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Conceptos básicos
Para poder contabilizar un asiento contable o introducir un borrador, es necesario disponer de una plantilla. l a aplicación distribuye varias plantillas para los diferentes tipos de operaciones que se necesiten contabilizar.
Una plantilla es la estructura de un asiento y está formada por un conjunto de de líneas y formatos que permiten la introducción guiada del asiento o borrador.
El apartado Definir las plantillas de asientos incluye todos los pasos necesarios para definir nuevas plantillas de asientos, así como modificar o adaptar las ya existentes.
Las plantillas de asientos pueden ser del tipo manual o automática.
Las plantillas de tipo manual se pueden utilizar desde la entrada de asientos y permiten confeccionar todo tipo de asientos como, por ejemplo, contabilización de facturas, movimientos bancarios, ajustes y traspasos contables, compras de bienes, cobros de clientes, pagos a proveedores, etc. En este tipo de plantillas el usuario debe introducir los datos.
Las plantillas de tipo automático son las utilizadas desde los procesos de la aplicación que generan asientos contables directamente. Estos procesos son, por ejemplo, remesas y órdenes de pago, contabilización de cobros y pagos, amortizaciones, asientos de cierre, asientos de ajustes por diferencias de cambio, asientos incorporados desde lotes externos, etc. No son visibles desde la entrada de asientos, la mayoría de los datos se recogen de manera automática, pero también se permite al usuario realizar las modificaciones necesarias.
Cualquier asiento o borrador se compone de dos partes diferenciadas:
Cabecera
Líneas
La plantilla se compone de:
Formato de documento. Definición del funcionamiento general de la plantilla.
Formato de parte. Información común a todas las líneas.
Formato de entrada. Definición de los campos que se visualizan en el asiento.
Formato de línea. Definición del tipo de línea del asiento: apunte, cartera, analítica.
Las líneas son la unidad básica de las plantillas de asientos. Dependiendo del nivel de línea se indican diferentes campos:
Líneas de apunte. Datos principales: libro, cliente, cuenta contable o importe del apunte.
Líneas de cartera. Generación cuando la cuenta indicada tiene tratamiento de cartera. En este tipo de líneas se indican campos como el método de pago o el vencimiento.
Líneas de nivel analítico. Generación cuando la cuenta tiene indicado el tratamiento analítico. En este tipo de líneas se indican los datos como el libro analítico o el centro de coste.
La combinación de los tipos de línea junto a los formatos son los que forman una plantilla.
Para disponer de las plantillas estándar es necesario realizar el proceso de importación a partir de los ficheros que se incluyen en la distribución de la aplicación. Para crear, modificar o eliminar plantillas existentes se dispone del asistente de plantillas en las opciones de configuración.
Mediante la opción Exportación de plantillas se pueden obtener un fichero con el objetivo de poder traspasar las plantillas y borradores de asiento de una configuración a otra.