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La carga de la información de clientes, proveedores, artículos y stocks suele ser una de las partes más laboriosas de una implantación. Requiere un trabajo de preparación de datos minucioso y, en ocasiones y dependiendo del grado de experiencia del encargado de realizarla, puede resultar confusa.
Para simplificar este trabajo desde los mantenimientos de datos maestros (artículos, clientes y proveedores) es posible importar registros utilizando el Asistente de importación, accesible desde el menú contextual disponible en la barra de herramientas del formulario.Importación de stocks
Para la importación de stocks, está disponible una herramienta que permite realizar la carga inicial de stocks en la empresa: el inventario físico.
El inventario físico consta de los pasos que se detallan a continuación.
Preparación del inventario
En este proceso se seleccionan, por almacén, los artículos de los que se pretende actualizar su stock.
Al crear un inventario, los artículos/almacén que forman parte del inventario se bloquean de manera automática. Este bloqueo se utiliza como medida de prevención, ya que impide realizar cualquier movimiento de almacén que afecte a las existencias de éstos y, de ese modo, se evitan posibles cambios en las existencias durante el registro y actualización del inventario.
En este caso, se debe actualizar el stock de todos los artículos del almacén principal de la empresa. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
- Acceder a General | Cadena de suministro | Almacenes | Inventario físico | Preparación del inventario físico.
- Seleccionar el almacén y marcar que se van a incluir todos los artículos.
- Con el inventario preparado, exportar a CSV el detalle de los artículos que se van a inventariar.
Preparación de los datos de inventario
Al abrir el fichero CSV directamente con Excel se corre el riesgo de perder información, por ejemplo, si hay códigos de artículo que empiezan por 0.
Se debe abrir con un editor de texto y traspasar la información a un fichero formateado todo a texto y guardarlo como XLSX para poder trabajar con él.
Una vez pasado a XLSX ya es posible registrar las cantidades de stock de cada artículo, al finalizar se debe guardar como CSV y subirlo a la Transferencia de archivos.
Registro del inventario físico
La información del fichero con los datos de inventario se debe traspasar al inventario físico de la aplicación desde General | Cadena de suministro | Almacenes | Inventario físico | Registro del inventariofísico.
Actualización del inventario físico
Llegado este punto la información de los stocks está preparada para poder ejecutar el proceso de actualización, que se encarga de realizar el movimiento de almacén de regularización necesario para que cada artículo tenga el stock indicado.
El proceso se realiza desde General | Cadena de suministro | Almacenes | Inventario físico | Actualización del inventario físico.