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A Reconciliação bancária automática permite realizar todos os processos de reconciliação bancária de uma forma automática.
Procedimento
Os ficheiros N43 do banco facilitam a informação sobre os movimentos bancários para uma determinada conta.
Trata-se de um ficheiro de texto simples com uma série de linhas que contêm informação sobre os movimentos bancários:
- Linha 11. Obrigatória. Início do ficheiro. Indica o número de conta bancária, a data de início e o saldo inicial.
- Linha 22. Obrigatória. Registo de um movimento bancário, onde podemos ter o código da rubrica geral (o mesmo para todos os bancos), o código de rubrica própria, o sinal contabilístico, o valor e a data do valor.
- Linha 2301. Opcional. Primeira linha de dados opcionais pendente da linha 22 acima.
- Linha 2302. Opcional. Segunda linha de dados opcionais pendente da linha 22 acima.
- Linha 2303. Opcional. Terceira linha de dados opcionais pendente da linha 22 acima.
- Linha 2304. Opcional. Quarta linha de dados opcionais pendente da linha 22 acima.
- Linha 2305. Opcional. Quinta linha de dados opcionais pendente da linha 22 acima.
- Linha 33. Obrigatória. Fim do ficheiro. Data e saldo final.
Cada entidade bancária preenche esta informação de forma diferente para cada um dos diferentes tipos de operações recebidas.
Os passos a seguir para a configuração são os seguintes:
- Parametrização das descrições.
- Parametrização dos lançamentos contabilísticos.
- Lançamento do processo: manual ou automático.
Para cada processo, são executados quatro passos consecutivos:
- Descarga dos ficheiros N43 do banco para a aplicação.
- Processamento dos ficheiros (obtenção da descrição configurada) e incorporação no módulo de reconciliação bancária.
- Geração dos lançamentos contabilísticos com base na informação contida no ficheiro e nos parâmetros definidos.
- Reconciliação de todas as contas bancárias ativas.
Parametrização de lançamentos contabilísticos
Através da parametrização de lançamentos contabilísticos é possível gerar lançamentos com e sem contas correntes.
Em cada registo do ficheiro indica-se o código de rubrica geral e o rubrica própria de cada banco. Com estes dois dados, é possível determinar o tipo de operação bancária a que pertence o movimento. Com base nesta informação e por conta bancária, são determinados os restantes parâmetros necessários para gerar lançamentos.
Parametrização de lançamentos sem contas correntes
Ao nível do cabeçalho:
- Tipo. Código do parâmetro a criar.
- Descrição do parâmetro.
- Modelo de pedido associado ao parâmetro criado.
Ao nível das linhas:
- Ordem
- Conta bancária
- Rubrica geral
- Rubrica própria
- Entidade em que o lançamento é gerado
- Tipo de documento do lançamento
- Diário do lançamento
- Como deve começar a descrição importada do ficheiro para gerar um lançamento
- Livro-razão contrapartida
- Conta contrapartida
- Livro do banco
- Conta do banco
Gera um lançamento contabilístico sem contas correntes se, no registo do ficheiro do N43:
- É de Sabadell 001
- A rubrica geral é 17
- A rubrica própria é 001
- A descrição 1 começa por COMISSÃO
- É gerado um lançamento para o valor no ficheiro do banco contra a conta 600000008.
Parametrização de descrições
Ao nível da reconciliação bancária e dos registos contabilísticos, a aplicação exibe duas descrições de 35 caracteres.
A partir da informação transmitida à primeira das descrições, é possível configurar a geração de lançamentos automáticos.
A parametrização da descrição pode ser feita ao nível de banco ou de conta bancária, prevalecendo esta última sobre a do banco, caso exista.
Para além do banco ou da conta bancária, devem indicar-se os seguintes elementos:
- Rubrica geral
- Rubrica própria
- Código de início das linhas de descrição 1
- Posição inicial da descrição 1
- Posição final da descrição 1
- Código de início das linhas de descrição 2
- Posição inicial da descrição 2
- Posição final da descrição 2
O acesso aos parâmetros de importação das descrições bancárias é efetuado através de Finanças | Configuração | Gestão de Tesouraria | Reconciliação bancária automática | Parâmetros. Importação das descrições bancárias.
O acesso aos parâmetros de importação das descrições das contas bancárias é efetuado através de Finanças | Configuração | Gestão de Tesouraria | Reconciliação bancária automática | Parâmetros. Importação das descrições.
Ligação às entidades bancárias
Sempre que se define uma nova conta bancária, deve-se indicar o nome de utilizador e palavra-passe para estabelecer a ligação com cada banco. O mesmo processo deve ser seguido se a conta bancária já existir e os ficheiros tiverem de ser descarregados e processados.
O acesso é feito a partir de Finanças | Gestão de tesouraria | Reconciliação bancária | Contas bancárias.
Parametrização de reconciliação bancária automática
A parametrização da reconciliação bancária automática é efetuada a partir de Finanças | Gestão de Tesouraria | Reconciliação bancária automática | Parâmetros para a reconciliação bancária automática.
Este formulário define as pastas do gestor de transferência de ficheiros que vão ser utilizadas para o processo de descarga dos ficheiros dos vários bancos.
Os valores são carregados por omissão. As pastas são criadas na transferência de ficheiros na primeira vez que o processo é executado.
Deve clicar em Atualizar serviços.
Sem este último processonão terá acesso aos serviços de descarga dos vários bancos. Só deve ser efetuado uma vez. O processo é executado, novamente, se houver alterações nos serviços. Os valores dos serviços bancários são visíveis a partir da manutenção de contas bancárias.
Definição de modelos contabilísticos
O modelo de pedido permite associar a modelo contabilístico que vai ser utilizada para a contabilização dos lançamentos a partir da informação do ficheiro do N43.
Para a geração de lançamentos automáticos, deve-se definir, como mínimo, um modelo de pedido.
É aconselhável definir tantos modelos como tipos de lançamentos automáticos a gerar, por exemplo, um modelo de pedido para comissões bancárias, outro para recebimentos e outro para pagamentos. Esta informação fica guardada no cabeçalho do lançamento gerado automaticamente.
O acesso aos modelos de pedido é efetuado através de Finanças | Configuração | Lançamentos | Modelos de pedido de geração de rascunhos.
Controlo dos processos gerados
Através dos dados dos ficheiros importados, é possível consultar o histórico dos processos executados e o seu estado.
Os estados são os seguintes:
- 0. Não processado
- 1. Processado com erros
- 2. Processado corretamente
O acesso é feito a partir de Finanças | Configuração | Gestão de Tesouraria | Reconciliação bancária automática | Dados de ficheiros importados.
Processamento manual e automático
A execução do processo manual permite a descarga de ficheiros, a geração de lançamentos (se aplicável) e a reconciliação de movimentos em qualquer momento, sem ter de esperar pelo processo que possa estar agendado para uma hora específica.
Deve-se apenas aceder à conta bancária e clicar em Reconciliação automática.
No processo automatizado, através da regra de tempo já definida pf_conciliacao, determina-se a hora e os dias em que se executa o processo de uma forma automática.
Deve-se iniciar a regra de tempo, para que, a partir desse momento, o processo seja executado na hora e dias definidos na regra de tempo.