La gestión de usuarios está disponible en Administrador | Sistema | Seguridad.
El formulario permite crear y mantener los usuarios de la base de datos, además de asignar roles y definir el alcance de acceso. Desde la ficha de cada usuario es posible asociar una persona, configurar delegaciones y obras/centros de coste (si aplica) y controlar el ciclo de vida del usuario (por ejemplo, darlo de baja). También permite consultar permisos derivados de los roles asignados y asociar un certificado o firma electrónica para determinados procesos. En entornos multiempresa, la asignación de acceso a empresas es un paso obligatorio para garantizar que los usuarios puedan trabajar con la base de datos.
Ofrece el listado de usuarios con su código, nombre de usuario, indicador de contraseña y roles asignados. Además, dispone de un Autofiltro para facilitar la búsqueda de usuarios.
Para crear un nuevo usuario se deben seguir estos pasos:
- Ir a Administrador.
- Activar el modo administrador pulsando Sí en el mensaje que se visualiza.
- En Sistema seleccionar Seguridad.
- Ir a Gestión de usuarios.
- Pulsar Nuevo usuario o posicionarse en los campos de edición situados bajo la lista e introducir el código y el nombre.
- A continuación, hacer doble clic sobre el usuario para abrir la ficha y cumplimentar los campos que se solicitan.
Los datos en la Ficha usuario están repartidos en las siguientes pestañas.
Generales
- Revisar Identificación y confirmar el código y la descripción del usuario.
- En Asociado a, introducir una máscara de búsqueda y seleccionar la persona que se asocia al usuario.
- En Datos para permisos, asignar los roles necesarios.
- Si se trabaja con delegaciones y obras, indicar la delegación origen y definir las delegaciones destino y, si procede, las obras/centros de coste a las que se permite consultar o editar. Los códigos se deben indicar separados por comas, o utilizar el botón de selección para abrir una lista de selección múltiple. Si no se especifican delegaciones ni obras, se entiende que existe acceso a todas.
- A continuación, definir la política de contraseña según corresponda, para ello establecer el parámetro Número máximo de días transcurridos para obligar a cambiar contraseña (0 no obliga) si se requiere forzar el cambio periódico. Se debe tener en cuenta que la contraseña inicial queda en blanco y se establece desde Herramientas | Cambia contraseña.
- Indicar la acción que se va a utilizar, pulsando los botones correspondientes y según permisos, en caso de olvido de credenciales: Borra contraseña para permitir que el usuario introduzca una nueva ya que la contraseña no se puede recuperar por estar encriptada o Borra firma digital para permitir registrar una nueva firma digital.
- Marcar la casilla Baja del usuario para impedir que un usuario entre en todas las empresas de la base de datos e indicar el motivo de la baja.
- Cumplimentar Otros datos si aplica: DNI del usuario, Carpeta de autoejecución: carpeta que se ejecuta cuando el usuario entra en la aplicación (configuración a medida), Aplicaciones a las que tiene acceso (selección de módulos) y Comentarios.
Empresas a las que accede
Permisos
Además de los botones habituales, dispone de estos otros:
- Definición de usuarios por empresa. Si la base de datos se ha configurado como multiempresa, mediante la opción Configurar base de datos en Archivo, acceder a la opción de definición de usuarios por empresa para establecer, por empresa, los roles y el alcance (delegación origen, delegaciones y obras), teniendo en cuenta que esta configuración prevalece sobre la indicada en la ventana general. Verificar que, en multiempresa, el usuario tiene acceso asignado al menos a una empresa; en caso contrario, no es posible abrir la base de datos con ese usuario.
- Nuevo usuario
- Importar usuarios del sistema, al pulsarlo se abre la selección de usuarios, en el que se selecciona el dominio y el grupo de usuarios. A continuación, se abre una selección múltiple con los usuarios del dominio y grupo seleccionados.
- Nuevo usuario copiando para crear un nuevo usuario a partir del usuario previamente seleccionado.
- Control de usuarios accede a control de usuarios que muestra el registro de los distintos usuarios conectados a la base de datos.
¿Cómo controlar los usuarios conectados?
El control de usuarios está disponible pulsando el botón correspondiente ubicado en Administrador | Sistema | Seguridad | Gestión de usuarios. Permite monitorear usuarios conectados a la base de datos, su ubicación en la aplicación, desactivar la posibilidad de que editen datos o cerrar la base de datos para realizar tareas de mantenimiento.
Los pasos que se deben seguir para controlar los usuarios son los siguientes:
- Ir a Administrador.
- Activar el modo administrador pulsando Sí en el mensaje que se visualiza.
- En Sistema seleccionar Seguridad.
- Ir a Gestión de usuarios.
- Pulsar Control de usuarios.
- Se abre la ventana con el listado de usuarios conectados. La lista se actualiza periódicamente con el código de usuario, nombre de usuario en Windows, título de la ventana que tiene activa, nombre del ordenador y fecha y hora de la última actualización del registro en la pantalla.
En la lista de usuarios, en la primera columna se visualiza un icono que indica:
: usuario que abre el control de usuarios exento de las órdenes.
: usuario conectado a la base de datos.
: usuario que ha recibido orden de terminar o cerrar la base de datos. No puede volver a abrir la base de datos hasta que el administrador que envía la orden elimine el registro en el control de usuarios.
: usuario que ha recibido orden de salir de la aplicación.
: usuario que ha recibido orden de no editar. No puede volver a crear ni editar datos hasta que el administrador que envía la orden elimine el registro en el control de usuarios..
: usuario desconectado de forma anómala, normalmente por un error en el sistema. Este tipo de error se debe eliminar periódicamente de manera manual.
¿Cómo enviar mensajes a los usuarios?
El formulario ofrece la posibilidad de enviar un mensaje u orden a un usuario o a todos los usuarios mediante los botones correspondientes. En el caso de enviar a un solo usuario, previamente se debe seleccionar de la lista. Los pasos que se deben seguir para enviar un mensaje son los siguientes:
- Pulsar Mensaje o Mensaje todos.
- Seleccionar la acción que se va a realizar:
- Enviar mensaje: indicar el texto y pulsar Aceptar. El usuario recibe un mensaje emergente con el texto indicado.
- Enviar Orden salir de BD: el usuario recibe un mensaje emergente que le avisa de que el administrador ha bloqueado la base de datos y que se va a cerrar. Puede cerrar pulsando Termina ahora o esperar a que finalice la cuenta atrás.
- Enviar Orden de no editar: el usuario recibe un mensaje emergente que le avisa de que el administrador ha bloqueado la base de datos y que va a desactivar el modo edición. Puede cerrar pulsando Termina ahora o esperar a que finalice la cuenta atrás.
- Enviar Orden de salir de la aplicación: el usuario recibe un mensaje emergente que le avisa de que debe salir de la aplicación. Puede salir pulsando Termina ahora o esperar a que finalice la cuenta atrás
Es aconsejable eliminar registros seleccionando y borrando las órdenes cumplidas o anómalas para liberar usuarios.