Desde el Menú principal / botón clientes pulsamos el selector servicio. Introducimos el patrón y los criterios de búsqueda para localizar el cliente de servicio sobre el que queremos introducir alguna modificación, tal y como se describe en el capítulo 3.2 del presente manual.
Una vez localizado el cliente de servicio pulsamos la opción editar situada en la botonera de la derecha de la pantalla. Se nos despliega una ventana con toda la información del cliente:
Con los campos que hemos rellenado al dar de alta al cliente. Todos ellos se pueden modificar directamente sobre el propio campo.
Con nuevos campos, que aparecen una vez el cliente está creado, campos que pueden ser editados:
Campo Código de cliente de facturación que incluye el código y nombre de dicho cliente. A la izquierda tenemos la opción buscar para mover este cliente de servicio a otro cliente de facturación distinto; al realizar este cambio todos los trabajos del servicio se desplazan al nuevo cliente de facturación. Se procede de la misma forma que cuando estamos dando de alta un cliente de servicio y le estamos asociando un cliente de facturación (ver capítulo 3.1. del presente manual). No es una operación habitual.
Campo personas de contacto. Como recordamos, al dar de alta un cliente de servicio, el sistema sólo nos permite dar de alta una persona de contacto. Desde esta opción, podemos introducir todas las personas de contacto que estimemos oportunas. Para ello, no tenemos más que pulsar el recuadro añadir un nuevo contacto. Se despliega un cuadro donde añadimos los datos de una nueva persona de contacto (nombre, apellidos, cargo, mail, teléfono, móvil, Fax, LinkedIn, Instagram, Facebook, la posibilidad de enviar o no publicidad y comentario) y pulsamos la opción insertar. Repetimos el proceso, tantas veces como contactos queramos añadir.
Se pueden ver todos los contactos pulsando el botón Mostrar. Los contactos con icono altavoz indican que tienen habilitada la posibilidad de recibir publicidad.
Selector activo y selector inactivo. Este es uno de los cambios con más repercusión: el de cambiar el estado de un cliente de “activo” a “inactivo”. Tras marcar el selector inactivo y pulsar aceptar, el cliente queda inactivo en el sistema. En paralelo, y para facilitarnos la identificación de los clientes inactivos, los datos de la ventana datos del cliente de servicio aparecen en gris, a la derecha del código en el campo código de servicio aparece la palabra “inactivo” entre paréntesis y en el campo fecha de baja figura la fecha en la que lo hemos inactivado (el sistema coge automáticamente la fecha cuando detecta que hemos inactivado un cliente).
Si en algún momento queremos localizar este cliente de servicio para activarlo, debemos de recordar que cuando estemos introduciendo los filtros debemos de marcar la casilla incluyen clientes no activos.
Recordemos que cuando inactivamos a un cliente de facturación, automáticamente se inactivan todos sus clientes de servicio. Cuando volvamos a activar un cliente de facturación, no se reactivan ninguno de sus clientes de servicio, sino que tendremos que ir, cliente de servicio a cliente de servicio, activando aquellos que realmente queramos tener activados. Para localizar los servicios tendremos que marcar durante la búsqueda la casilla incluyen clientes no activos.
Campo tarifa. Podemos asociar una tarifa al cliente de servicio; el proceso de creación de tarifas está explicado en el Manual G3w y la gestión de precios y tarifas.
Campo desplegable tipo de instalación. Hay situaciones en las que nos gustaría ampliar información de la ficha del cliente introduciendo datos que no puede reflejarse con los campos existentes en dicha ficha (por ejemplo, las medidas, la superficie, la altura, el nº de plantas… de las instalaciones del servicio).
G3w nos ofrece la posibilidad de crear estos campos y agruparlos bajo un epígrafe desde Menú general / botón Mantenimiento / botón opciones generales / configuración de las instalaciones. Una vez creado el grupo de datos adicionales, seleccionamos el nombre de esta agrupación en el campo desplegable tipo de instalación y pulsamos la opción Aceptar. En pantalla nos aparece la ficha del cliente en cuya parte inferior, tras la tabla amarilla de respuestas pendientes y la tabla verde de periodicidades vemos una nueva tabla, la tabla rosa datos relativos a la instalación que tiene todos los campos que hemos definido al dar de alta este conjunto de características. Introducimos los valores en sus campos correspondientes y pulsamos la opción actualizar instalación.
Selector impagado. Evidentemente, cuando damos de alta un cliente, este campo no tendría mucho sentido. Pero, cuando ya estamos trabajando con el cliente, nuestra oficina puede tener la necesidad de informarnos que este cliente tiene algún problema de pago. En cuanto se marca esta casilla, automáticamente, en las cabeceras de las cajas de todos los trabajos aparecen unas rayas negras y amarillas. De forma muy visual, nuestro jefe de producción puede percatarse de un problema de pago y hablar con nuestra oficina antes de asignar sus trabajos a un técnico.
Selector enviar encuesta (por defecto, sí). Mediante el botón edición podemos validar este campo para que cuando el técnico termine el trabajo, el sistema envíe automáticamente al cliente una encuesta con preguntas relativas al servicio (calidad del servicio, tiempos, precios…). La encuesta se configura durante la implantación de G3w pero podemos cambiarla desde Menú principal / botón Mantenimiento / botón Opciones generales / campo de la encuesta.
Campo GPS localización recoge las coordenadas de la ubicación del cliente (en los casos, en los que no tenga una dirección postal clara y sea de difícil localización, como una caseta en mitad del monte…).
En estos casos, nuestros técnicos, cuando llegan al cliente, pulsan en sus dispositivos móviles un icono antena satelital del móvil y se registra las coordenadas en la ficha del cliente de servicio (ver Manual G3w y la gestión de trabajos en los dispositivos móviles).