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Esta funcionalidade estará disponível mediante licenciamento, que poderá ser adquirido até final de novembro de 2026. Mal seja possível, será prontamente comunicado.
O Cegid Docs disponibiliza diferentes níveis de leitura e interpretação de documentos, aplicados quando estes são carregados na plataforma (upload) ou recebidos através de correio eletrónico.
Entre os níveis de processamento disponíveis, destacam-se a Leitura Básica e a Leitura Inteligente que permitem extrair automaticamente informação dos documentos e utilizá-la para agilizar o respetivo lançamento no ERP. A informação extraída é disponibilizada no processo de reconciliação documental, permitindo automatizar o preenchimento dos dados e reduzir a necessidade de intervenção manual.
Níveis de leitura e interpretação documental
A Leitura Básica baseia-se essencialmente na interpretação do código QR presente nos documentos emitidos no mercado português. Através deste mecanismo, é possível obter automaticamente informação relevante para o lançamento do documento, nomeadamente:
NIF do emitente e do adquirente;
Data de emissão do documento;
Valores totais do documento.
Esta informação permite agilizar a identificação da entidade e o preenchimento dos dados gerais, facilitando o processo de associação e reconciliação documental.
A Leitura Inteligente permite uma interpretação mais completa do documento, recorrendo a mecanismos de reconhecimento e extração automática de informação. Além dos dados gerais obtidos através da Leitura Básica, este nível permite identificar os detalhes das linhas do documento, nomeadamente:
Referências e descrições dos artigos;
Quantidades e unidades de medida;
Preços unitários;
Descontos;
Taxas de IVA;
Valores totais das linhas.
A disponibilização desta informação permite automatizar grande parte do processo de lançamento, incluindo a identificação e correspondência dos artigos existentes no ERP.
Processar Lançamento de Documentos
O Lançamento Inteligente permite transformar o processo tradicional de introdução manual de documentos num fluxo de trabalho significativamente mais automatizado.
A combinação dos mecanismos de interpretação documental do Cegid Docs com a identificação automática de entidades e o mapeamento de artigos reduz o tempo necessário ao lançamento de documentos, minimiza erros de introdução e aumenta a eficiência operacional.
A reutilização dos mapeamentos anteriormente definidos contribui ainda para uma automatização progressiva do processo.
Para processar lançamentos de documentos, siga as seguintes etapas:
Etapa 1. Selecionar documento
O processo de lançamento é iniciado a partir da grelha de documentos do Cegid Docs, existente no ecrã Reconciliação de Documentos do menu desta aplicação, selecionando o documento pretendido e da opção de lançamento disponível na respetiva grelha.
Ao iniciar esta operação, é apresentado um formulário onde deverá indicar:
o módulo no qual pretende efetuar o lançamento;
o tipo de documento a criar;
a série documental a utilizar.
Etapa 2. Identificar entidade
Após selecionar os parâmetros de lançamento, o sistema procura identificar automaticamente a entidade associada ao documento, utilizando o NIF obtido através dos mecanismos de leitura e interpretação do Cegid Docs.
Caso seja encontrada uma entidade correspondente na empresa, esta é automaticamente sugerida para o lançamento. Se a entidade ainda não existir, poderá recorrer ao mecanismo de consulta e criação de entidades, que agiliza o respetivo processo de registo.
Etapa 3: Identificar e mapear artigos
Quando o documento é processado através da Leitura Inteligente, a informação extraída das suas linhas é utilizada para identificar os artigos correspondentes no ERP.
Nesta etapa, o sistema verifica a existência de mapeamentos previamente definidos entre as referências dos artigos presentes no documento e os artigos registados no ERP.
Artigos com mapeamento existente: quando existe um mapeamento previamente definido, o artigo correspondente é automaticamente identificado;
Artigos sem mapeamento: nos artigos que ainda não possuem uma correspondência definida, deverá selecionar manualmente o artigo do ERP que corresponde à referência identificada no documento.
Para facilitar esta operação, a pesquisa de artigos (F4) utiliza um algoritmo de aproximação de descrições que permite apresentar preferencialmente os artigos cuja descrição apresenta algum grau de correspondência com a descrição extraída do documento, simplificando a identificação e seleção do artigo pretendido.
Após a conclusão do processo, poderá guardar os novos mapeamentos para utilização futura, permitindo que os mesmos artigos sejam automaticamente reconhecidos em lançamentos posteriores.
Etapa 4: Manter referências de artigos por entidade
Além do mapeamento realizado durante o processo de lançamento, as correspondências entre artigos e entidades podem ser consultadas e mantidas diretamente no ERP no separador Referências de Entidade, existente no formulário Artigos.
Assim, é possível gerir as correspondências entre as referências utilizadas pelas diferentes entidades e os artigos internos, assegurando a sua reutilização nos processos de lançamento inteligente.
Etapa 5: Classificar linhas especiais
Durante o processo de identificação e mapeamento de artigos, poderá também classificar determinadas linhas do documento como:
Comentário
Desc. Val. Mercadorias
Desc. Val. Serviços
Acerto
Portes
Outros Serviços
Custos Adicionais
Dif. Cálculo
Ignora
Esta classificação permite assegurar o tratamento adequado das diferentes linhas identificadas no documento.
Etapa 6: Validar e gravar documento
Concluído o processo de identificação da entidade e de mapeamento dos artigos, é apresentado automaticamente o editor correspondente ao tipo de documento selecionado.
O editor é preenchido com a informação recolhida e validada durante as etapas anteriores, incluindo os dados gerais do documento e, quando disponível, o detalhe das respetivas linhas.
Nesta fase, o painel de visualização do documento do Cegid Docs permanece aberto, permitindo consultar o documento original em simultâneo com a informação apresentada no editor.
Deverá efetuar a conferência dos dados, realizar eventuais ajustes e proceder à gravação do documento.
A funcionalidades de identificação da entidade e de linhas de documentos também estão disponíveis através do processo de associação de documentos disponível no menu Cegid Docs dos editores de documentos.