¿Cómo gestionar las solicitudes de usuarios?

En la parte izquierda de la pantalla, se muestra el listado de solicitudes.

Cada solicitud incluye:

• Nombre del usuario;

• Grupo al que pertenece;

• Tipo de solicitud;

• Fecha solicitada y hora (si aplica);

• Centro de coste (si aplica)

• Fecha y hora de creación;

• Días de antigüedad de la solicitud;

• Días desde el último cambio;

• Último supervisor que actúo sobre la solicitud.

A la derecha de cada solicitud se encuentran los botones para aprobar o rechazar la solicitud.

La lista de solicitudes también incluye los siguientes filtros y búsqueda:

• Orden (puede ser ascendente o descendente): selección del criterio para ordenar las solicitudes:

  • Por antigüedad;

  • Último cambio;

  • Tipo;

  • Usuario;

  • Grupo;

  • Nivel de aceptación.

• Ver: número de solicitudes que se muestran en el listado;

• Filtro avanzado: formulario que permite filtrar por:

  • Fecha de solicitud;

  • Fecha de efecto;

  • Tipo de solicitud;

  • Último supervisor;

  • Solicitante;

  • Justificación.

• Actualizar: actualiza el listado de solicitudes.

En la parte derecha de la cabecera, existen dos secciones para acceder a la información sobre las solicitudes:

• Pendientes: muestra las solicitudes en estado pendiente o en curso:

  • Mis solicitudes: solicitudes pendientes de acción por parte del usuario.

  • Otras solicitudes: solicitudes pendientes en las que el usuario puede actuar, aunque estén pendientes de un nivel inferior en la cadena de autorización. El usuario las puede aprobar o denegar, sin necesidad de esperar a que sean cursadas por supervisores de menor nivel de mando;

• Histórico: muestra las solicitudes sobre las que el usuario puede actuar. Inicialmente se muestran las solicitudes pendientes y en curso, siendo posible añadir las solicitudes:

  • Aprobadas;

  • Denegadas;

  • Canceladas.

Al seleccionar una solicitud, además del resumen que aparece en la cabecera, toda la información detallada se muestra en el lado derecho de la pantalla.

Esta información incluye:

• Datos del usuario que ha realizado la solicitud:

  • Nombre;

  • Grupo o departamento al que pertenece.

• Información de la solicitud: incluye el tipo y detalle, junto con acceso a:

  • Consulta de la planificación anual del usuario: acceso al calendario anual del usuario;

  • Consulta de la planificación del grupo: acceso al calendario del grupo al que pertenece el empleado que ha realizado la solicitud;

  • Consulta del detalle de los días solicitados: acceso al detalle de los días que se están solicitando;

  • ¿Quién puede gestionar la solicitud? - supervisores en el nivel más bajo de la cadena de supervisión que pueden gestionar la solicitud.

• Información específica para solicitudes de vacaciones: se muestra un resumen con:

  • Días ya disfrutados: número de días de vacaciones ya disfrutados por el usuario en el momento en que se está revisando la solicitud;

  • Días disponibles: días de vacaciones pendientes de solicitar;

  • Días solicitados pendientes de procesar: vacaciones solicitadas, pero no aprobadas o denegadas;

  • Días pendientes de disfrutar: días de vacaciones aprobados pero que no se han disfrutado;

  • Saldo final: saldo final previsto teniendo en cuenta los datos anteriores;

• Acciones: en la parte derecha se visualizan los botones para aprobar o denegar la solicitud:

  • Aprobar solicitud:

    • Disponible en solicitudes pendientes o en curso en las que el supervisor tiene suficiente nivel de autorización;

    • Si el supervisor pertenece al nivel más alto de autorización, la solicitud cambia su estado a Aprobada;

    • Si hay más supervisores en la cadena de supervisión, esta queda en estado En curso y pasa al siguiente supervisor en la cadena que puede decidir si la aprueba o la deniega;

  • Denegar solicitud:

    • Disponible en solicitudes pendientes y en curso en las que el supervisor tiene suficiente nivel de autorización y en solicitudes de tipo vacaciones aprobadas, si el supervisor pertenece al nivel más alto de autorización en la cadena de supervisión;

    • Si un supervisor deniega una solicitud, esta cambia su estado a Denegada, independientemente de cuál sea su nivel de autorización en la cadena de supervisión.

• Estados que puede presentar una solicitud:

  • Pendiente: no la ha gestionado ningún supervisor;

  • En curso: la ha aprobado un supervisor intermedio y está pendiente de aprobación por parte de un supervisor con un nivel de mando más alto;

  • Aprobada: aprobada por un supervisor con suficiente nivel de mando;

  • Denegada: denegada, por cualquier nivel de supervisor;

  • Cancelada: aprobada y, posteriormente, cancelada por parte del usuario que la realizó;

• Histórico: se muestra un resumen del historial de la solicitud seleccionada:

  • Fecha y hora;

  • Estado actual de la solicitud y los días que lleva en ese estado;

  • Histórico de aprobaciones: muestra el listado de supervisores que han intervenido en la gestión de la solicitud, la fecha y hora en la que han actuado sobre ella, el estado en que quedó tras su actuación, el nivel de aprobación del supervisor y los comentarios si los ha proporcionado.

  • Supervisor que realizó el último cambio en la solicitud;