factura al estar total o parcialmente cobrada.
Para validar los cambios pulsamos la opción recalcular; para obviar los cambios pulsamos la opción cancelar.
Lo que sí podemos, en este caso, es descontabilizar la factura pulsando la opción descontabilizar
Si la factura NO está contabilizada y además NO está cobrada total o parcialmente, podemos modificar, no sólo la forma de pago y los datos de la cuenta (IBAN, BIC, moneda…), sino la fecha de emisión y los vencimientos.
Para validar los cambios pulsamos la opción recalcular; para obviar los cambios pulsamos la opción cancelar.
Además, podemos eliminar la factura ya que no tiene ningún vencimiento cobrado pulsando la opción eliminar
Si la factura SI está contabilizada pero NO está cobrada ni tiene algún vencimiento cobrado, podemos, no sólo modificar la forma de pago y los datos de la cuenta (IBAN, BIC, moneda…), sino también la fecha de emisión y los vencimientos.
Para validar los cambios pulsamos la opción recalcular; para obviar los cambios pulsamos la opción cancelar. Podemos también descontabilizar la factura pulsando la opción descontabilizar.
Para eliminar la factura, que podríamos al no estar cobrada, debemos primero descontabilizar la factura (tal y como acabamos de decir, pulsando la opción descontabilizar) y después, localizar de nuevo la factura y eliminarla, pulsando la opción eliminar