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Utilizando a barra de ferramentas de Gestão de documentos é possível procurar documentos por critérios específicos:
- Nome do documento
- Descrição
- Data de criação
- Contador de documentos
Dependendo do tipo de campo utilizado para pesquisar, é possível utilizar operadores de igual, contém, pesquisar entre datas.
Também é possível pesquisar em todas as subpastas que a pasta principal de gestão de documentos pode conter, filtrando por tipo de documento PDF, Word, Excel.
Esta pesquisa é muito útil, por exemplo, se estiver à procura de uma fatura e não conhecer o cliente onde o documento foi armazenado.
Se um utilizador pretender procurar um documento, deve aceder à Gestão de documentos de qualquer registo e, na barra de tarefas, selecionar Pesquisa avançada. Em seguida, indicar os critérios necessários para que a pesquisa seja bem sucedida, e clicar no botão Aplicar pesquisa. Se o documento existir, o documento é acedido, mas não o registo completo.