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Existen diversas situaciones en que surge la necesidad de localizar un determinado registro en la base de datos:
- Al entrar un dato que hace referencia a otro registro (por ejemplo, al entrar el código de cliente en un pedido).
- Al localizar un registro conociendo su tipo (por ejemplo, para buscar un artículo).
- Al localizar un registro del que se desconoce su tipo (por ejemplo, para localizar todos los registros con código 001, ya sean artículos, clientes, o cualquier otro tipo).
El primer caso es muy habitual, y se proporcionan distintas herramientas para optimizar al máximo el proceso de búsqueda:
- Búsqueda en campo: Abre una relación de registros. Permite funcionalidades adicionales, como buscar por código o descripción, patrones de búsqueda etc.
- En ciertas ocasiones el registro buscado no existe, por lo que desearemos generar una alta sin salir de la pantalla actual. Esto es el alta de registro nuevo en búsqueda.
En el segundo caso se proporcionan dos herramientas principales:
- Lista previa de registros: Muestra todos los registros existentes de un mantenimiento en una parrilla. El usuario puede filtrar los datos de la parrilla. Véase Lista previa.
- Búsqueda multicampo o QBE.
Para cubrir el tercer caso, se proporciona la herramienta Búsqueda rápida. Se trata de una búsqueda global sobre todos los datos de la aplicación.
Además, a nivel individual de cada campo, existen herramientas que afectan a todos los tipos de búsqueda, ya sea la búsqueda en campo, la búsqueda de registros, o la búsqueda rápida o global.
- Búsqueda fonética: Cuando se activa la fonética en un campo, luego las búsquedas y filtros se realizan teniendo en cuenta la fonética en lugar de la expresión literal.
- Búsqueda con sinónimos: Permite la incorporación de sinónimos en las búsquedas sobre un determinado campo, así por ejemplo buscar por "comprimido" o "pastilla" puede generar los mismos resultados.
Las herramientas de búsqueda generalmente vienen configuradas por el producto. Sin embargo en ciertas ocasiones es necesario administrar su utilización. Véase Cómo administrar las herramientas de búsqueda.
Cómo funciona la búsqueda en campo
Cuando se está introduciendo un dato codificado es posible realizar una serie de acciones mediante el botón secundario del ratón.
Cuando un dato tiene una búsqueda asociada, se muestra una lupa a su derecha.
- Utilice la combinación de teclas Control + F para acceder a un menú contextual con las opciones de búsqueda posibles (por código, por descripción, por nombre, etc.).
- Una vez seleccionada la opción de búsqueda, se abre una ventana con los datos ordenados por el criterio seleccionado. En esta ventana hay varias utilidades a las que se accede mediante los botones que aparecen en la parte superior.
- Ir al primer registro, Ir al anterior, Ir al siguiente, Ir al último registro. Botones de navegación.
- Refinar la selección. Al pulsar este botón, se visualiza un marco adicional:
- Dentro del marco Ordenación se puede cambiar el criterio de ordenación existente por el que se considere más conveniente para buscar los datos.
- Para refinar más la selección, sobre cada una de las columnas que componen la búsqueda, hay un botón para añadir un criterio de selección. Al pulsarlo, se abre una ventana en la que se puede añadir una condición para los datos de la columna; en el caso de querer eliminar esta condición, se ha de volver a pulsar el botón y luego pulsar en el botón de eliminación.
- Filtro avanzado. Se trata de un filtro para refinar la selección pero de una forma más completa. Como diferencia con la opción anterior, permite la ordenación por varios campos, tratar las restricciones con prioridades y enlazar las condiciones con el criterio y/o.
- Copiar registros al portapapeles. Este botón permite copiar el contenido de la parrilla en el portapapeles para poder pegarlo en otro programa como, por ejemplo, Microsoft Excel.
- Una vez se ha encontrado el dato, puede seleccionarlo para incorporarlo a la ventana principal. Para ello, seleccione la fila que contenga el dato y, al pulsar el botón de aceptar, se cerrará el formulario de búsqueda y el dato se incorporará a la ventana principal.
Para realizar una búsqueda utilizando un patrón de descripción
Algunos datos disponen de código y descripción. Normalmente, se puede escribir el código mientras que la descripción se encuentra en modo Sólo lectura.
Si está prevista una búsqueda a partir de la descripción, a la derecha del campo se visualiza un icono de búsqueda. Pulse sobre él y el dato de la descripción se activará para que se pueda escribir sobre el mismo.
Puede escribir un patrón o la parte de la descripción que se conozca. En el caso de que el resultado sea único, este dato se visualiza automáticamente. Sin embargo, si el patrón indicado se corresponde con más de un dato, se abre la ventana de búsqueda.
Cómo funcionan el alta de nuevo registro durante una búsqueda
Cuando el registro que estamos buscando no existe todavía en la base de datos, podemos enlazar con el alta de forma sencilla.
Pasos que hay que seguir
De la misma forma que se solicita una búsqueda mediante el botón secundario del ratón, es posible que, al desplegar el menú contextual, también se visualice un icono con el nombre del dato. (El enlace con el alta no siempre está disponible, depende del producto y de la implementación concreta de cada pantalla).
Si selecciona esta opción, puede acceder a la ventana de mantenimiento desde donde es posible consultar o dar de alta nuevos valores del dato.
Existen dos formas de entrar en la ventana del mantenimiento:
- Indique el código en la ventana principal, abra el menú contextual y entre en el mantenimiento. En este caso, se abre la ventana del mantenimiento automáticamente con el dato indicado.
- Acceda al menú contextual sin indicar ninguna información. Entre en el mantenimiento y cumplimente todos los datos. Una vez guardada la información, si se desea que el dato se traspase a la ventana principal, pulse el botón Más botones que aparece en la barra de herramientas superior y seleccione la opción Aplica cambios en el formulario origen.
Cómo funciona la búsqueda rápida
La búsqueda rápida permite buscar registros en la base de datos que contienen un valor concreto. Estos registros pueden ser de cualquier concepto que la aplicación haya definido como indexable (nombre de un cliente, descripción de un artículo, dirección de un proveedor, etc.).
A través de esta búsqueda general se puede acceder directamente a los datos del registro deseado mediante su formulario de gestión.
Pasos que hay que seguir
Para buscar un registro mediante la búsqueda rápida, siga los siguientes pasos:
- Acceda al campo indicado como Búsqueda rápida situado en la parte superior derecha del entorno de ejecución acoplado.
- Escriba el texto que desea buscar. Mientras escribe, el sistema obtiene la lista de registros que contienen el texto introducido. En la lista de registros localizados se indicará el nombre del dato y el objeto de aplicación donde se encuentra y sus campos más representativos.
- Cuando localice el registro deseado pulse en el hiperenlace asociado para que se abra el mantenimiento con la información del registro buscado. Si lo desea, puede pulsar en el icono con el aspa roja para borrar el texto de búsqueda.
Cómo funcionan los sinónimos
Al realizar búsquedas en campos de un formulario o en la búsqueda rápida, existe la posibilidad de definir palabras sinónimas que permiten que al realizar una búsqueda por esa palabra también se realice la búsqueda por su palabra sinónima.
Para ello basta con indicar en la definición de sinónimos que palabra adicional deseamos buscar cuando el usuario nos indique una palabra concreta.
Así, por ejemplo, si en la definidora de sinónimos indicamos que la palabra "pasta" tiene como sinónimo "dinero", cuando el usuario ponga "pasta" en una búsqueda aparecerán registros tales como:
- Pasta fresca raviolis
- Reservas de dinero
Ahora bien, a menos que se indique la entrada inversa a la anterior, la búsqueda por la palabra "dinero" solo retornará registros que contengan esta palabra, en nuestro caso:
- Reservas de dinero
Cómo funciona la búsqueda fonética
La búsqueda fonética consiste en el reconocimiento de las diversas asociaciones de letras que pueden asemejarse por el sonido al oído común.
Permite que la búsqueda por el contenido de un campo se realice no sobre su contenido real sino también sobre su valor fonético. Ello permite localizar valores de los cuales no sabemos cómo fueron escritos exactamente, evitando problemas con acentos, faltas de ortografía, nombres extraños difíciles de escribir cuando son dictados, etc.
La fonetización de los textos (obtención de su equivalente fonético) se realiza en función del idioma de defecto de la configuración en campos normales y en el idioma asociado en los textos multiidioma.
Con la aplicación se proporcionan algoritmos de fonetización para los idiomas español e inglés, pero es posible en implantación añadir nuevas fonetizaciones o modificar las distribuidas.
La fonetización de los campos se realiza automáticamente al modificar los registros, ahora bien, para la carga inicial o recálculo por carga externa de datos o cambios en el algoritmo de fonetización, existe un punto de menú para los administradores que permite la regeneración de las fonéticas de los campos con esta funcionalidad.
En la búsqueda fonética se prioriza la búsqueda de palabras que empiezan con y a palabras completas. En otras palabras, si se busca por aspirina, se muestra comprimidos aspirina, antes que cafiaspirina.