Documental

El módulo Documental amplía las funciones de gestión documental de Sigrid mediante un nuevo tipo de concepto: el documento multimedia.

Al tratarse de un concepto, el documento multimedia comparte las mismas características básicas que el resto de elementos de la aplicación. Dispone de código y descripción, puede utilizar series, estados y procesos, se localiza mediante la búsqueda general y puede asociarse al mismo tiempo a distintos tipos de conceptos. Además, incorpora funcionalidades adicionales en la gestión de archivos, como el escaneo por lotes.

Además, añade la funcionalidad de digitalización certificada, que permite firmar digitalmente facturas u otros documentos y almacenarlos en la base de datos, de forma que se pueda eliminar el archivo físico siempre que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido, conforme a la normativa aplicable.

Gracias a ello, la gestión documental se puede adaptar al flujo de trabajo de la empresa. Sigrid permite reproducir ese proceso en la aplicación, controlando la evolución del documento desde su creación hasta su archivo o validación final.

La gestión del workflow se basa en la definición de estados del documento y de los procesos que permiten pasar de un estado a otro. Durante ese recorrido, pueden ejecutarse tareas automáticas como el envío de comunicaciones, la impresión de informes, las validaciones mediante firma digital, la apertura de ventanas de confirmación o la generación de acuses de recibo.

En resumen, permite centralizar documentos, automatizar su tratamiento y adaptar la gestión documental al funcionamiento real de la empresa.

El concepto documento multimedia

Los conceptos multimedia permiten incrustar o vincular archivos gráficos y documentos en la base de datos del módulo Documental. Se crean mediante el diálogo Concepto nuevo, gestionando propiedades en pestañas como Datos generales, Imagen y Consultas, además de una barra de botones para importación, edición y asociación. En entornos multiempresa, los elementos se asocian automáticamente a la empresa seleccionada. Si el modo de trabajo está configurado como incrustado, arrastrar archivos desde el Explorador de Windows al formulario gráficos asocia directamente el contenido.

Los pasos que se deben seguir para crear un concepto documento multimedia son los siguientes_

1. Acceder al módulo Documental.
2. Seleccionar Concepto nuevo.
3. Introducir la fecha, por defecto se visualiza la fecha actual, el código y la descripción del concepto multimedia.
4. Pulsar el botón Series.
5. Seleccionar una serie establecida para Documento multimedia.
6. Pulsar Aceptar.
7. Se abre el formulario de propiedades del concepto.
8. Completar la pestaña Datos generales:
   • Cumplimentar el código interno de usuario.
   • Seleccionar el tipo de documento/gráfico de la tabla auxiliar Tipo de gráfico o documento, previamente definida en Empresa.
   • Seleccionar la ubicación de la tabla auxiliar Documental: Ubicaciones.
   • Indicar el número y texto de revisión para versiones.
   • Completar Revisión anterior del documento. Este campo se rellena automáticamente en revisiones.
   • Especificar Versión vigente del documento.
   • Pulsar Crear nueva revisión del documento multimedia para generar una revisión desde el documento origen.
   • Añadir Texto/Comentario.
   • Visualizar Visor, activo en modo Copia y vincula, previamente configurado en el apartado Documental de los parámetros generales de la empresa.
9. Ir a la pestaña Imagen para asociar el gráfico al concepto Documento Multimedia mediante los botones correspondientes, ubicados en la parte superior derecha:
   • Reconocimiento óptico del texto
   • Abrir la ventana de captura de documentos desde escáner.
   • Copiar al portapapeles el archivo gráfico actualmente asociado al concepto multimedia.
   • Pegar desde el portapapeles el archivo gráfico previamente copiado con el botón Copia en otro Documento Multimedia.
10. Para ampliar imagen, seleccionar el área con el ratón manteniendo el botón primario pulsado y para reducirla, realizar la misma acción pulsando el botón secundario del ratón.
11. Ir a la pestaña Consultas para ver las consultas disponibles del concepto actual.

• Importa, lista desplegable para importar desde archivo, seleccionando un fichero de Windows para vincular o incrustar a la base de datos y asociarlo al concepto que figura en la cabecera de la ventana o asociar una URL de Internet.
• Exporta, guarda en una ubicación especificada el fichero gráfico asociado al documento multimedia.
• Asocia, para vincular a conceptos seleccionados de la lista principal.
• Abre/Edita para abrir el programa asociado al fichero gráfico asociado al documento multimedia para poder editarlo.

Ventana de Etiquetas

Esta es una ventana exclusiva del módulo Documental para consultar las etiquetas de indización asignadas al concepto, en el caso de que tenga alguna asignada, ya sea generadas manualmente o mediante la indización automática. Además es es posible añadir manualmente nuevas etiquetas, pulsando Añadir o eliminar las existentes.

Alta de facturas de compra desde escáner

El proceso está disponible en Procesos | Procesos por lotes.

Mediante esta opción se introducen masivamente facturas de compra recibidas. Al escanear los documentos recibidos, se genera un concepto nuevo por documento asociado a la ventana Gráficos de la factura con el mismo código. Posteriormente, se completan los datos en la ficha de cada factura. Para agilizar la introducción de datos de las facturas, se da la posibilidad de activar la pestaña RESUMEN en la que, en una sola pantalla, se pueden cumplimentar los datos básicos de la factura. Esta opción se activa en Parámetros generales | Documental | Facturas escaneadas (facturas recibidas), introduciendo el/los rol/es que permiten mostrar esta pestaña.

Además, si se ha configurados en Parámetros generales | Documental | Firma digital los documentos que se generan, se firman mediante un certificado digital. Si no se ha configurado se visualiza un mensaje que lo indica.

Los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Ir a Procesos | Procesos por lotes | Captura de facturas de compra.
2. Seleccionar la serie con la que se van a generar los códigos de las nuevas facturas en Serie de los conceptos que se van a crear. Si no hay ninguna serie creada para el concepto, se visualiza un mensaje que lo indica y se crea en Empresa | Tipos de conceptos | Pestaña Series.
3. Elegir el modo marcando la opción correspondiente
   • Genera un documento distinto para cada imagen: un concepto por página.
   • Genera un único documento multipágina: un concepto para todo el documento.
4. Marcar la casilla Utilizar hojas en blanco intercaladas entre los documentos para separarlos para intercalar hoja en blanco entre documentos múltiples para que se organice correctamente la documentación.
5. En caso necesario, pulsar el botón para calibrar el separador, siguiendo instrucciones en pantalla.
6. Pulsar Selecciona para elegir el escáner que se va a utilizar entre los instalados en el equipo.
7. Pulsar Captura para comenzar a obtener las imágenes. Se abre, entonces, mensaje en el que se debe pulsar la opción adecuada para que comience el escaneado.
8. Una vez realizada la captura en la ventana Estado se visualiza un mensaje en el que se indica el número de páginas capturadas.
9. Pulsar Aceptar para grabar en base de datos y asociar a conceptos. Para descartar, pulsar Cierra.

Escaneo y asociación de documentos

Esta opción permite adjuntar archivos escaneados directamente a un concepto existente en el formulario Gráficos del módulo Documental. Previamente es necesario configurar los directorios en Parámetros generales | Documental y disponer de un escáner con driver TWAIN. Se gestiona mediante la ventana Captura de Documentos y los documentos capturados se asocian automáticamente al concepto.

Los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Ir al formulario de gráficos del concepto existente.
2. Pulsar el botón de captura de imágenes para abrir la ventana Captura de documentos.
3. En Documentos capturados:
   • Introducir Nombre del documento.
   • Seleccionar el Tipo de documento (.tif para propiedades OCR).
4. Elegir el modo marcando la opción correspondiente
   • Genera un documento distinto para cada imagen: un concepto por página.
   • Genera un único documento multipágina: un concepto para todo el documento.
5. Pulsar Selecciona para elegir el escáner que se va a utilizar entre los instalados en el equipo.
6. Pulsar Captura para comenzar a obtener las imágenes. Se abre, entonces, mensaje en el que se debe pulsar la opción adecuada para que comience el escaneado.
7. Una vez realizada la captura en la ventana Estado se visualiza un mensaje en el que se indica el número de páginas capturadas.
8. Pulsar Aceptar para grabar en base de datos y asociar a conceptos. Para descartar, pulsar Cierra.

Captura de documentos existentes desde escáner

El proceso está disponible en Procesos | Procesos por lotes.

Esta opción está diseñada para asociar automáticamente a conceptos informes o documentos previamente impresos, ya introducidos y se hayan modificado posteriormente, por ejemplo, firmado o sellado. Para ello, se imprime en la esquina inferior derecha del documento el código interno o ide del concepto, de tal manera que, al ser posteriormente escaneado, mediante la funcionalidad del OCR se ubica concepto origen y se asocia a la Ventana de Gráficos de este concepto.

El escaneo se debe realizar con resolución de 300dpi y en la librería lib_docs.xjs, establecerse a 1 el parámetro veridedoc y si se ha configurado en Parámetros generales | Documental | Firma digital que los documentos que se generan, se firman mediante un certificado digital. Si no se ha configurado se visualiza un mensaje que lo indica.

Los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Ir al formulario de gráficos del concepto existente.
2. Pulsar el botón de captura de imágenes para abrir la ventana Captura de documentos.
3. Elegir el modo marcando la opción correspondiente
   • Genera un documento distinto para cada imagen: un concepto por página.
   • Genera un único documento multipágina: un concepto para todo el documento.
4. Seleccionar la plantilla aplicable TODOSleeide, para que el OCR identifique la posición de la página para leer el código o ide del documento.
5. Marcar la casilla Utilizar hojas en blanco intercaladas entre los documentos para separarlos para intercalar hoja en blanco entre documentos múltiples para que se organice correctamente la documentación.
6. En caso necesario, pulsar el botón para calibrar el separador, siguiendo instrucciones en pantalla.
7. Pulsar Selecciona para elegir el escáner que se va a utilizar entre los instalados en el equipo.
8. Pulsar Captura para comenzar a obtener las imágenes. Se abre, entonces, mensaje en el que se debe pulsar la opción adecuada para que comience el escaneado.
9. Una vez realizada la captura en la ventana Estado se visualiza un mensaje en el que se indica el número de páginas capturadas.
10. Pulsar Aceptar para grabar en base de datos y asociar a conceptos. Para descartar, pulsar Cierra.