¿Cómo configurar la sincronización de información entre el ERP y PFR?

Debido al fuerte enlace entre el Fiscal Reporting y el ERP, es necesario actualizar la información entre sistemas para garantizar una información actualizada y correcta. En este sentido, está disponible un conjunto de opciones que permite configurar las importaciones y la sincronización automática de datos.

Importar empresas y usuarios

La opción para importar empresas y usuarios permite que se muestren en PFR los nuevos datos creados en el ERP.

Para importar usuarios y/o empresas deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | Empresas o a Administrador | Usuarios;
2. En el área Empresas o Usuarios, hacer clic en Importar;
3. Comprobar que surge una ventana para Importación de entidades. Esta ventana es igual tanto para la opción de importación seleccionada en el área Usuarios o Empresas. Por ello, una sola operación permite importar diversos datos nuevos;
4. Comprobar que el conector indicado es el correcto. El conector garantiza la comunicación con el ERP, por lo que se debe asegurar que el conector indicado es el que corresponde al ERP del que se desean importar los nuevos datos;
5. Indicar los usuarios y/o empresas a importar;
6. En el caso de los usuarios, está disponible en el campo inferior izquierdo una opción que permite que, además de los usuarios se importen también los permisos asociados en el ERP (por ejemplo, las empresas a las que éstos tienen acceso);
7. Por fin, hacer clic en Importar.

Después de la importación, deberá volver a acceder a Administrador | Empresas (o Modelos/Usuarios/Permisos de Usuario), y comprobar que las configuraciones definidas en el ERP se han replicado correctamente en el PFR, por ejemplo, al nivel de los modelos asociados a las empresas, definiciones de las empresas y usuarios.

Los campos en naranja son obligatorios. Sin embargo, cuando las empresas y los usuarios se importan del ERP podrán existir situaciones en las que estos campos en naranja no están introducidos porque algunos de los datos no son obligatorios en el ERP.

En el caso de que ya se hayan importado las empresas/usuarios no puede realizarse una nueva importación. Los mismo sucede en los casos en los que ya existen usuarios/empresas con la misma denominación en PFR.

Usar definición de los conectores

La opción Conectores tiene sobre todo una vertiente más informativa, una vez que los conectores son configurados en la operación de importación. Así, esta opción permite analizar las características de cada conector existente en el producto.

Para usar esta opción, deben seguirse los siguientes pasos:

1. En el área de Administração, acceder a la opción de menú Administrador;
2. Seleccionar la opción Definiciones de Conectores;
3. Comprobar que la pestaña correspondiente surge en el área de trabajo;
4. Introducir los siguientes campos: - Nombre: identificar el conector mostrada a los usuarios del tipo Administrador, por ejemplo, en la operación de importación de empresas y usuarios debe indicarse el conector que se debe usar. El Asistente de Importación Inicial irá usar el nombre de la instancia configurado en las definiciones del conector; - Nombre de la Entidad (entityname): entidad asociada al conector; - Nombre del Archivo (assemblyfilename): Nombre del archivo DLL del conector; - Assembly Namespace: Namespace del assembly del conector; - Assembly Class name: Classname del assembly del conector; - Orden (order): Orden en que se presenta el conector en la lista de conectores dentro del PFR; - Activo (active) - Activa o desactiva el conector;
5. A continuación, hay que definir los siguientes parámetros: - Instancia ("instance"): Para los casos en los que existe más de una instancia en la máquina. De esta forma, cuando se usa un conector del ERP debe garantizarse que éste se encuentra instalado localmente. El valor por defecto es Default; - Tipo Plataforma ("Platform Type"): Línea del conector (por ejemplo, en el ERP equivale a Professional o Executive); - Autenticación del Usuario ("User Login"): nombre de usuario del ERP con el que se accede a PFR; - Contraseña del Usuario ("User Password"): contraseña de un usuario del ERP con la que se accede a PFR;
6. Hacer clic en Probar Conector para garantizar que todas las configuraciones se han garantizado y que el conector funciona correctamente en el enlace al ERP;
7. Por fin, hacer clic en Guardar.

Los conectores seleccionados están disponibles para usar en la Plataforma. Posteriormente, se presenta un mensaje que pregunta si las empresas asociadas a los conectores seleccionados deben importarse a la Plataforma.

Todos los campos son obligatorios, excepto los campos del nombre de usuario si no existen usuarios definidos en el ERP.

Configurar sincronización entre ERP y el PFR

Puede definirse qué información del ERP se desea sincronizar de forma automática con Fiscal Reporting siempre que un usuario accede a la aplicación.

Para realizar la configuración automática deben realizarse los siguientes pasos:

1. En el área de Administración, acceder al área de menú Opciones;
2. Seleccionar la opción Configuración de la Plataforma;
3. Comprobar que la pestaña correspondiente surge en el área de trabajo;
4. Seleccionar la opción Actualizar categorías al iniciar la aplicación. Cuando está seleccionada, permite que el sistema valide la existencia de actualizaciones en el ERP asociado a los conectores activos y realice la sincronización de la siguiente información según las opciones seleccionadas: - Categorías a actualizar: indicar las categorías del área de administración que se deben sincronizar automáticamente en la periodicidad definida; - Periodicidad: o momento en el que se deben realizar las actualizaciones a las categorías y conectores marcados;
5. Hacer clic en Guardar.

• Empresas: Al seleccionar esta opción se crean todas las empresas que no existen en el PFR, pero que están asociadas al ERP (para los conectores activos);
• Usuarios: Al seleccionar esta opción se crean todos los usuarios que no existan en PFR, pero que están asociados al ERP (para los conectores activos);
• Permisos de Usuario: Al seleccionar esta opción, los usuarios Administradores o Super Administradores mantienen los permisos para todas las empresas existentes en Fiscal Reporting. Para los demás usuarios, los permisos se actualizan según las configuraciones existentes en el ERP para los conectores seleccionados;
• Escenarios: Si esta opción está activa, los escenarios estándar de esta declaración se actualizan según el año al nivel de la estructura, modificando las fórmulas, conservando los valores y los parámetros en todas las empresas en las que no estén bloqueados. Los estados Procesado y Validado de los escenarios actualizados se inicializan; - Los escenarios creados por el usuario se actualizan según el año al nivel de estructura (sin incluir fórmulas, valores ni parámetros) en todas las empresas en las que no estén bloqueados. Los estados Procesado y Validado de los escenarios actualizados se inicializan, pero los escenarios bloqueados no se actualizan. - Los escenarios a actualizar, según el año, obedecen a los siguientes criterios: 1) Si el modelo es anual, se actualizan los escenarios cuyo año sea superior o igual al año menos 1 del escenario actualizado; 2) Si el modelo no es anual, se actualizan los escenarios cuyo año sea superior o igual al año del escenario actualizado;
• Modelos: Si esta opción está activa, las empresas que no tengan asociadas las declaraciones existentes en Fiscal Reporting se asociarán a éstas según los criterios obtenidos del ERP para los conectores activos. Por ejemplo, en el caso del Modelo 22 (del mercado portugués y periodicidad anual), éste se asociará a las empresas que tengan el módulo de Contabilidad y el Modelo 22 seleccionado como Declaración de Rendimientos en el Administrador del ERP, en Contabilidad | Parámetros de la Empresa | Generales.

Por defecto, la opción Actualizar categorías al iniciar la aplicación no se encuentra seleccionada. La periodicidad definida por defecto es Siempre que un usuario accede a la aplicación.