G3w nos permite generar una factura electrónica (formato FacturaE 3.2), si así nos lo demanda el cliente (generalmente, la Administración). Concretamente, vamos a generar un fichero XML. Este fichero XML no incorpora nuestra firma por lo que tenemos que usar nuestro certificado digital para firmarlo y enviarlo o subirlo a las plataformas propuestas por nuestros clientes.
Vamos a describir el proceso completo de gestión con una factura electrónica:
1º, generamos el formato electrónico de la factura (fichero XML).
2º, firmamos el fichero XML de la factura electrónica con nuestra firma digital.
3º, nos conectarnos a la plataforma de nuestro cliente para subir la factura electrónica firmada. En el caso en el que tengamos algún problema en este proceso, podemos verificar si el formato de la factura electrónica es correcto así como si la firma es válida.
GENERAMOS el formato electrónico de la factura (fichero XML).
Localizamos la factura en Menú principal / botón Facturación / botón Edición de facturas tras introducir los filtros de búsqueda pertinentes. Pulsamos la opción Editar.
A continuación, pulsamos el icono factura electrónica situado a la derecha de la factura. Nos sale la pantalla Generación de la factura electrónica.
Esta ventana tiene los siguientes campos:
Campo número de factura: es el número de factura que acabamos de seleccionar.
Campo Órgano gestor, Campo Nombre Órgano gestor, Campo Oficina contable, Campo nombre oficina contable, Campo Unidad tramitadora y Campo nombre unidad tramitadora: requeridos para poder emitir una factura electrónica a las Administraciones públicas. Estos campos se cargan por defecto con los valores establecidos en el cliente en cuanto se realiza una factura. Estos campos se heredan del cliente de facturación correspondiente, o del cliente de servicio si fueran distintos, si bien pueden ser modificados durante la generación de la factura electrónica. Con posterioridad podemos modificarlos y validarlos desde la opción actualizar.
Campo IBAN del emisor: es el nº de cuenta de nuestra empresa, el que se va a utilizar en la factura electrónica. Una vez que lo introduzcamos por primera vez, este nº se queda grabado en el sistema para las siguientes emisiones de facturas electrónicas; si bien, siempre tendremos la posibilidad de modificarlo desde esta ventana.
Campo BIC del emisor: es el BIC de nuestra empresa, el que se va a utilizar en la factura electrónica. Una vez que lo introduzcamos por primera vez, este nº se queda grabado en el sistema para las siguientes emisiones de facturas electrónicas; si bien, siempre tendremos la posibilidad de modificarlo desde esta ventana.
Campo forma de pago: seleccionamos la forma de pago que nuestro cliente va a utilizar para abonarnos dicha factura electrónica.
Campo IBAN de cargo: es el nº de cuenta de nuestro cliente. Este campo es obligatorio si la forma de pago seleccionada es la de “recibo”. Podemos modificarlo, si lo consideramos necesario, a la hora de generar la factura electrónica.
Campo BIC de cargo: es el BIC de nuestro cliente. Este campo es obligatorio si la forma de pago seleccionada es la de “recibo”. Podemos modificarlo, si lo consideramos necesario, a la hora de generar la factura electrónica.
Campo email: es la dirección de correo a la que vamos a enviar el fichero con la factura electrónica.
Para generar la factura electrónica pulsamos la opción generar. El sistema envía automáticamente el fichero XML correspondiente a dicha factura a la cuenta de correo que hemos introducido en el campo email.
Tal y como leemos en el aviso que aparece en esta pantalla, la factura electrónica se genera sin ser firmada, por lo que el sistema nos insta a utilizar algún software de firma para proceder a la firma de la misma antes de enviarla al cliente final.
FIRMAMOS el fichero XML de la factura electrónica con nuestra firma digital.
Tenemos que disponer de un programa que nos permita firmar un documento usando un certificado digital que tengamos almacenado en nuestro ordenador. De entre todos los programas existentes en el mercado, recomendamos descargarse el programa AutoFirma de la página de Hacienda por su sencillez de manejo y por su seguridad en http://firmaelectronica.gob.es/Home/Ciudadanos/Aplicaciones-Firma.html. Pulsamos “Descargar AutoFirma”. El sistema nos ofrece las distintas plataformas para las que se ha desarrollado el programa. Seleccionamos la que corresponda con nuestro sistema. Una vez que hemos seleccionado la plataforma, comienza la descarga del programa AutoFirma que nos va a permitir firmar el documento usando un certificado digital almacenado en nuestro ordenador. Una vez finalizada la descarga del programa, ejecutamos el fichero descargado para que comience su instalación. Tenemos que aceptar todas las opciones que nos va solicitando el programa (no hay riesgo, al ser un programa oficial de Hacienda). Se da por finalizada la instalación. En nuestro ordenador aparece el icono del programa.
Podemos ya firmar el fichero XML de la factura electrónica que G3w acaba de generar. Para ello ejecutamos el programa “AutoFirma” haciendo doble click sobre el icono de la aplicación.
A continuación, tal y como podemos leer en la ventana de bienvenida, tenemos que o “seleccionar” el fichero que queremos firmar o “arrastrarlo” sobre el espacio gris indicado. En este momento, el programa detecta automáticamente que es una factura electrónica y nos permite ver el fichero ya textualizado con los datos de la factura.
Para ver el fichero, necesitamos un visualizador de ficheros XML en nuestro ordenador. Sin embargo, NO es
A continuación, pulsamos el botón “Firmar fichero.” El programa localiza los Certificados Digitales almacenados en nuestro ordenador y nos propone que seleccionemos aquel Certificado con el que queremos firmar la factura electrónica. Lógicamente, si no disponemos de ningún Certificado digital en nuestro ordenador, no podemos proceder a la firma digital de ningún documento. En estos casos, tenemos que contactar con nuestro gestor para saber cómo obtener y disponer de un Certificado Digital.
Una vez seleccionado el Certificado Digital correspondiente, simplemente pulsamos el botón ACEPTAR.
En este momento, el programa procede a firmar el fichero seleccionado. Sale una ventana para que indiquemos dónde queremos guardar el fichero firmado (fichero con extensión xml_signed.xsig).
Una vez seleccionada la ubicación, pulsamos la opción “Guardar”. Ya tenemos el fichero con la factura electrónica firmada. El programa nos informa del éxito de la operación y nos permitirá firmar otro fichero.
Hacemos un inciso para recordar que, en este momento, tenemos dos ficheros:
El XML con la factura electrónica sin firmar
El fichero con la factura electrónica firmada con nuestro certificado. Este fichero tiene el mismo nombre que el anterior pero con la extensión xml_signed.xsig.
Finalmente, nos conectarnos a la plataforma de nuestro cliente para SUBIR LA FACTURA
ELECTRÓNICA FIRMADA.
En el caso en el que tengamos algún problema en este proceso, podemos verificar si el formato de la factura electrónica es correcto así como si la firma es válida, desde un enlace que el Gobierno de España Hacienda pone a nuestra disposición.
El enlace de verificación de la factura es http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/
Evidentemente si la verificación en este link es correcta, será con nuestro cliente con quien tendremos que contactar para que solucione el problema de subida de la factura.
OTRAS OPERACIONES RELATIVAS A FACTURAS
GESTIÓN DEL IVA
G3w nos permite realizar 2 importantes operaciones relativas a la gestión del IVA:
La gestión de los distintos tipos de IVA con los que necesitemos trabajar.
La modificación masiva del tipo de IVA de nuestra cartera de clientes si es necesaria.
GESTIÓN DE LOS TIPOS DE IVA
Desde Menú principal / botón Facturación / botón Gestión de IVA accedemos a una tabla que nos muestra todos los tipos de IVA con los que trabajamos. Para cada tipo, la tabla nos muestra:
Valor: es el tipo de IVA o porcentaje de IVA aplicado.
Subcuenta contable de ventas para ese IVA (IVA repercutido). Tenemos que introducirlo si el sistema está unido a un programa de contabilidad.
Subcuenta contable de compras para ese IVA (IVA soportado). Tenemos que introducirlo si el sistema está unido a un programa de contabilidad.
Selector Por defecto: es el tipo de IVA que aplicaremos por defecto cada vez que demos de alta clientes, proveedores y presupuestos. Evidentemente, sólo puede haber un valor por defecto, por lo que cada vez que seleccionemos un valor, se desmarcará el que hubiera. De cualquier forma, aunque exista un valor por defecto, en cualquier momento podremos aplicar cualquiera de los otros tipos de IVA a un cliente, proveedor o presupuesto concretos.
Desde esta ventana podemos:
Añadir otro tipo de IVA pulsando el recuadro + Añadir entrada. Se despliega una ventana con los 3 campos que tenemos que añadir (el tipo de IVA y las subcuentas de ventas y compras).
Modificar un tipo de IVA existente pulsando el recuadro seleccionar. Se despliega una ventana con los 3 campos que podemos modificar (el tipo de IVA y las subcuentas de ventas y compras). Si queremos modificar el que sea el IVA por defecto o no, no tenemos más que desplazar el selector por defecto a derecha o izquierda, según requiramos.
MODIFICACIÓN MASIVA DEL TIPO DE IVA DE LA BASE DE CLIENTES
G3w nos permite hacer un cambio masivo del tipo de IVA que aplicamos a nuestros clientes. Este es un profeso muy útil cuando el gobierno decide modificar el IVA a partir de una fecha determinada.
Desde Menú principal / botón Facturación / botón Gestión de IVA accedemos a una tabla que nos muestra todos los tipos de IVA con los que trabajamos. En la parte inferior vemos el recuadro Modificar el IVA/IGIC para todos los clientes que tengan un valor determinado.
El proceso consiste en cambiar un determinado “IVA origen” por un determinado “IVA destino”. Imaginemos, por ejemplo, que el IVA sube del 21 al 23. En el recuadro modificar el IVA/IGIC para los clientes que actualmente tengan el seleccionaremos el tipo 21 y en el recuadro cambiarlo por el seleccionaremos el tipo 23. Al confirmar la operación, G3w modificará el IVA de todos los clientes que actualmente tengan aplicado el 21 por 23. Recordemos que previamente tendremos que dar de alta el tipo de IVA del 23%, tal y como se describe en el apartado anterior.