En relación a los trabajos de menudeo cobrados al contado podemos encontrarnos con una casuística muy especial, como es la de cobrar el trabajo en efectivo pero con posterioridad a la ejecución del mismo (en lugar de hacerlo en el mismo momento de su finalización). G3w ofrece también una solución para este escenario aun cuando no es nada habitual en la operativa diaria por su ineficiencia.
Tras la finalización del primer trabajo (el “trabajo técnico”) se procede a emitir su factura. G3w nos permite generar un segundo trabajo (“trabajo de cobro”) asociado a dicha factura; este segundo trabajo es exclusivamente una “tarea de cobro” por un importe, reflejado en el campo comentario, igual al de la factura del “trabajo técnico”.
Transcurrido un tiempo, el técnico o el cobrador acuden por segunda vez a las instalaciones del cliente para cobrar el importe del “trabajo técnico” que, viene reflejado, como acabamos de decir en el campo comentario del “trabajo de cobro”.
El ciclo se cierra cuando, posteriormente, la empresa liquida con el técnico o el cobrador este segundo “trabajo de cobro” asociado a la factura del “trabajo técnico”.
Lo vital de este proceso es que nuestra empresa pueda relacionar el segundo “trabajo de cobro” con el primer “trabajo técnico” a través de su factura, para que al liquidar el “trabajo de cobro” nuestra empresa pueda comprobar que su importe corresponde con el que se ha facturado en el “trabajo técnico” efectuado.
G3w garantiza esta asociación porque es desde la factura no cobrada del “trabajo técnico” desde donde se genera el “trabajo de cobro” para ir a cobrar la factura. La factura puede cobrarse de forma total o parcial (un vencimiento de la misma), si bien lo normal es que este tipo de trabajos sólo tengan un vencimiento.
De esta forma, el “trabajo de cobro” queda asociado a la factura del “trabajo técnico” y sus importes coinciden asegurando la correcta liquidación.
Vamos a describir los 2 procesos centrales de esta casuística:
Proceso de generación de un “trabajo de cobro” desde la factura del “trabajo técnico”.
Proceso de liquidación del “trabajo de cobro” generado.
Proceso de generación de un “trabajo de cobro” desde la factura del “trabajo técnico”.
Desde Menú principal / botón Facturación / botón Edición de facturas se localiza la factura del “trabajo técnico” sobre la que queremos generar el “trabajo de cobro”. A la derecha de dicha factura vemos el icono hucha blanca.
Pulsamos el icono hucha blanca. Accedemos a la ventana generación de un trabajo de cobro para la factura xxx.
Rellenamos los campos requeridos en pantalla:
Campo técnico: Seleccionamos qué técnico o cobrador va a ir a cobrar el trabajo.
Campo tipo de trabajo: Seleccionamos el tipo trabajo que queremos crear (en este caso, cobro o gestión de cobro).
Campo fecha asignada: Indicamos la fecha en la que queremos cobrar.
Campo se creará como consecuente del trabajo: De forma automática nos indica el “trabajo técnico” para el que estamos generando el “trabajo de cobro”. Normalmente sólo hay un trabajo en la factura pendiente de cobro que hemos seleccionado.
Campo comentario: De forma automática nos indica el nº de factura (que es la del “trabajo técnico” pendiente de cobro) y el importe a cobrar (que corresponde al del “trabajo técnico”). Si la factura tuviera más de un vencimiento, en este campo comentario nos aparecería un selector para que seleccionáramos el importe:
De la factura total (en el caso en el que quisiéramos cobrar toda la factura) o
De cualquiera de sus vencimientos (en el caso en el que quisiéramos cobrar un vencimiento).
En el caso en el que uno de esos vencimientos estuviera ya cobrado, sólo podríamos seleccionar los vencimientos pendientes de cobro. Aunque repetimos, que las facturas de los trabajos de menudeo cobrados en efectivo suelen ser monovencimientos. Si la factura tuviera asociado ya un “trabajo de cobro”, en la parte superior de la pantalla aparece un mensaje que nos avisa que “ya existe un trabajo de cobro generado para la presente factura”.
Pulsamos la opción generar. Automáticamente se genera un trabajo de tipo cobro no facturable. Lo podemos localizar en la pantalla principal del panel de control. El trabajo tiene la píldora de ser un trabajo de cobro y el icono trabajo consecuente. Si pulsamos dicho icono accedemos a la estructura jerárquica del trabajo que nos indica que se trata de un “trabajo de cobro” generado de forma consecuente sobre un “trabajo técnico” para proceder al cobro del mismo con posterioridad a su finalización.
Y automáticamente el icono hucha blanca de la factura se torna a icono hucha naranja para indicar que se ha generado un “trabajo de cobro” para dicha factura (para toda la factura o para alguno de sus vencimientos).
Proceso de liquidación del “trabajo de cobro”
Finalmente, vamos a repasar el proceso de la liquidación por parte de nuestra empresa hacia el técnico que ha cobrado el segundo “trabajo de cobro”.
Se lleva a cabo desde Menú principal / botón técnicos / botón trabajos cobrados en efectivo siguiendo los pasos descritos en el apartado anterior (trabajos cobrados al contado).
Tras seleccionar el técnico cuyos trabajos queremos liquidar, nos aparecen todos los trabajos que dicho técnico ha cobrado en efectivo que cumplen los filtros de búsqueda.
Seleccionamos el trabajo.
En la columna Id Trabajo nos sale el “trabajo de cobro” puesto que es el trabajo que hay que liquidar, ya que es el trabajo en el que técnico ha cobrado una cantidad. Sin embargo, en la columna Nº factura la factura que aparece es la del “trabajo técnico” (es decir, a la factura a la que está asociado el “trabajo de cobro” generado).
Este tipo de trabajos se identifica fácilmente gracias al icono hucha rosa situado a la izquierda del nº de factura. El icono hucha rosa indica que el trabajo que se quiere liquidar es un “trabajo de cobro” asociado una factura de otro trabajo (“trabajo técnico”).