Ventana de texto
La ventana Texto permite asociar y gestionar comentarios y descripciones extensas vinculadas a cualquier Concepto. Resulta especialmente útil para detallar productos, así como para registrar notas internas sobre proveedores, clientes o documentos. Está sincronizado con la ventana principal y refleja automáticamente el texto del concepto seleccionado. Además, ofrece opciones para añadir comentarios con control de fecha, hora y usuario.
Cuando un concepto tiene texto, el botón Texto aparece iluminado en la interfaz.
La ventana Texto se abre:
- Pulsando el botón Abrir ventana de texto ubicado en la cabecera de la ventana Propiedades de conceptos.
- Seleccionando Texto en Conceptos | Concepto | Ventanas.
La cabecera de la ventana muestra la fecha, el código y la descripción del concepto del que se está visualizando el texto asociado, contiene un campo para la edición del texto. Hacer clic con el botón secundario del ratón para abrir el menú de edición de texto.
La ventana está sincronizada con la ventana principal, de forma que al pulsar los botones Anterior o Siguiente, la selección se desplazar al concepto anterior o siguiente en la lista de conceptos de la ventana principal, mostrando, si existe, el texto asociado al concepto seleccionado.
Pulsando Añadir nuevo comentario abre una ventana de edición de texto vacía en la que se puede introducir el texto que se añade al texto ya asociado al concepto. Cuando se añade texto de esta forma, la aplicación lo separa del texto existente con una línea de puntos y, a continuación registra fecha y hora de la inserción junto con el código de usuario que la lleva a cabo.
La funcionalidad de la ventana de texto se puede parametrizar desde el apartado Varios de Parámetros generales.
Cuando el concepto está en modo de edición se puede optar por que la ventana de texto permanezca editable o que solo permita añadir comentarios.
Para los conceptos en estado de solo lectura hay total libertad para seleccionar el estado de la ventana de texto.
Ficha de campos extendidos
La ventana de campos extendidos permite añadir información adicional a cada Concepto, actuando como una ficha complementaria a las propiedades del concepto. Los campos extendidos se definen por tipo de Concepto desde Tipos de conceptos y se pueden mostrar como pestaña en Propiedades. La ficha se encuentra sincronizada con la lista de la ventana principal, permitiendo navegar entre registros. Los campos de tipo TABLA Concepto incluyen acceso directo con el botón Abrir ficha.
Si no se han definido campos adicionales para el tipo de Concepto seleccionado, en la ventana se visualiza el mensaje:
- No se han definido campos extendidos para este tipo de concepto...
En caso contrario, se muestran los campos definidos previamente para el tipo de concepto.
Ventana de gráficos, documentos y objetos multimedia
La ventana Gráficos/Documentos gestiona la asociación de archivos gráficos, documentos y multimedia con los Conceptos. Permite trabajar con archivos incrustados (almacenados en la base de datos) o vinculados (referenciados en el sistema) y ofrece un visor integrado. Incluye herramientas como Importa, Copia, Pega, Localiza, Busca gráficos y Modo de sincronización para consultar, asociar y mantener contenidos. En entornos multiempresa, las asociaciones se gestionan de forma independiente por empresa.
La ventana está dividida en tres paneles, cuyo tamaño se puede personalizar arrastrando con el ratón la línea que los separa. En el panel izquierdo se muestra la lista de gráficos/documentos, en el derecho superior se muestran la propiedades del gráfico/documento seleccionado en la lista, pudiendo ser editadas. En el panel derecho inferior se incorpora un visor, si se selecciona un gráfico en el panel izquierdo el visor muestra el gráfico, en otros casos muestra un icono representativo del documento u objeto seleccionado.
Los archivos se pueden incrustar o vincular en la base de datos actual, dependiendo del modo de trabajo con gráficos/documentos establecido en los parámetros de la empresa, un archivo incrustado se almacena en la base de datos al igual que el resto de los datos, un archivo vinculado se almacena en algún recurso del sistema informático y la base de datos contiene una referencia a él.
Si se ha configurado la base de datos como multiempresa, los gráficos/documentos son independientes para cada empresa, asociándolos automáticamente a la empresa de trabajo seleccionada en el momento que se crea el gráfico/documento.
La lista del panel izquierdo muestra los siguientes datos:
- Tipo: icono representativo del tipo de archivo.
- Código: código único identificativo del archivo.
- Descripción: texto descriptivo para el archivo. El texto aquí incluido se visualiza en el campo Descripción del panel parte superior derecha.
- Fecha: fecha en la que se asocia el gráfico al concepto.
- Usuario: usuario que realiza la asociación del gráfico al concepto.
- Tipo: código del tipo de gráfico según la clasificación establecida en la tabla auxiliar Documental | Tipo de gráfico.
- Tipo documento: descripción del tipo de gráfico según la clasificación establecida en la tabla auxiliar Documental | Tipo de gráfico.
- Asociados: número de conceptos asociados al archivo, ya que un mismo archivo se puede asociar a tantos conceptos como se requiera. Pulsando botón Localiza de la barra de botones es posible consultar fácilmente los conceptos asociados a un archivo.
Si alguna de estas columnas está oculta, se puede mostrar utilizando el menú de cabecera de lista.
Es posible mover un gráfico desde este panel al escritorio o al explorador de Windows, seleccionándolo y arrastrándolo con el ratón.
En el panel superior derecho se muestran los siguientes campos:
- Código: código y extensión del archivo asociado.
- Descripción: texto libre.
- Clave: una o varias palabras clave al documento.
- Archivo/Ubicación/URL: información acerca de la ubicación física del documento dentro del sistema. Posibilidad de asociar enlaces (URL) como si fueran documentos multimedia (o gráficos). En este caso, en el campo se digita la dirección web de la página que se asocia.
- Fecha de incorporación al sistema: fecha en que el archivo fue incorporado a la base de datos. Este campo no se puede modificar.
- Usuario: usuario de la base de la base de datos que incorpora el documento al concepto. Este campo no se puede modificar.
- Estado asociado: campo informativo.
- Revisión: número y descripción: si el archivo (gráfico o documento) es una versión de uno existente anteriormente, indica el número de esta y permite la inserción de una descripción.
- Tipo de Gráfico/documento: clasificación basada en las categorías documentales que se definen en las tablas auxiliares de Sigrid (Menú empresa) denominada Tipo de gráfico o documento. En esta tabla se pueden definir algunas características de cada tipo de documento, entre ellas si se puede editar, generando así nuevas versiones del mismo.
En el panel inferior se incorpora un visor: si se selecciona un gráfico en el panel izquierdo el visor muestra el gráfico, en otros casos muestra un icono representativo del documento, objeto seleccionado o enlace URL. Para ampliar el zoom se puede ir seleccionando con el ratón, manteniendo pulsando el botón principal, el texto o imagen para ampliar. Para reducir el tamaño de la imagen que se muestra, basta con ir pulsando el botón secundario.
Por defecto, la ventana está sincronizada con la lista de conceptos, de forma que muestra los gráficos/documentos asociados al concepto seleccionado en la lista. Al pulsar Anterior o Siguiente en la barra de botones, cambia la selección al anterior siguiente concepto en la lista de conceptos de la ventana principal. Este comportamiento se puede modificar mediante el botón Modo de sincronización de la esquina superior derecha o con mediante el botón Busca gráficos de la barra de botones.
Los archivos se pueden incrustar o vincular a la base de datos por varios métodos, si ha establecido en los parámetros de la empresa que el modo de trabajo con gráficos y documentos es Incrustado, se puede arrastrar con el ratón el archivo para asociar desde el Explorador de Windows a la ventana gráficos de la aplicación.
Si se ha configurado la base de datos como multiempresa, los gráficos/documentos son independientes para cada empresa, asociándolos automáticamente a la empresa de trabajo seleccionada en el momento que se crea el gráfico/documento.
El botón Importa de la barra de botones permite vincular o incrustar archivos. Los gráficos ya existentes en la base de datos se pueden copiar al portapapeles con el botón Copia de la barra de botones y asociarlos a otros conceptos de la base de datos utilizando el botón Pega.
La ventana dispone, además, de los siguientes botones:
- Abrir ventana de búsqueda... abre el diálogo máscara de búsqueda para introducir una máscara de búsqueda para el código de gráficos/documentos que se quieren consultar, si se especifica * se obtine la lista de todos los archivos de la empresa de trabajo existentes en la base de datos. Una vez que se scepta en el diálogo, la ventana queda desincronizada de la lista de conceptos. En la cabecera de la ventana, en lugar de figurar el código y resumen conceptos seleccionado en la ventana principal, aparece BÚSQUEDA, y la máscara de búsqueda suministrada. Los botones Pega e Importa están inhabilitados, ya que no se pueden incorporar archivos a la base de datos sin que queden asociados a algún concepto.
- Pega: pega desde el portapapeles los archivos gráficos previamente copiados con el botón Copia, quedando asociados estos archivos al concepto actual o concepto que figura en la cabecera de la ventana.
- Copia: copia al portapapeles el archivo o archivos gráficos actualmente seleccionados en la lista.
- Localiza: localiza los conceptos asociados al archivo seleccionado en la lista, mostrando estos conceptos en la lista de conceptos de la ventana principal. Por ejemplo, se pulsa el botón Busca gráficos, mostrando en la lista de archivos un archivo llamado contrato_030.doc para saber los conceptos que están asociados a este archivo y a continuación pulsar Localiza.
- Asocia: asocia el archivo o archivos seleccionados en la lista con el concepto seleccionado en la lista de conceptos de la ventana principal. Este botón únicamente tiene efecto si ha desincronizado la ventana gráficos/documento de la ventana principal, bien por haber pulsado el botón de sincronización de la cabecera de la ventana de gráficos/documentos o por haber pulsado Busca gráficos y encontrarse la ventana gráficos/documentos en modo Búsqueda.
- Editar: abre el programa asociado al archivo seleccionado en la lista para poder editarlo. Equivale a hacer doble clic sobre el archivo en la lista. El programa que se utiliza para la edición depende de la asociación de extensiones de archivos con programas que tenga definida en el Explorador de Windows. Así, si se trata de un archivo con extensión .BMP (mapa de bits), se puede utilizar Microsoft Paint u otro programa de tratamiento de imágenes.
- Ajusta: ajusta el tamaño del gráfico al visor de gráficos de la ventana; no modifica las propiedades del gráfico, únicamente la su tamaño de visualización.
- Actualiza: refresca la información en pantalla.
- Importa: ofrece un desplegable con las siguientes opciones:
- Importar desde archivo: abre el diálogo de archivos de Windows para seleccionar un archivo vinculándolo o incrustándolo a la base de datos, quedando este archivo asociado al concepto que figura en la cabecera de la ventana.
- Asociar URL de Internet: abre la ventana para introducir la dirección web de la página que se va a vincular.
- Exporta: abre el diálogo de archivos de Windows para poder especificar una ubicación y un nombre con que guardar el archivo seleccionado en la lista. De esta forma, los archivos incrustados en la base de datos se pueden exportar a cualquier recurso del sistema informático.
- Elimina: abre el diálogo Eliminar gráficos en el que indica la cantidad de gráficos que se van a eliminar y si se continúa. Los archivos incrustados en la base de datos se eliminan y no se pueden recuperar, pero si el archivo está vinculado, únicamente se elimina la referencia que existe en la base de datos a este archivo, pero el archivo permanece en su ubicación original, pudiendo asociarse, de nuevo, al mismo concepto u a otro.
Ventana de alarmas
La ventana de alarmas permite definir avisos asociados a un Concepto y mostrarlos en su lista de selección cuando se accede desde tablas o ventanas concretas. Las alarmas se gestionan en la tabla auxiliar correspondiente y pueden ser de tipo visual, aviso o error. Se admiten restricciones por tablas de utilización, roles y usuarios, además de opciones como ver al abrir la ficha del concepto, solicitar aceptación de lectura y resaltar en rojo. Facilita el control contextual en procesos como ofertas, pedidos o facturación.
La ventana Alarmas se abre:
- Pulsando el botón correspondiente ubicado en la cabecera de la ventana Propiedades de conceptos.
- Seleccionando Ventana alarmas en Conceptos | Concepto | Ventanas.
Para asociar una alarma al concepto actual, basta con seleccionar la primera línea en blanco e introducir el tipo o * para abrir la lista de selección de alarmas. Al confirmar la selección automáticamente se cumplimentan los campos Tipo alarma, Descripción tipo alarma, Tipo, Tabla/s y Aviso al abrir con los valores de la tabla auxiliar.
A continuación, completar las columnas adicionales de la asociación al concepto:
- Fecha 1: fecha a partir de la que se activa la alarma.
- Fecha 2: fecha de finalización de la alarma. Estas dos fechas son opcionales y permiten asociar al concepto distintas alarmas en distintos periodos de tiempo. Si se asocian varias alarmas en el mismo periodo, solo se activa la de mayor prioridad.
- Tabla/s: al introducir una alarma se visualiza el valor del campo correspondiente en la tabla auxiliar, pudiendo modificarse. Si se modifica prevalece sobre el establecido en la definición de la alarma.
- Usuario/s: usuarios para los que se aplica la alarma.
- Rol/es: roles para los que se aplica la alarma.
- Comentario/Texto: texto de la alarma para el concepto seleccionado.
Propiedades de conceptos
Las ventanas de propiedades permiten editar los datos específicos de cada Concepto y comparten una estructura común. Desde estas se accede a información relacionada como texto, campos extendidos, gráficos/documentos, alarmas y procesos. Las ventanas se mantienen sincronizados con la ventana principal para que al navegar en la ventana principal por la lista de conceptos, se visualizan en la ventana de propiedades las correspondientes al concepto seleccionado.
La ventana Propiedades se abre:
- Mediante doble clic sobre el icono del Tipo de concepto en la lista de Conceptos de la ventana principal.
- Seleccionando Concepto actual | Propiedades.
- Pulsando Propiedades en la barra de botones de la ventana principal.
- Creando un concepto nuevo y, a continuación, pulsando Aceptar en Concepto nuevo.
La ventana principal y la de propiedades están sincronizadas, por defecto. Esta sincronización se debe mantener activa para que, al navegar por la lista de Conceptos de la ventana principal, Propiedades muestre el concepto seleccionado. Para fijar el concepto actual y trabajar de forma independiente es necesario desactivar Modo de sincronización. Si la sincronización está activa y se selecciona un concepto de otro tipo, los controles Propiedades quedan inhabilitados.
La barra de título de la ventana muestra el nombre de la aplicación y, a continuación, se visualiza la etiqueta Propiedades, en la que se indica el tipo de concepto editado, por ejemplo, carpeta, cliente, asiento contable.
La cabecera de la ventana muestra el icono del tipo de concepto, al hacer clic sobre este icono se despliega el Menú concepto actual. Además, muestra la fecha en el caso de que sea significativa así como el código y la descripción, al hacer clic sobre estos datos se abre Editar concepto para modificar estos datos. Si el concepto está dado de baja se muestra la etiqueta *** BAJA ***, seguido de la fecha en la que se dio de baja el concepto. A continuación, figuran el código y descripción del estado en que se encuentra el concepto. Dispone de los siguientes botones que abren las ventanas correspondientes del concepto:
- Texto
- Conversaciones
- Campos extendidos
- Gráficos/Documentos
- Alarmas
- Seguridad del concepto: abre la ventana de seguridad si está activada la opción Activar seguridad en conceptos individuales en Parámetros generales.
Además, mediante los botones correspondientes, ofrece las siguientes opciones de impresión y visualización:
- Presentación preliminar: previsualización del informe antes de imprimir.
- Impresión inmediata: envío del informe a la impresora.
Al editar un campo de texto no hay límite al teclear, pero si se excede su tamaño definido el sistema avisa al salir del campo. Los campos numéricos admiten operadores y funciones estilo calculadora, que se evalúan al perder el foco, y las fechas se pueden introducir en varios formatos (ddmmaa, dd mm aaaa, etc.) para luego formatearlos según las opciones del programa. Mediante el botón secundario del ratón sobre cualquier campo se abre el menú de edición de texto.
Los campos vinculados a otras tablas ofrecen una lista de selección al teclear una máscara de búsqueda, y el botón Abrir ficha, activo si el campo tiene valor, permite abrir la ventana de propiedades del concepto relacionado.
En la parte inferior, la barra de botones común ofrece navegación entre conceptos: Anterior y Siguiente, en el caso de que la ventana esté sincronizada, Nuevo para abrir ventana Concepto nuevo del mismo tipo, e Impresión rápida. Además, cada tipo de concepto puede incluir también botones específicos, por ejemplo Archivo.
Otras opciones en ventanas de conceptos
- Nueva ventana de Sigrid. Mediante esta opción se abre una nueva ventana de Sigrid.
- Graba ventanas. Al seleccionar esta opción se guarda el estado actual de las ventanas. Se crea un fichero con el tamaño y la posición de las ventanas abiertas. Al seleccionar un fichero se recupera el estado de estas.
- Modo graba al salir. Mediante esta opción se guarda la ventana al salir.
- Modo recuerda. Mediante esta opción se activa el modo recordar.
- Ajusta a pantalla. Al seleccionar esta opción se ajusta la ventana a la pantalla.
- Estado de defecto
- Estado de ventanas 1
- Estado de ventanas 2