Importación de saldos contables

Esta funcionalidad permite realizar la importación de saldos desde una hoja de cálculo, con el objetivo de que el cliente sea capaz de cargar sus saldos de manera autónoma. De esta manera, el cliente carga un fichero en formato Excel con el detalle de los saldos y, posteriormente, se procede a la contabilización de estos saldos para que queden incorporados en el sistema.

Los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Cumplimentación de los parámetros de contabilización
2. Contabilización para importación de saldos
3. Formato del fichero Excel
4. Importación de saldos
5. Contabilización de saldos importados

Parámetros de contabilización

El proceso está disponible en Finanzas | Configuración | Asientos | Parámetros de importación de saldos.

En este formulario se deben indicar los parámetros por defecto que se van a tener en cuenta en el momento de la contabilización:

• Diario general. Diario que se informa por defecto en la creación del asiento.
• Libro general. Libro que se informa por defecto si se tratan cuentas del plan general.
• Libro clientes. Libro que se informa por defecto si se tratan cuentas de clientes.
• Libro proveedores. Libro que se informa por defecto si se tratan cuentas de proveedores.
• Modelo. Modelo de generación de borradores.

Para el Importador de saldos hay una plantilla para asociar al Modelo de petición de Parámetros de contabilización:

• Plantillas de asientos: Plantillas estándar | Enlace contable | Ekon Importación de saldos.

Si la plantilla no está en el sistema, se puede importar a partir del fichero de Transferencia de archivos:

• Transferencia de archivos | Ficheros compartidos | Plantillas de asientos | ESP | PF100ImportacionSaldos.doe.

Contabilización para importación de saldos

El proceso está disponible en Finanzas | Contabilidad general | Asientos | Contabilización a partir de saldos contables.

En este formulario se crea un lote para importar los saldos y, posteriormente, proceder a su contabilización. Para ello, se de debe seleccionar el parámetro de contabilización y seleccionar el fichero en formato Excel con la información de cuentas y saldos debidamente cumplimentada.

Los campos que se muestran en la parrilla en la que se cargan los datos son los siguientes:

• Fecha. Dato cumplimentado obligatoriamente en el fichero para importar.
• Libro. En el caso de que no esté indicado en el fichero, se carga el indicado en el parámetro de contabilización.
• Cuenta. Dato que debe estar indicado en el fichero. En el caso que la cuenta no exista para el plan general de la entidad, el proceso la crea automáticamente.
• Descripción. Descripción de la cuenta que se tiene en cuenta al crear las cuentas que no existan.
• Debe. Importe que corresponde al Debe de la cuenta contable que, si está indicado, se tiene en cuenta para el cálculo del saldo.
• Haber. Importe que corresponde al Haber de la cuenta contable que, si está indicado, se tiene en cuenta para el cálculo del saldo.
• Saldo. saldo final de la cuenta correspondiente.

La información que se muestra en la parrilla, una vez cargado el fichero, es modificable, permitiendo así ajustar los datos que se consideren antes de realizar la contabilización.

Formato del fichero Excel

El fichero Excel debe contener las siguientes columnas:

• Entidad. Dato obligatorio. Código de la entidad indicad en Finanzas.
• Lote. Dato obligatorio. Nombre del lote para identificar el asiento que se genera.
• Orden. Número de orden de los registros.
• Fecha. Dato obligatorio. Fecha contable en la que se genera el asiento. Si existen diferentes fechas, se generan tantos asientos como fechas contables.
• Libro. Código de libro en Finanzas, si no está indicado, se coge a partir del tipo y según este tipo de Parámetros.
• Cuenta. Dato obligatorio. Código de cuenta contable, si no existe en el proceso de contabilización es posible crearla en Finanzas.
• Descripción cuenta. Dato necesario si la cuenta no existe ya que utiliza para dar de alta la cuenta contable en Finanzas.
• Tipo. Tipo de libro: general, clientes o proveedores, no está indicado, se asigna como libro el indicado en Parámetros, según este tipo.
• Debe. Importe Debe de la cuenta.
• Haber. Importe Haber de la cuenta.
• Saldo. Saldo total de la cuenta.

Se deja un fichero de ejemplo en Transferencia de archivo | Ficheros compartidos | Plantillas de importación de datos | Importacion_Saldos.xlsx.

Importación de saldos

El proceso esta disponible en Finanzas | Contabilidad general | Asientos | Contabilización a partir de saldos contables.

Pulsar Importar, se ejecuta el proceso de importación, que carga los datos procedentes de la hoja de cálculo en la parrilla. Una vez cargados, se pueden completar y/o modificar, en caso necesario.

Contabilización de saldos importados

El proceso esta disponible en Finanzas | Contabilidad general | Asientos | Contabilización a partir de saldos contables.

Pulsar Contabilizar, se realiza la contabilización del lote creado, mediante el modelo indicado en Parámetro. El proceso de contabilización se encarga, también, de crear las cuentas contables incluidas en el fichero y que no existan en la aplicación en el momento de la importación, avisando previamente de las cuentas que se van a crear. Una vez realizada la contabilización, si ha finalizado correctamente, se eliminan los registros de la parrilla.