El registro de uso está disponible en Administrador | Sistema | Seguridad.
El formulario de registro de uso permite consultar la actividad realizada en la base de datos y mantener trazabilidad sobre operaciones y accesos. Cada acción relevante queda registrada en la tabla log, incluyendo conexiones, ejecución de procesos, cambios de parámetros y operaciones sobre conceptos. También se pueden registrar errores cuando se intenta ejecutar una acción no permitida, si está activada la opción correspondiente en Seguridad. El administrador de la aplicación debe realizar un mantenimiento periódico de esta tabla eliminando o grabando registros de esta.
Los eventos registrados en la lista se refieren a entradas y salidas de los usuarios a la base de datos, cambios en los parámetros generales de la empresa y en los tipos de conceptos, ejecución de procesos, impresión de informes, etc. Asimismo quedan registradas las operaciones de Alta, Baja y Eliminación de conceptos. También se registran las modificaciones realizadas en los conceptos, pero solo de los datos del concepto contenidos en la tabla con, como fecha de alta, código, descripción, etc. Los cambios realizados en los conceptos sobre los datos almacenados en la tabla correspondiente al concepto se registran en Cambios de conceptos.
Los errores que lanza la aplicación cuando un usuario intenta realizar una operación no permitida, también quedan registrados, aunque para ello se debe seleccionar la opción Registrar todos los mensajes de error... en Seguridad de los parámetros generales.
Incluye herramientas de filtrado, descarga y exportación para facilitar el mantenimiento periódico del registro.
Verificar que la opción está habilitada; si aparece desactivada, asignar al usuario un rol con permiso de acceso al formulario.
Para consultar el detalle de un evento se deben seguir estos pasos:
- Hacer doble clic sobre un registro o pulsar el botón Ficha.
- Se abre la Ficha de registro de usuarios con el detalle del registro.
La información disponible en la ficha del registro, según el evento, es la siguiente:
- Empresa: número de empresa activa al registrar la operación.
- Origen: programa origen del registro, por ejemplo, Sigrid, Tesorería, Activos.
- Fecha/Hora: fecha y hora del sistema en el momento del registro.
- Usuario: usuario que ha ejecutado la acción.
- Operación: tipo de acción registrada según codificación interna: altas, modificaciones, impresiones, conexiones, errores, etc.
- Tabla: tabla afectada, si aplica.
- Tipo, Código y Descripción: datos del concepto afectado, si aplica.
- Comentario: información adicional; en modificaciones puede indicar el campo modificado.
- Estado: indica si la operación ha finalizado con éxito.
- Mensaje error: detalle del error, si se ha producido.
Además de los botones habituales, dispone de estos otros:
- Filtros para abrir elFiltro de registros de log y definir criterios de selección para que solo se muestren los registros que cumplan determinadas condiciones. Estos criterios se dividen en dos grupos: Filtros generales y Filtros de localización de un concepto.
- Descargar registros a archivo externo para descargar registros antiguos para mantenimiento. La operación consta de dos etapas: la copia de los registros a un fichero externo y su posterior eliminación de la base de datos. Para la primera, se abre el diálogo de descarga de registros, en el que se debe seleccionar el número de días de que los registros se van a mantener en la base de datos, una vez indicado el número y pulsar Acepta, se abre otro diálogo en el que se determina el nombre del fichero y el directorio en el que se va a guardar (formato sugerido: copia logAAAAMMDDhhmmss.xml). Pulsar Guardar para iniciar la operación de copia de registros al nuevo fichero .Al finalizar se abre diálogo de confirmación de borrado de los registros copiados.
- Abrir registro de log externo al pulsarlo se abre la selección de ficheros, desde el que se puede buscar el directorio del fichero XML en el que se han guardado los registros antiguos. Al seleccionar el fichero, se restauran los antiguos registros en la lista y, en la cabecera se muestra la ruta completa al fichero.
- Exportar registros actuales para exportar a un fichero XML los registros que se están visualizando en la lista, pero solo los copia, no los borra de la base de datos. Cuando se pulsa este botón, se abre el diálogo para poder especificar la ubicación y el nombre del fichero. Como en el caso de la descarga de registros, la aplicación propone un nombre de fichero con el formato copia logAAAAMMDDhhmmss.xml.
Se recomienda realizar un mantenimiento periódico del log para evitar un crecimiento excesivo de la tabla de registros.