Durante el proceso de implantación de G3w recomendamos crear el inventario de los equipos de cada cliente de serviciouna vez que hayamos dado de alta los clientes de facturación y los de servicio.Los equipos se pueden dar de alta desde:
Los dispositivos remotos de nuestros técnicos.Es lo más lógico, puesto que nadie mejor que los técnicos, que están en las instalaciones del cliente en contactocon los equipos, para plasmar todas las características de los mismos y darlos de alta (ver Manual G3w y lagestión de trabajos en los dispositivos móviles).
El panel de control de nuestra oficina. No es lo habitual, puesto que es difícil disponer absolutamente de todala información relativa a cada equipo para darlo de alta de forma completa y correcta.Sin embargo, desde el panel de control se puede facilitar la labor de los técnicos. Recomendamos que desdeel panel de control demos de alta los equipos de forma masiva y agrupada (por ejemplo, 10 extintores, 2 BIEs,1 detección…), y que, con posterioridad, nuestros técnicos cumplimenten toda la información de cada equipoen sus correspondientes campos, cuando acudan por primera vez a las instalaciones del cliente.
Vamos a ver cómo podemos dar de alta los equipos desde el panel de control. Empezamos localizando el cliente de serviciopara el que queremos de dar de alta el equipo. Una vez localizado, podemos proceder a dar de alta los equipos.
Búsqueda del cliente de servicio
Localizamos el cliente de servicio para el que queremos dar de alta los equipos sobre los que nuestra empresa va a realizartrabajos preventivos, correctivos, avería… (por ejemplo, 10 extintores, 1 BIE y 1 detección).
Desde el Menú principal / botón clientes pulsamos el selector Servicio. Se despliegan tres campos donde tenemos queintroducir los criterios de búsqueda:
Campo Clientes que contengan … en el campo desplegable (nombre empresa).
No tenemos más que escribir un patrón de búsqueda en el primer campo y seleccionar un criterio debúsqueda en el segundo campo ( “empresa de servicio”, “código de servicio”, “CIF”, “código de cliente”,“cliente administrador”, “nombre de empresa”, “zona”, “contacto”, “código externo”, “persona decontacto”, “email”, “dirección”, “población”, “provincia”, “código postal”, “comunidad”, “direccióncompleta”, “teléfono”, “fax” y “fecha de alta”).
Si no conocemos el patrón de búsqueda, escribimos un asterisco (*) como patrón de búsqueda en elcampo Clientes que contengan … Nos sale toda la relación de clientes de servicio dados de alta enel sistema.
Campo sucursal. Podemos acotar más la búsqueda anterior seleccionando la sucursal para la que deseamosrealizar la consulta. Pero es necesario que hayamos introducido previamente el patrón de búsqueda en el campoclientes que contengan…
Aparece en pantalla el o los clientes que cumplen los criterios de búsqueda que hemos introducido.
Para cada uno de ellos, podemos visualizar la ventana datos del cliente de servicio en cuya
Parte izquierda encontramos la información que hemos introducido al dar de alta al cliente;
Parte derecha encontramos una lista de botones desde los que podemos realizar diferentes operaciones conlos clientes de servicio (botón Editar, botón Editar equipos, botón Pedidos, botón periodicidades, botón Aviso, botón Historial, botón Contrato, botón Certificados, botón Descuentos, botón Dto Producto, botón Dto Operación, botón Imágenes, botón Ver equipos, botón Listado equipos).
Proceso de alta de equipos
Pulsamos el botón Editar equipos del cliente al que queremos dar de alta un equipo. Se abre la ventana inventario delos equipos del cliente.
A continuación, pulsamos el botón Añadir equipo situado en la parte inferior de la ventana. Se abre otra ventana en la queseleccionamos la tipología del equipo que queremos dar de alta. Aparecen todas las tipologías de equipos que G3w nosha incluido durante el proceso de implantación.
A continuación, se nos despliega una pantalla que recoge todas las características y prestaciones que definen la tipologíadel equipo que hemos seleccionado. Visualizamos los campos que conforman la ficha del equipo e identifican al equipo deforma completa y única. Este manual no profundiza en estos campos ya que los campos que nuestra empresa ha definidoal implantar el sistema no tienen por qué coincidir con los de otra empresa (cada empresa usuaria del sistema G3w puedetener definidas distintas tipologías de equipos y con distintos atributos).
Rellenamos los campos con la información que dispongamos en la oficina; dejamos en blanco todos aquelloscampos cuyas características y prestaciones desconozcamos, para que nuestros técnicos los rellenen cuando esténen las instalaciones del cliente.
Hay un campo muy interesante que no forma parte de las características del equipo en sí mismo: el últimocampo unidades. El sistema nos permite dar de alta desde el panel de control un número concreto deequipos con el mismo patrón al mismo tiempo (en lugar de dar de alta equipo por equipo de forma unitaria).Por ejemplo, si pulsamos 10, el sistema nos añade 10 equipos de golpe con el mismo patrón; si pulsamos12, el sistema nos añade 12 equipos…
Hay otra funcionalidad interesante cuando añadimos equipos de la tipología extintor y de la tipología BIE.G3w nos permite serializar el campo Nº identificación y Nº Placa en un extintor y el campo Nº Identificaciónen una BIE. Es decir, si estamos dando de alta más de un equipo, G3w puede asignarles un Nº identificacióny un Nº Placa a cada uno de los equipos de forma automática y correlativa. Para ello, no tenemos más queteclear un número inicial en estos campos y desplazar el selector Serializar a partir del número enterointroducido.
Cuando pulsemos la opción añadir, se añaden al inventario de equipos del cliente de servicio uno o varios equipos,en función de las unidades que hemos tecleado. Estos equipos se pueden consultar desde el botón Editar equipos.
Si pulsamos la opción cancelar abortamos el proceso de añadir equipos.
Una vez dado de alta un equipo, podemos volver a editarlo para que el responsable técnico de la empresa puedaañadirle la información del nivel de capacitación que este equipo requiere para ser manipulado. El proceso sedescribe en el punto 5.4 del presente manual.
Otra operación que podemos realizar con un equipo dado de alta es inactivarlo, para que los técnicos no puedanvisualizarlo en su dispositivo móvil y, por tanto, no puedan manipularlo ni interactuar con dicho equipo. El procesose describe en el punto 6.2 del presente manual.
Recapitulando, probablemente sean nuestros técnicos los únicos conozcan toda la información requerida para dar de altaun equipo de forma completa (ya que son ellos quienes los manipulan). Pero nuestra oficina les puede facilitarenormemente la tarea, si desde el panel de control, les da de alta equipos de forma masiva (en cuanto a tipología y cantidadde equipos), tal y como acabamos de mostrar.