Gestión documental

La Gestión documental permite asociar documentos relacionados de cualquier tipo (imagen, sonido, documentos de Microsoft Word, imágenes escaneadas, etc.) a los registros de una determinada tabla de la aplicación. Por ejemplo: se pueden asociar facturas escaneadas a cada proveedor, se puede asociar correspondencia a cada cliente, etc. De este modo, puede acceder a la información relacionada.

Puede acceder a los documentos de un registro mediante el botón Gestión documental de la barra de herramientas del formulario correspondiente. Si la Gestión documental está activa, se indicará que el registro tiene documentos relacionados.

En el formulario de Gestión documental que se visualiza puede navegar entre los registros mediante las teclas de navegación de la barra de herramientas y realizar las siguientes acciones:

• Incorporar nuevos documentos mediante los siguientes botones:
  • Añadir documento. Guarda una copia del documento en la carpeta.
  • Añadir acceso directo. Guarda un acceso directo al documento en la carpeta.
  • Escaneo. Escanea un documento para guardarlo posteriormente en la carpeta.
• Eliminar uno o varios documentos a la vez, seleccionándolos previamente, mediante el botón Eliminar.
• Visualizar un documento de tipo imagen, y cerrarlo posteriormente, mediante el botón Abrir/Cerrar visor.
• Ver la carpeta temporal de escaneo, mediante el botón correspondiente.
• Ordenar y filtrar los documentos indicando los criterios que considere oportunos en el grupo de campos Filtrar datos.
• Realizar una búsqueda avanzada de documentos, en función de unos criterios específicos previamente indicados, en el formulario que se abre mediante el botón Búsqueda avanzada.
• Modificar la configuración de la gestión documental en el formulario que se abre mediante el botón Configuración. En este formulario puede indicar la ruta completa de la carpeta de escaneo, activar un filtro de documentos para que la gestión documental muestre los documentos a partir de una fecha indicada, eliminar archivos, etc.
• Asociar palabras clave (entre las palabras disponibles) a cada documento para facilitar su búsqueda, mediante la opción Palabras del menú contextual que se abre al pulsar el botón secundario del ratón con el cursor situado sobre la línea del documento. La palabra clave también determina el orden de visualización de los registros en la parrilla.

También es necesario haber determinado las rutas sobre las que se almacenará la información. Si múltiples equipos acceden a la aplicación, la ruta indicada debe ser común para todos los equipos.

Para definir una carpeta compartida sobre la que se almacenarán los documentos de la Gestión documental, puede acceder a la implantación asistida.