Conheça todas as novidades e melhorias do Docs.
Ficheiros Duplicados
Manter o arquivo digital organizado nunca foi tão simples. Agora, poderá localizar e eliminar rapidamente ficheiros duplicados, reduzindo redundâncias e garantindo um arquivo mais limpo, eficiente e fácil de gerir.
Pensada para otimizar as atividades diárias, esta funcionalidade analisa automaticamente os documentos e identifica duplicações, considerando como original o ficheiro com data de envio mais antiga. A partir daí, tem controlo total para comparar versões, decidir o que manter e eliminar duplicados. Os ficheiros removidos estarão no Lixo e podem ser recuperados posteriormente.
Esta funcionalidade apenas está disponível nas versões Premium e Ultimate.
Saiba mais sobre esta nova funcionalidade no artigo de apoio.
Importação de Dados
1. Extrair Dados do QR Code
O mecanismo de leitura do QR Code no Docs sofreu imensas alterações para aumentar a sua eficiência e performance.
Além destas melhorias, na importação de ficheiros poderá indicar se pretende extrair os dados do QR Code. De relembrar que a extração de dados via Código QR permite automatizar o preenchimento de informação, poupando tempo e reduzindo erros manuais. Durante o processo, os documentos ficam temporariamente bloqueados para garantir a integridade da operação, podendo acompanhar o estado na pasta Em Processamento.
Caso não pretenda fazê-lo aquando da importação, poderá fazê-lo individualmente ou para vários documentos em simultâneo, a qualquer momento e em qualquer pasta do arquivo da empresa.
Saiba mais no artigo de apoio.
2. Descompactar Ficheiros ZIP
Na importação de ficheiros, poderá também indicar ao sistema que pretende (nos casos aplicáveis) descompactar ficheiros ZIP. Ao ativar esta opção, o Docs irá criar ficheiros individuais e garantir que passam pela extração de dados.
Fórmulas nas Pastas Inteligentes
A partir desta versão, é permite configurar fórmulas dinâmicas, semelhantes às funções do Microsoft Excel, como por exemplo funções de texto, numéricas, matemáticas, lógicas, de data e hora, entre outras.
Estas fórmulas podem ser definidas nos campos personalizados das Pastas Inteligentes, permitindo que a lógica de cálculo fique centralizada e aplicada automaticamente a todos os documentos dessa pasta, enriquecendo a informação dos documentos e automatizando o cálculo.
Esta funcionalidade está disponível exclusivamente nas versões Premium e Ultimate do Cegid Docs.
Saiba como configurar fórmulas no artigo de apoio.
Partilha de Ficheiros
Partilhar documentos nunca foi tão rápido— nem tão seguro.
Agora poderá gerar links protegidos para enviar ficheiros a pessoas externas, sem necessidade de estes terem acesso ao Docs.
Além de escolher os ficheiros a partilhar, poderá adicionar uma mensagem personalizada e definir a validade do link. Os destinatários recebem um email com todas as instruções para descarregar os ficheiros, garantindo uma partilha simples, controlada e profissional.
Conheça no artigo de apoio todos os detalhes desta funcionalidade.
Substituição de Ficheiros
Sempre que precisar de trocar um ficheiro associado a um documento para uma versão mais recente, poderá fazê-lo diretamente no documento existente. Assim, apenas basta substituir o anexo principal na edição do documento invés de criar um novo documento para representar a nova versão.
Esta funcionalidade está disponível para todos os documentos, independentemente da sua relevância fiscal.
Saiba mais no artigo de apoio.