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A Gestão de documentos permitir associardocumentos relacionados de qualquer tipo, imagem, som, documentos do Microsoft Word, imagens digitalizadas, etc. aos registos de uma determinada tabela na aplicação, por exemplo, as faturas digitalizadas podem ser associadas a cada fornecedor, a correspondência a cada cliente, etc. Desta forma, o acesso à informação relacionada é rápido e fácil.
Quando um utilizador administrador tiver previamente definido um objeto do tipo Pasta de Gestão de documentos sobre uma manutenção, os utilizadores com permissões nesse objeto podem adicionar ficheiros digitais diferentes a cada registo ou a um nível geral dessa manutenção, consoante a pasta tenha ou não sido definida como global.
É importante lembrar-se de que, nas opções do utilizador, existe um indicador de Gestão de documentos, de modo que quando se está num registo que contém pelo menos um ficheiro adicionado a essa pasta, este seja representado por um ícone na barra de tarefas.
Quando este indicador está ativado, permite um acesso rápido à janela do ficheiro; se o indicador não estiver ativado, o acesso à ferramenta deve ser feito através da ação Registo de atividade localizada no separador Ficheiros ou a partir da barra de tarefas, selecionando a ação Gestão de documentos.
No formulário anterior à ferramenta Gestão de documentos (Ficheiros), são apresentadas todas as pastas de gestão de documentos existentes e, se alguma delas for expandida, são apresentados os ficheiros adicionados. Neste mesmo formulário, quando seleciona uma pasta, aparece um símbolo + que permite a adição de novos ficheiros.
O processo de carregamento de um ficheiro pode ser feito utilizando a técnica de arrastar e largar (drag and drop) ou através de uma caixa de diálogo, para procurar localmente o ficheiro a adicionar.
Quando um ficheiro é carregado, é apresentada uma barra de progresso que indica a percentagem do processo de carregamento. Ao fechar este painel, o ficheiro é apresentado como adicionado.
Um ficheiro adicionado contém uma série de parâmetros ou outro tipo de informação que pode ser inserida pelo utilizador. Se for deixada marcada a opção Pré-diálogo ao adicionar , quando o carregamento do ficheiro estiver concluído e o painel for fechado, abre-se outro painel a partir do qual é possível preencher estes parâmetros.
Se um ficheiro for selecionado, aparece a possibilidade de o apagar ou de o selecionar como documento principal do registo. Contudo, este formulário de ficheiros é apenas uma ferramenta preliminar, pois a verdadeira ferramenta aparece ao clicar no botão Gestão de documentos.
As ações que podem ser realizadas são as seguintes:
- Novo. Adicionar um novo ficheiro.
- Descarregar. Transferir uma cópia do ficheiro localizada na pasta.
- Eliminar. Eliminar o ficheiro da pasta.
- Modificar. Acesso à informação adicional no ficheiro ou alteração de qualquer um dos seus parâmetros.
- Opções. Menu que inclui uma ferramenta de pesquisa avançada de ficheiros na Gestão de documentos de acordo com os parâmetros indicados e uma ferramenta de configuração.