La creación de una “factura rectificativa” implica modificaciones en la “factura de cargo”, especialmente en sus vencimientos.
Comportamiento de los vencimientos
Cuando se crea una factura rectificativa de una factura de cargo no cobrada para corregir parcialmente su importe, los vencimientos se reducen según el importe rectificado.
Ejemplo: si la factura de cargo es de 100 € y la factura rectificativa es de 20 €, el vencimiento pendiente será de 80 €.
Cuando se crea una factura rectificativa de una factura de cargo no cobrada para corregir totalmente su importe, los vencimientos se anulan automáticamente.
En este caso, la factura se marca automáticamente como “cobrada” para evitar que aparezca como pendiente de cobro.
Cuando la factura de cargo está cobrada parcialmente y se genera una rectificativa parcial, los vencimientos pendientes se reducen proporcionalmente.
Cuando la factura de cargo está cobrada totalmente y se genera una rectificativa parcial o total, el sistema crea vencimientos negativos por el importe rectificado.
Todos estos cambios quedan reflejados tanto en la factura rectificativa como en la factura de cargo asociada.
Consulta de facturas rectificativas
Para consultar una factura de cargo con facturas rectificativas asociadas:
Accedemos a: Menú principal / Facturación / Edición de facturas.
Introducimos los filtros de búsqueda deseados:
Cliente de facturación.
Cliente de servicio.
Administrador.
Fecha de emisión.
Número y serie de factura.
Forma de pago.
Técnico involucrado.
Importe de la factura.
Número de trabajo.
Tipo de trabajo.
Facturas cobradas o pendientes.
Clientes con o sin email.
Facturas no contabilizadas.
Estructura de la ventana de facturas
La pantalla mostrará tres áreas diferenciadas:
Parte superior: resumen de los filtros utilizados.
Parte intermedia: tabla con cabecera gris que contiene las facturas de cargo encontradas.
Parte inferior: tabla con cabecera azul que muestra las facturas rectificativas asociadas.
Información de las facturas de cargo
Para cada factura de cargo se muestra:
Número de factura.
Cliente de facturación.
Fecha de emisión.
Base imponible.
Importe total de factura.
Importe rectificado.
Importe real pendiente tras la rectificación.
Importe de abonos, si existen.
Fecha de cobro, si la factura está cobrada.
Pulsando el icono de flecha se accede al detalle de los trabajos incluidos en la factura:
Número de trabajo.
Cliente de servicio.
Técnico asignado.
Importe.
Descuento.
Impuestos.
Total.
Fecha de finalización.
Datos de vencimiento.
Estado de cobro.
Forma de pago.
Estado en remesa.
Comentarios.
Información de las facturas rectificativas
La tabla inferior mostrará:
Número de factura rectificativa.
Número de factura de cargo asociada.
Cliente de facturación.
Fecha de emisión.
Importe rectificado.
Estado de contabilización.
Pulsando el icono de impresora se puede visualizar la factura rectificativa en formato PDF.
Envío de facturas rectificativas
Las facturas rectificativas pueden enviarse directamente al cliente desde la ventana correspondiente.
Accedemos a: Menú principal / Facturación / Facturas rectificativas / Buscar.
Localizamos la factura deseada.
Pulsamos el icono de avión situado a la derecha.
El sistema mostrará la ventana de confirmación de envío por email.
En esta pantalla podremos:
Introducir la dirección de correo electrónico.
Añadir un comentario opcional.
Estados del icono de envío
Icono gris: indica que la factura nunca ha sido enviada.
Icono verde: indica que la factura ya fue enviada anteriormente.
Cuando el icono es verde, además de reenviar la factura, es posible consultar el historial de envíos realizado.
El historial muestra:
Usuario que realizó el envío.
Fecha del envío.
Dirección de correo utilizada.